Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn Giá trị gia tăng năm 2016

Hóa đơn là chứng từ phát sinh hàng ngày và không thể thiếu trong bất kỳ một giao dịch hàng hóa, dịch vụ nào giữa các doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lập hóa đơn sao cho hợp pháp không phải kế toán nào cũng làm được do họ chưa tiếp nhận kịp thời các thay đổi của sắc lệnh thuế.

Đội ngũ giảng viên của lớp học kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh gửi các bạn hướng dẫn của các Kế toán trưởng về cách viết hóa đơn giá trị gia tăng khi bán hàng hóa, dịch vụ năm 2016 theo Thông tư mới nhất của Bộ Tài chính.

Đầu tiên, các bạn phải ghi nhớ 05 nguyên tắc khi lập hóa đơn GTGT theo thông tư 39/2014/TT-BTC.

I. 05 Nguyên tắc khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (Theo điểm 1 điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC).

05 Nguyên tắc khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (Theo điểm 1 điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC), cụ thể như sau:

1. Nếu doanh nghiệp đăng ký nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, thì khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn GTGT. Khi lập hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn.

Còn nếu doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT, phương pháp khoán khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hoá đơn bán hàng.

2. Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá.

3. Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì gạch chéo bằng bút mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.

4. Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Trong đó liên 1 dùng cho người bán, liên 2 dùng cho người mua. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

5. Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp bán hàng hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm cùng sử dụng hình thức hoá đơn đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức kinh doanh phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng hoá đơn cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng hoá đơn theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số hoá đơn được phân chia.

Trường hợp tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở được ủy nhiệm đồng thời cùng sử dụng một loại hoá đơn tự in, hoá đơn điện tử có cùng ký hiệu theo phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một máy chủ thì tổ chức kinh doanh phải có quyết định phương án cụ thể về việc truy xuất ngẫu nhiên của các cơ sở bán hàng và đơn vị được ủy nhiệm. Thứ tự lập hoá đơn được tính từ số nhỏ đến số lớn cho hoá đơn truy xuất toàn hệ thống của tổ chức kinh doanh.

II. Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn giá trị gia tăng

1. Chỉ tiêu ngày tháng năm của Hóa đơn GTGT:

Các bạn ghi nhớ nguyên tắc để viết chỉ tiêu này theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 như sau:

• Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ví dụ: Ngày 23/3/2016, doanh nghiệp ký hợp đồng bán hàng cho khách hàng và khách hàng đã chấp nhận thanh toán. Như vậy ngày 23 tháng 3 năm 2016 là thông tin được ghi vào chỉ tiêu ngày tháng năm của hóa đơn GTGT.

• Đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp DN cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

Ví dụ: Doanh nghiệp cung cấp vận chuyển hàng cho khách hàng ngày 24/3/2016, đến ngày 25/3/2016 hàng về đến nơi và khách hàng trả tiền, vậy ngày 25/3/2016 là thông tin ghi trên chỉ tiêu ngày tháng năm của hóa đơn GTGT.

• Đối với xây dựng, lắp đặt: là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Ví dụ: Ngày 30/3/2016, doanh nghiệp hoàn thành công trình xây dựng A cho khách hàng, 2 bên tiến hành ghi nhận nghiệm thu, bàn giao công trình. Lúc này, doanh nghiệp chọn ngày 30/3/2016 là ngày ghi trên hóa đơn GTGT.

>> Xem thêm: Sử dụng hoá đơn bất hợp pháp - Sai phạm và cách xử lý

2. Chỉ tiêu thông tin người bán hàng trên hóa đơn GTGT:

Các thông tin trong chỉ tiêu này bao gồm: Tên đơn vị bán hàng, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, số tài khoản ngân hàng.

Có 2 trường hợp:

• Trường hợp 1: Doanh nghiệp đặt in hóa đơn hoặc sử dụng hóa đơn điện tử.

​

Thông tin về người bán lúc này đã được in sẵn trên hóa đơn. Do vậy, người lập hóa đơn GTGT không phải viết thông tin vào chỉ tiêu này.

• Trường hợp 2: Doanh nghiệp mua hóa đơn của Cơ quan Thuế

Khi đó, người lập hóa đơn phải điền đầy đủ, chính xác các thông tin trên của doanh nghiệp vào hóa đơn GTGT.

3. Chỉ tiêu thông tin người mua hàng trên hóa đơn GTGT

Bao gồm các thông tin sau:

• Họ tên người mua hàng: Là người trực tiếp đến mua và giao dịch trực tiếp với công ty bán. Các bạn ghi đầy đủ họ tên của người mua hàng. Trong trường hợp người mua hàng không lấy hóa đơn thì các bạn ghi nội dung này là "người mua không cung cấp thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế" hoặc "người mua không lấy hóa đơn"

• Tên Đơn vị: Là tên công ty của bên mua (Theo đúng trên giấy phép DKKD)

• Địa chỉ: Là địa chỉ công ty mua hàng (Theo đúng trên giấy phép DKKD)

Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: "Phường" thành "P"; "Quận" thành "Q", "Thành phố" thành "TP", "Việt Nam" thành "VN" hoặc "Cổ phần" là "CP", "Trách nhiệm Hữu hạn" thành "TNHH", "khu công nghiệp" thành "KCN", "sản xuất" thành "SX", "Chi nhánh" thành "CN"… nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp thì vẫn được xem là hợp pháp, được sử dụng để kê khai, khấu trừ thuế.

• Mã số thuế: Là MST đã được cấp theo giấy chứng nhận ĐKKD, đăng ký thuế của công ty mua hàng.

• Hình thức thanh toán:

  • Nếu thanh toán bằng tiền mặt: TM

  • Nếu thanh toán bằng chuyển khoản: CK

  • Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán: Ghi TM/CK

  • Nếu Hóa đơn có giá trị trên 20.000.000 vnđ bắt buộc phải chuyển khoản thì mới được khấu trừ thuế GTGT và tính vào chi phí hợp lý của DN.

• Số tài khoản: Số tài khoản ngân hàng của Công ty mua (là tài khoản ngân hàng đã được đăng ký với cơ quan thuế)

• 

4. Bảng kê chi tiết hàng hóa bán ra trên hóa đơn GTGT:

• Cột "Số thứ tự": Ghi lần lượt số thứ tự các loại hàng hóa mà người mua hàng đến mua. Ví dụ: Người mua ghi 03 mặt hàng thì sẽ được viết theo số thứ tự từ 1 đến 3.

• Cột "Tên hàng hóa, dịch vụ": Ghi chi tiết, cụ thể tên hàng hóa mà mình bán ra (tên, mã, kí hiệu của hàng hóa)

VD: máy Điều hòa LG JC12E, máy ĐH LG JC18D,

- Nếu có quy định mã hàng hoá, dịch vụ để quản lý thì phải ghi cả mã hàng hoá và tên hàng hoá.

- Các loại hàng hoá cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hoá đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hoá mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: Khi viết hóa đơn GTGT bán xe máy hoặc xe ô tô, ngoài việc ghi rõ tên xe, người lập hóa đơn GTGT phải ghi rõ số khung, số máy của xe máy, xe ô tô đó. Thông tin này là bắt buộc vì nó dùng để đăng ký xe với cơ quan công an. học kế toán thực tế ở đâu

• Các trường hợp là hoá đơn điều chỉnh: Thì phải ghi rõ điều chỉnh sai sót, tăng, giảm của hoá đơn số bao nhiêu, ký hiệu, ngày tháng năm.

• Đơn vị tính: Ghi rõ đơn vị tính của hàng hóa mà mình bán ra (Cái, chiếc,m,bô,kg…)

• Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa bán ra. 

• Đơn giá: Ghi rõ đơn giá của 1 đơn vị hàng hóa (giá chưa VAT)

• Thành tiền: Là số tiền mà người mua phải trả bằng đơn giá nhân với số lương của loại hàng hóa đó (= cột số 4 x cột số 5)

5. Cách gạch chéo phần còn trống:

• Sau khi viết xong nội dung trong hóa đơn thì gạch chéo phần còn trống (nếu có). Có 2 tình huống:

Tình huống 1: Hóa đơn viết tay

Với tình huống này, có 04 cách gạch chéo như sau:

Cách gạch chéo từ trái qua phải:

Cách gạch chéo từ phải qua trái:

Cách gạch ngang từ tiêu thức “ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ” tiếp nối gạch chéo các tiêu thức “ đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

Cách gạch ngang từ tiêu thức “ số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ” đến tiêu thức “ thành tiền ” tiếp nối gạch thẳng xuống đến dòng cuối của tiêu thức:

Tình huống 2: Hóa đơn được đánh máy thì KHÔNG phải gạch chéo phần còn trống

6. Phần Tổng cộng:

• Cộng tiền hàng: Đây là thông tin của tổng số tiền ở cột thành tiền. Do vậy, các bạn cộng tổng số tiền ở cột này rồi viết vào đây.

• Thuế suất thuế GTGT: Ghi mức thuế suất của hàng hóa dịch vụ (hiện tại có 3 mức là: 0%, 5%, 10%,).

• Nếu là hàng hoá, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT, được miễn thuế GTGT thì chỉ ghi dòng giá bán là giá thanh toán, dòng thuế suất thuế GTGT không ghi và gạch bỏ.

• Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng cộng của dòng “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.

• Số tiền viết bằng chữ: Viết chính xác số tiền bằng chữ ở dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”

Chú ý: Không được làm tròn số tiền lẻ trên hóa đơn GTGT. 

VD: 105.456.890 không được làm tròn thành 105.457.000

• Đồng tiền ghi trên hoá đơn là đồng Việt Nam.

• Trường hợp thu ngoại tệ, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.

Ví dụ: 10.000 USD - Viết bằng chữ: Mười nghìn đô la Mỹ. Đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam tại thời điểm lập hoá đơn.

• Trường hợp ngoại tệ thu về là loại không có tỷ giá với đồng Việt Nam thì ghi tỷ giá chéo với một loại ngoại tệ được Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tỷ giá.

7. Ký Tên:

• Người mua hàng: Đây là chữ ký của nhân viên mua hàng. 

Đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên. Nhưng người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.

• Người bán hàng: Đây là chữ ký của người bán hàng.

• Thủ trưởng đơn vị: Thủ trưởng đơn vị là Giám đốc, yêu cầu: Ký sống, đóng dấu, ghi dõ họ tên

Chú ý: Nếu giám đốc đi vắng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào góc trên bên trái của 3 liên.

Nếu chẳng may có viết sai hóa đơn GTGT mời các bạn xem thêm: Cách xử lý khi viết sai hóa đơn giá trị gia tăng

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến các khóa học đang được đào tạo tại Lê Ánh bao gồm: Khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, vui lòng liên hệ theo số hotline: 0904.84.88.55 hoặc truy cập địa chỉ web: ketoanleanh.edu.vn.