Cách hợp thức hóa chi phí tiền lương và những khoản phải chi khác cho người lao động

Chi phí tiền lương, thưởng và phụ cấp, hỗ trợ đi lại cho nhân viên là khoản chi thường xuyên không thể thiếu của doanh nghiệp  nhưng không có hóa đơn. Để đảm bảo hợp lệ doanh nghiệp cần chuẩn bị những chứng từ gì. Trong bài viết này kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn biết cách hợp thức hóa chi phí tiền lương hợp lệ.

I. Chi phí tiền lương hợp lệ và các khoản chi phí thường gặp

Theo thông tư 96/TT-BTC bạn hành ngày 22/6/2015 gồm các khoản chi phí tiền lương doanh nghiệp phải trả cho người lao động gồm các khoản chi phí sau:

• Tiền lương ngày công cho người lao động

• Chi tiền thưởng và chi phí bảo hiểm cho người lao động

• Chi trả trang phục bằng hiện vật và tiền mặt

• Chi phụ cấp tàu xe chi trả nghỉ phép không đúng quy định của Bộ lao động

• Các khoản chi có tính chất phúc lợi: hiếu, hỉ, nghỉ mát, điều trị sức khỏe, học tập, chi hỗ trợ hoàn cảnh gia đình nhân viên…ngoài ra còn những khoản chi phát sinh thường gặp khác không có hóa đơn. học nghiệp vụ kế toán

Đặc điểm chung của tất cả những khoản chi phí này là không có hóa đơn nên để hợp thức hóa chi phí thì cần chuẩn bị những giấy tờ hợp lệ.

II. Chi phí tiền lương hợp lệ và những giấy tờ cần chuẩn bị là gì

1, Phần chi trả tiền lương và tiền công cho người lao động

Khi thực hiện nghiệp vụ này theo thông tư 96/TT-BTC ban hành ngày 22/06/2015 có ghi các trường hợp bị loại trừ tính vào chi phí tiền lương như sau: “a) Chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.” lớp học kế toán thuế

Những giấy tờ cần chuẩn bị xác nhận là người lao động đã được xác nhận làm việc và được chi trả chi phí tiền lương như sau:

-  Hợp đồng lao động giữa chủ doanh nghiệp và người làm thuê

-  Hồ sơ của người lao động

-  Bảng thanh toán tiền lương hang tháng

-  Phiếu chứng nhận thanh toán lương hoặc chứng từ ngân hàng ghi nhân nếu thực hiện thanh toán qua ngân hàng.

Hợp thức hóa chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp cho người lao động là khoản chi thường xuyên của doanh nghiệp

2. Các khoản chi tiền thưởng và chi mua bảo hiểm cho người lao động

Nguyên nhân bị loại trừ các khoản chi trả như sau: “Các khoản tiền lương, tiền thưởng, chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ sau: Hợp đồng lao động; Thoả ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.”

Giấy tờ cần chuẩn bị của doanh nghiệp gồm có :

- Hợp đồng lao động

- Quy chế lương và quy chế tài chính, quy chế thưởng của doanh nghiệp

- Bảng thanh toán tiền lương, tiền thưởng

3.  Quy định với phần chi trả trang phục băng hiện vật và tiền mặt

Khi thực hiện khoản chi này cần chú ý những khoản loại trừ sau: "Phần chi trang phục bằng hiện vật cho người lao động không có hóa đơn, chứng từ. Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm".

-  Bảng thanh toán trang phục áp dụng với giao dịch tiền mặt

-  Hóa đơn chứng từ đối với chi bằng hiện vật

4. Chi phụ cấp tàu xe nghỉ phép không đúng theo quy định của bộ luât Lao động

Khi thực hiện điều khoản này cần chú ý những khoản loại trừ sau: “ Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Trường hợp doanh nghiệp có khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện không đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp"

Để hợp thức hóa khoản chi này, kế toán cần phải bổ sung những chứng từ sau:

-  Hóa đơn chứng từ chuẩn do đơn vị cung cấp hàng, dịch vụ giao xuất

-  Quyết định phân công bằng văn bản cho người lao động đi công tác

-  Quy chế tìa chính hoặc nội bộ của daonh nghiệp có tiền đi lại, phụ cấp cho người lao động đi công tác và thức hiện đúng theo quy chế tài chính

-  Bảng thanh toán tiền công tác người lao động

5. Khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động

Khi thực hiện các khoản này cần loại trừ những nguyên nhân sau sẽ không được thực hiện cụ thể: Không có chứng từ hợp lệ, chi vượt quá số tiền cho phép chi cho người lao động, chi không đúng theo các khoản phúc lợi quy định.

Với kế toán viên khi thực hiện hạch toán các khoản chi này cần xem xét lại cụ thể như sau:

- Chi đúng các khoản phụ cấp: Trường hợp chi đám hiếu, hỷ của nhân viên công ty, chi phí nghỉ mát, điều trị thăm khám, hồ trợ chi phí học tập, hỗ trợ gia đình nhân viên bị ảnh hưởng bởi thiên tai,chi khen thưởng, chi phí đị lại ngày lễ, tết, chi bảo hiểm tai nạn và bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện  cho người lao động.

-  Điều kiện là khoản chi không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế

-  Có đủ giấy tờ chứng minh, khoản chi trả đó là đúng. Quyết định chi nghỉ mát cho nhân viên, chi khen thưởng, chi hỗ trợ …có kèm theo giấy tờ chứng minh xác thực.

Trên đây là 5 khoản chi không có hóa đơn có liên quan trực tiếp tới người lao động mà doanh nghiệp thường xuyên phải chi trả không có hóa đơn. Kế toán cần lưu ý thực hiện theo đúng nguyên tắc cân đối chi phí và điều kiện được hạch toán quy định tại TT 96/TT-BTC ngày 22/6/2015 mà kế toán cần hiểu và nẵm vững để biết  cách tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

>>>>Xem thêm: Cách hợp thức hóa chi phí tiền lương và những khoản chi khác cho người lao động

Trên đây là cách hợp thức hóa chi phí tiền lương và những khoản phải chi khác cho người lao động được biên soạn bới đội ngũ giảng viên Kế toán trưởng tại Kế toán Lê Ánh . Mong bài viết của Kế toán Lê Ánh giúp cho bạn đọc dễ dàng hơn trong công việc.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Hiện tại trung tâm Lê Ánh đang triển khai đào tạo các khóa học bao gồm: Khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu trong đó có các lớp dành cho người mới bắt đầu và các lớp chuyên sâu. Nếu bạn quan tâm, vui lòng truy cập website: ketoanleanh.edu.vn để nắm các thông tin chi tiết.