Công Việc Của Kế Toán Trong Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

Công việc của kế toán trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của các hoạt động tài chính liên quan đến giao dịch quốc tế. Từ hạch toán ngoại tệ, xử lý thuế nhập khẩu – xuất khẩu, đến kiểm soát chứng từ như hóa đơn thương mại, tờ khai hải quan, kế toán xuất nhập khẩu cần nắm vững cả kiến thức kế toán lẫn nghiệp vụ logistics.

Vậy công việc cụ thể của vị trí này gồm những gì? Cần chuẩn bị kỹ năng và kiến thức nào để làm tốt vai trò kế toán trong môi trường thương mại quốc tế ngày càng phức tạp? Cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu chi tiết ở bài viết dưới đây.

I. Kế Toán Xuất Nhập Khẩu Là Gì?

Kế toán xuất nhập khẩu là người đảm nhận việc ghi nhận, hạch toán và kiểm soát các giao dịch tài chính liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa với thị trường quốc tế. Công việc này không chỉ gói gọn trong việc nhập liệu sổ sách, mà còn bao gồm xử lý các khoản thu – chi bằng ngoại tệ, theo dõi công nợ quốc tế, và quản lý các loại thuế – phí liên quan đến xuất nhập khẩu như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng hàng nhập khẩu, thuế xuất khẩu…

Sự khác biệt với kế toán nội địa

Vai trò kết nối giữa kế toán – logistics – mua hàng

Kế toán xuất nhập khẩu không làm việc độc lập, mà giữ vai trò kết nối quan trọng trong chuỗi vận hành doanh nghiệp thương mại quốc tế:

Phối hợp với bộ phận mua hàng để theo dõi tiến độ thanh toán đơn hàng, tạm ứng, và chứng từ thanh toán quốc tế.
Làm việc chặt chẽ với bộ phận logistics để đối chiếu vận đơn, tờ khai, kiểm soát chi phí vận chuyển, lưu kho, phí thông quan.
Kết nối với bộ phận tài chính – ngân hàng để xử lý chuyển tiền quốc tế, mở L/C, thanh toán T/T và theo dõi tỷ giá hối đoái.

II. Mô Tả Công Việc Của Kế Toán Trong Doanh Nghiệp Xuất Nhập Khẩu

1. Hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu

Kế toán nhập khẩu cần ghi nhận đầy đủ các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua hàng từ nước ngoài bao gồm:

• Giá trị hàng hóa nhập khẩu theo điều kiện Incoterms (thường là CIF hoặc FOB).

• Thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu căn cứ trên tờ khai hải quan.

• Chi phí liên quan đến thông quan: phí kiểm dịch, phí giám định, lệ phí hải quan…

Các bút toán thường như sau:

Nợ hàng tồn kho/Có phải trả người bán
Nợ chi phí/Có phải trả dịch vụ
Nợ thuế GTGT được khấu trừ/Có phải nộp NSNN

Mục tiêu là đảm bảo phản ánh đúng giá vốn hàng nhập khẩu và tuân thủ chính sách thuế.

2. Hạch toán nghiệp vụ xuất khẩu

- Ghi nhận doanh thu xuất khẩu bằng ngoại tệ theo tỷ giá ghi sổ kế toán hoặc tỷ giá thực tế.

- Xác định giá vốn hàng bán tương ứng với lô hàng xuất.

- Hạch toán hoàn thuế GTGT nếu doanh nghiệp có hàng xuất khẩu đủ điều kiện được hoàn thuế theo quy định.

Kế toán cần theo dõi chi tiết từng lô hàng, tờ khai hải quan, và hồ sơ hoàn thuế để đảm bảo đúng quy định và tránh bị truy thu.

3. Ghi nhận chi phí logistics và dịch vụ xuất nhập khẩu

Một phần lớn chi phí trong doanh nghiệp XNK phát sinh từ vận chuyển và dịch vụ:

• Cước tàu, phí THC, phí vệ sinh container…

• Chi phí lưu kho, lưu bãi, phí lưu container 

• Chi phí làm thủ tục hải quan, thuê đại lý khai báo

Các khoản này có thể được phân bổ vào giá vốn hàng hóa, hoặc ghi nhận vào chi phí bán hàng/tài chính tùy trường hợp.

Kế toán cần thu thập đủ chứng từ (hóa đơn, hợp đồng, bảng kê) để đảm bảo tính hợp lý – hợp lệ – hợp pháp.

4. Theo dõi công nợ quốc tế và thanh toán quốc tế (L/C, T/T)

- Theo dõi công nợ phải trả cho nhà cung cấp nước ngoài, cập nhật chênh lệch tỷ giá khi thanh toán.

- Kiểm tra tạm ứng và đối chiếu thanh toán theo từng hợp đồng.

- Thực hiện hạch toán các hình thức thanh toán quốc tế như:

• L/C (Letter of Credit): ghi nhận ký quỹ, thanh toán theo bộ chứng từ.

• T/T (Telegraphic Transfer): chuyển khoản quốc tế và xử lý phí ngân hàng, tỷ giá.

Việc theo dõi công nợ và dòng tiền quốc tế đòi hỏi kế toán phải hiểu rõ quy trình giao dịch quốc tế và kiểm soát chặt chẽ chứng từ gốc.

III. Những Kỹ Năng Và Kiến Thức Cần Có Của Kế Toán Xuất Nhập Khẩu

1. Am hiểu quy định về thuế, hải quan và kế toán

Kế toán xuất nhập khẩu không chỉ cần hiểu chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc 133/2016/TT-BTC), mà còn phải nắm rõ:

• Luật Hải quan, Nghị định 08/2015/NĐ-CP (và sửa đổi)

• Thông tư thuế XNK: Thông tư 38/2015/TT-BTC, 39/2018/TT-BTC, 128/2020/TT-BTC…

• Quy định hoàn thuế GTGT cho hàng xuất khẩu, chính sách miễn – giảm – hoàn thuế nhập khẩu.

Việc cập nhật văn bản pháp luật giúp kế toán tránh sai sót trong kê khai và xử lý đúng các tình huống thực tế.

2. Biết cách xử lý hóa đơn nước ngoài, tỷ giá và chuyển đổi ngoại tệ

- Hiểu rõ cách xử lý hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) thay cho hóa đơn tài chính.

- Ghi nhận chi phí và doanh thu bằng ngoại tệ, quy đổi theo tỷ giá hạch toán hoặc tỷ giá thực tế tùy từng nghiệp vụ.

- Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái, đặc biệt khi mua hàng trả chậm hoặc nhận thanh toán kéo dài.

Nếu không hiểu kỹ nguyên tắc ghi nhận tỷ giá, rất dễ sai sót về lợi nhuận kế toán hoặc vi phạm quy định thuế.

3. Sử dụng phần mềm kế toán và phần mềm khai báo hải quan

- Phần mềm kế toán: MISA, Fast, Bravo… để hạch toán nghiệp vụ ngoại thương.

- Phần mềm khai báo hải quan: ECUS5-VNACCS, khai báo trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

- Kê khai thuế điện tử: sử dụng phần mềm HTKK, eTax để nộp tờ khai thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế TNDN, quyết toán hoàn thuế GTGT xuất khẩu.

4. Phân biệt và kiểm soát chứng từ xuất nhập khẩu

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất là nắm rõ và đối chiếu chính xác bộ chứng từ ngoại thương, bao gồm:

• Invoice (Hóa đơn thương mại)

• Packing List (Phiếu đóng gói)

• Bill of Lading (Vận đơn đường biển/airway bill)

• Certificate of Origin (C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ)

• Tờ khai hải quan xuất – nhập khẩu

• Giấy phép, kiểm dịch, chứng nhận chuyên ngành (nếu có)

Thiếu sót hoặc sai lệch chứng từ có thể dẫn đến bị truy thu thuế, chậm thông quan, hoặc từ chối hoàn thuế – đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp xin hoàn thuế GTGT.

IV. Học Kế Toán Xuất Nhập Khẩu Ở Đâu? Lộ Trình Dành Cho Người Mới Bắt Đầu

1. Vì sao nên học kế toán xuất nhập khẩu bài bản từ đầu?

Kế toán trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu là vị trí có tính đặc thù cao, dễ mắc sai sót nếu không hiểu rõ:

• Thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập, điều kiện miễn – giảm – hoàn thuế.

• Tỷ giá ghi sổ, chênh lệch tỷ giá, nguyên tắc chuyển đổi ngoại tệ.

• Cách hạch toán chi phí vận chuyển, thông quan, bảo hiểm theo Incoterms.

• Phân tích và đối chiếu chứng từ quốc tế như Invoice, C/O, B/L, tờ khai hải quan.

2. Nên học kế toán xuất nhập khẩu ở đâu? Khóa học hiệu quả cần những gì?

Một khóa học thực hành kế toán xuất nhập khẩu chất lượng nên đáp ứng đủ 4 yếu tố:

- Giảng viên là kế toán trưởng hoặc chuyên gia thực chiến: Học từ người đã từng xử lý hàng trăm hồ sơ XNK tại doanh nghiệp thực tế giúp bạn hiểu được cách làm chứ không chỉ lý thuyết.

- Thực hành với chứng từ thật: Học viên nên được thực hành trên invoice, B/L, C/O, tờ khai hải quan, hợp đồng quốc tế, bảng kê thuế GTGT hàng NK… để hiểu rõ cách đọc – phân tích – ghi sổ.

- Hướng dẫn hạch toán đúng theo thông tư 200/133: Khóa học nên bao gồm hướng dẫn hạch toán doanh thu ngoại tệ, chi phí logistics, thuế NK, hoàn thuế GTGT, và kết hợp sử dụng phần mềm kế toán thông dụng như MISA, Fast, cũng như phần mềm khai báo hải quan điện tử.

Lộ trình bài bản từ cơ bản đến nâng cao

Bước 1: Làm quen với Nguyên lý kế toán

Đầu tiên, bạn cần xây dựng một nền tảng vững chắc với các nguyên lý kế toán cơ bản. Trong giai đoạn này, người học sẽ tìm hiểu về các khái niệm cốt lõi như tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và lợi nhuận. Những kiến thức này sẽ là cơ sở giúp hiểu rõ cách thức các nghiệp vụ kế toán được ghi nhận và xử lý.

Bạn sẽ nắm bắt được:

Cách định khoản các nghiệp vụ kế toán cơ bản và lập báo cáo tài chính đơn giản.
Các nguyên lý kế toán cơ bản giúp bạn hiểu được cách thức vận hành của hệ thống kế toán trong doanh nghiệp.

Bước 2: Thực hành Kế toán tổng hợp

Khi đã vững vàng với lý thuyết, bước tiếp theo là thực hành kế toán tổng hợp. Đây là bước quan trọng giúp tiếp cận và làm quen với công việc kế toán trong doanh nghiệp, từ việc ghi nhận các giao dịch như mua bán hàng hóa, đến việc lập báo cáo tài chính.

Nội dung chính:

Xử lý các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp và lập báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
Sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện các công việc kế toán hàng ngày.

Bước 3: Kế toán Xuất nhập khẩu chuyên sâu

Sau khi đã hoàn thiện kỹ năng kế toán tổng hợp, bước tiếp theo là học kế toán xuất nhập khẩu chuyên sâu. Các nội dung trong bước này bao gồm việc xử lý chứng từ xuất nhập khẩu như hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn và các giấy tờ liên quan, cùng với việc tìm hiểu các quy định về thuế xuất nhập khẩu.

Bạn sẽ có khả năng:

Xử lý và lập báo cáo tài chính liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu.
Hiểu và áp dụng các quy định về thuế và hải quan trong lĩnh vực xuất nhập khẩu.

Khi tìm kiếm một trung tâm đào tạo kế toán xuất nhập khẩu uy tín, Kế toán Lê Ánh chính là sự lựa chọn lý tưởng cho bạn. Vậy tại sao Kế toán Lê Ánh lại thu hút được nhiều học viên?

- Trung tâm uy tín và được cấp phép đào tạo: Kế toán Lê Ánh là một trong rất ít trung tâm được cấp phép đào tạo, cam kết cung cấp chương trình học chất lượng cao, tuân thủ các quy định pháp lý trong đào tạo. Học viên sẽ nhận được chứng chỉ hợp pháp sau khi hoàn thành khóa học, đảm bảo giá trị khi ứng tuyển vào các vị trí công việc.

- Đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm thực tế: Kế toán Lê Ánh tự hào có đội ngũ giảng viên có nhiều năm làm việc trong ngành xuất nhập khẩu. Họ sẽ giúp bạn nắm bắt các quy trình kế toán và xử lý tình huống công việc một cách hiệu quả, giúp bạn tự tin áp dụng kiến thức vào công việc sau khóa học.

- Chương trình học ứng dụng cao: Khóa học tại Lê Ánh chú trọng vào việc giúp học viên áp dụng ngay các kiến thức vào công việc. Bạn sẽ được làm quen với phần mềm kế toán, học cách xử lý các báo cáo tài chính và quản lý các giao dịch xuất nhập khẩu trong môi trường quốc tế.

- Hỗ trợ kết nối việc làm: Lê Ánh không chỉ đào tạo kiến thức mà còn hỗ trợ học viên tìm kiếm cơ hội việc làm sau khóa học. Trung tâm có liên kết với nhiều doanh nghiệp trong ngành xuất nhập khẩu và sẽ giúp học viên kết nối với các cơ hội nghề nghiệp phù hợp.

Thông tin liên hệ Trung tâm Kế toán Lê Ánh:

• Hotline: 0904.84.8855 - 0904.87.8855

• Website: 

• Fanpage: https://www.facebook.com/diachihocketoantonghoptotnhat    

• Email: Info@ketoanleanh.edu.vn

Công việc của kế toán trong doanh nghiệp xuất nhập khẩu đòi hỏi sự kết hợp giữa nghiệp vụ kế toán vững chắc và hiểu biết thực tế về quy trình ngoại thương. Từ hạch toán đến kiểm soát chứng từ và xử lý thuế – tỷ giá, đây là vị trí then chốt đảm bảo dòng tiền, chi phí và báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng kinh doanh quốc tế. Nếu bạn muốn theo đuổi nghề kế toán XNK, hãy bắt đầu từ việc học bài bản và thực hành với chứng từ thực tế để có thể làm được việc ngay.