Phương Pháp Khấu Trừ Thuế GTGT 2025 Điều Kiện và Công Thức Tính

Phương pháp khấu trừ thuế GTGT là phương pháp kế toán được áp dụng phổ biến tại hầu hết các doanh nghiệp, giữ vai trò quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế và tối ưu hóa chi phí. Kể từ ngày 01/07/2025, Luật Thuế GTGT số 48/2024/QH15 chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều thay đổi đáng chú ý về điều kiện, công thức tính cũng như cách áp dụng trong thực tế. Bài viết dưới đây do Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm rõ những điểm mới nhất về phương pháp khấu trừ, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết để kế toán viên và doanh nghiệp dễ dàng áp dụng đúng quy định.

1. Khấu Trừ Thuế GTGT Là Gì

Về bản chất, doanh nghiệp đóng vai trò là "người thu hộ" thuế cho nhà nước. Phương pháp này đảm bảo rằng chỉ có người tiêu dùng cuối cùng mới là người chịu thuế, tránh tình trạng "thuế chồng lên thuế" qua các khâu sản xuất và lưu thông.

Nguyên tắc khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Nguyên tắc trọng tâm và xuyên suốt của việc khấu trừ là: Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ chỉ được khấu trừ khi chúng được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT.

Ví dụ: Nếu công ty bạn mua xi măng (chịu thuế GTGT) để xây dựng văn phòng cho thuê (hoạt động chịu thuế GTGT), thì thuế GTGT đầu vào của xi măng sẽ được khấu trừ. Nhưng nếu bạn dùng xi măng đó để xây dựng một công trình phúc lợi không phục vụ kinh doanh, thì thuế đầu vào sẽ không được khấu trừ mà phải tính vào nguyên giá tài sản.

2. Điều Kiện Khấu Trừ Thuế GTGT Đầu Vào Theo Quy Định Mới

Luật 48/2024/QH15 đã siết chặt và làm rõ các điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Để một khoản thuế đầu vào được chấp nhận, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời cả 4 điều kiện sau:

⭕ Điều kiện 1: Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp

Đây là điều kiện tiên quyết. Hóa đơn phải là hóa đơn điện tử hợp lệ theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, có đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung, được lập đúng thời điểm và không có sai sót về thông tin. Mọi sai sót về tên công ty, mã số thuế, địa chỉ đều có thể dẫn đến việc hóa đơn bị loại khỏi danh sách khấu trừ.

⭕ Điều kiện 2: [ĐIỂM MỚI QUAN TRỌNG] Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt CHO MỌI GIAO DỊCH

Đây là thay đổi lớn nhất và có tác động mạnh mẽ nhất theo Luật 48/2024/QH15.

- Quy định cũ: Chỉ yêu cầu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các hóa đơn có tổng giá trị thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên.

- Quy định mới (hiệu lực từ 01/07/2025):

Bãi bỏ hoàn toàn ngưỡng 20 triệu đồng.

TẤT CẢ các hóa đơn đầu vào, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ (dù chỉ là vài trăm nghìn đồng), đều BẮT BUỘC phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ bao gồm:

• Ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản qua ngân hàng.

• Thanh toán qua ví điện tử đã đăng ký thông tin với cơ quan thuế.

• Thanh toán qua các cổng thanh toán, thẻ tín dụng, thẻ ghi nợ mang tên công ty.

• Các hình thức bù trừ công nợ, chuyển nhượng khoản phải thu theo quy định.

Khuyến nghị từ chuyên gia Kế toán Lê Ánh: Doanh nghiệp phải ngay lập tức rà soát và thay đổi toàn bộ quy trình thanh toán nội bộ. Cần loại bỏ hoàn toàn việc dùng tiền mặt hoặc tiền tạm ứng của cá nhân để thanh toán cho các giao dịch mua hàng, thay vào đó là sử dụng tài khoản ngân hàng của công ty cho mọi khoản chi.

⭕ Điều kiện 3: Hàng hóa, dịch vụ mua vào phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh chịu thuế GTGT

Như đã nêu ở phần nguyên tắc, đây là điều kiện về mục đích sử dụng. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra rất kỹ tính liên quan giữa chi phí đầu vào và hoạt động kinh doanh tạo ra doanh thu chịu thuế của doanh nghiệp.

⭕ Điều kiện 4: Tuân thủ đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ

Doanh nghiệp phải đăng ký áp dụng phương pháp khấu trừ thuế GTGT với cơ quan thuế, duy trì hệ thống sổ sách kế toán đầy đủ, minh bạch và lưu trữ hóa đơn, chứng từ theo đúng quy định của Luật Kế toán.

>>> Xem thêm: Khóa Học Kế Toán Thuế Cho Người Mới Bắt Đầu

3. Công Thức Tính và Hướng Dẫn Hạch Toán Khấu Trừ Thuế GTGT

Sau khi đã xác định được các khoản thuế GTGT được khấu trừ, kế toán sẽ tiến hành tính toán và hạch toán.

3.1. Công thức xác định số thuế GTGT phải nộp

Công thức tính theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT như sau:

Số thuế GTGT phải nộp = Số thuế GTGT đầu ra - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Trong đó:

• Số thuế GTGT đầu ra: Bằng tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên hóa đơn GTGT (Sử dụng tài khoản TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp).

• Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Bằng tổng số thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ mua vào đáp ứng đủ 4 điều kiện nêu trên (Sử dụng tài khoản TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ).

3.2. Hướng dẫn hạch toán và bút toán khấu trừ thuế GTGT chi tiết

Hạch toán khấu trừ thuế GTGT được thực hiện qua các bút toán sau:

1. Khi mua hàng hóa, dịch vụ (ghi nhận thuế đầu vào): Dựa trên hóa đơn GTGT mua vào, kế toán hạch toán:

Nợ TK 152, 153, 156, 211, 641, 642… (Giá trị hàng hóa, dịch vụ chưa có thuế)
Nợ TK 133 (Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
Có TK 111, 112, 331… (Tổng giá trị thanh toán)

2. Khi bán hàng hóa, dịch vụ (ghi nhận thuế đầu ra): Dựa trên hóa đơn GTGT bán ra, kế toán hạch toán:

Nợ TK 111, 112, 131… (Tổng giá trị thanh toán)
Có TK 511, 711… (Doanh thu chưa có thuế)
Có TK 3331 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp)

3. Cuối kỳ (hàng tháng hoặc quý), thực hiện bút toán khấu trừ thuế:

Kế toán so sánh tổng phát sinh bên Nợ của TK 133 và tổng phát sinh bên Có của TK 3331 để thực hiện bút toán kết chuyển:

Nợ TK 3331 (Số thuế GTGT đầu ra)
Có TK 133 (Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ)
(Lưu ý: Số tiền kết chuyển là số nhỏ hơn giữa tổng phát sinh Nợ TK 133 và tổng phát sinh Có TK 3331)

Sau bút toán khấu trừ, sẽ xảy ra 2 trường hợp:

Nếu TK 3331 có số dư bên Có: Doanh nghiệp phải nộp số tiền chênh lệch này vào ngân sách nhà nước.

Nếu TK 133 có số dư bên Nợ: Doanh nghiệp không phải nộp thuế trong kỳ đó và sẽ được chuyển số thuế chưa khấu trừ hết sang kỳ tiếp theo. Nếu số dư Nợ TK 133 tích lũy lớn và đủ điều kiện, doanh nghiệp có thể lập hồ sơ xin hoàn thuế.

4. Giải Đáp Các Trường Hợp Khấu Trừ Thuế GTGT Đặc Biệt

Thực tế luôn phát sinh những tình huống phức tạp. Dưới đây là hướng dẫn cho một số trường hợp phổ biến:

4.1. Khấu trừ thuế GTGT hàng nhập khẩu

Quy trình: Khi nhập khẩu, doanh nghiệp phải nộp thuế GTGT ở khâu hải quan. Số thuế này được coi là thuế đầu vào.

Điều kiện khấu trừ:

• Có tờ khai hải quan đã thông quan.

• Có Giấy nộp tiền thuế GTGT hàng nhập khẩu vào ngân sách nhà nước (bản gốc hoặc chứng từ điện tử).

• Hàng hóa nhập khẩu phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế GTGT.

Lưu ý: Thời điểm kê khai khấu trừ là thời điểm nộp thuế GTGT ở khâu nhập khẩu.

4.2. Quy định khấu trừ thuế GTGT mua xe ô tô

Đây là trường hợp có quy định riêng cần đặc biệt lưu ý.

- Đối với xe ô tô từ 9 chỗ ngồi trở xuống (không dùng cho kinh doanh vận tải, du lịch, khách sạn):

• Số thuế GTGT được khấu trừ ở đầu vào chỉ được tính trên phần giá trị tương đương 1.6 tỷ đồng.

• Phần thuế GTGT tương ứng với giá trị vượt trên 1.6 tỷ đồng sẽ không được khấu trừ và phải tính vào nguyên giá của tài sản cố định.

- Ví dụ: Công ty A mua một chiếc ô tô 7 chỗ dùng để đưa đón ban giám đốc, giá chưa thuế là 2 tỷ đồng, thuế GTGT 10% là 200 triệu đồng.

Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ = 1.600.000.000 x 10% = 160.000.000 đồng.

Số thuế GTGT không được khấu trừ = 200.000.000 - 160.000.000 = 40.000.000 đồng. Số tiền này sẽ được hạch toán tăng nguyên giá xe ô tô.

4.3. Các trường hợp không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

• Hóa đơn không hợp pháp, sai thông tin.

• Không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (áp dụng cho mọi hóa đơn từ 01/07/2025).

• Hàng hóa, dịch vụ mua vào không phục vụ hoạt động kinh doanh chịu thuế (ví dụ: mua quà biếu, phúc lợi...).

• Hàng hóa, dịch vụ mua vào của các tổ chức, cá nhân không kinh doanh.

• Phần thuế GTGT của chi phí vượt định mức tiêu hao, hao hụt cho phép.

Quy định khấu trừ thuế GTGT năm 2025 theo Luật 48/2024/QH15 đã đặt ra những yêu cầu chặt chẽ hơn, đặc biệt là quy định về thanh toán không dùng tiền mặt. Hiểu đúng, áp dụng đủ và hạch toán chính xác không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ mà còn là biện pháp tối ưu để bảo vệ quyền lợi và dòng tiền của chính doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp bạn cần rà soát lại toàn bộ quy trình, đào tạo đội ngũ hoặc tư vấn chuyên sâu về các tình huống phức tạp, đội ngũ chuyên gia của Kế toán Lê Ánh luôn sẵn sàng đồng hành.