Tôi Muốn Chuyển Hộ Kinh Doanh Thành Công Ty – Làm Sao?

Tôi muốn chuyển hộ kinh doanh thành công ty – làm sao? Đây là câu hỏi mà rất nhiều chủ hộ kinh doanh đang quan tâm trong bối cảnh ngày càng chịu sự quản lý chặt chẽ hơn từ cơ quan thuế. Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh sang công ty không chỉ giúp mở rộng quy mô, xây dựng thương hiệu mà còn tạo điều kiện thuận lợi trong tiếp cận vốn, đối tác và phát triển dài hạn.

Trong bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước cần làm, những lưu ý quan trọng và chia sẻ kinh nghiệm thực tế để giúp bạn chuyển hộ kinh doanh thành công ty một cách hợp pháp, tiết kiệm và thuận lợi nhất.

I. Tại sao nên chuyển hộ kinh doanh thành công ty?

Trong giai đoạn đầu khởi sự kinh doanh, mô hình hộ kinh doanh thường là lựa chọn phổ biến bởi sự đơn giản về thủ tục thành lập, chi phí thấp và quản lý linh hoạt. Tuy nhiên, khi hoạt động mở rộng, doanh thu tăng, nhu cầu ký kết hợp đồng hoặc gọi vốn phát sinh, mô hình này bộc lộ nhiều điểm hạn chế. 

- Những hạn chế của hộ kinh doanh

Dưới góc độ pháp lý và quản trị, hộ kinh doanh tồn tại một số nhược điểm đáng lưu ý:

Không có tư cách pháp nhân: Hộ kinh doanh không được công nhận là một pháp nhân độc lập theo Luật Doanh nghiệp. Mọi nghĩa vụ tài chính, trách nhiệm pháp lý đều gắn trực tiếp với cá nhân chủ hộ. Điều này đồng nghĩa với việc tài sản cá nhân của chủ hộ có thể bị rủi ro nếu hộ kinh doanh xảy ra tranh chấp, nợ thuế hoặc kiện tụng.

Không được xuất hóa đơn VAT (GTGT) nếu không đăng ký kê khai thuế giá trị gia tăng. Điều này khiến hộ kinh doanh bị đối tác hạn chế hợp tác, nhất là các doanh nghiệp cần khấu trừ thuế đầu vào.

Không thể huy động vốn hoặc góp vốn mở rộng quy mô từ người khác như công ty cổ phần hoặc TNHH. Toàn bộ vốn hoạt động gắn với một cá nhân duy nhất, gây khó khăn trong việc mở rộng, mời gọi đối tác.

Không có nhiều ưu đãi hoặc tiếp cận các chính sách hỗ trợ doanh nghiệp từ Nhà nước (như ưu đãi thuế, tiếp cận gói tín dụng, hỗ trợ xuất khẩu...)

Không chuyên nghiệp trong mắt đối tác: Việc không có con dấu doanh nghiệp, không có mã số thuế doanh nghiệp, không có bộ máy quản lý rõ ràng khiến hộ kinh doanh khó tạo dựng niềm tin trong giao dịch, đặc biệt là với đối tác lớn hoặc đối tác nước ngoài.

- Lợi ích khi chuyển đổi thành công ty

Việc chuyển đổi lên mô hình doanh nghiệp (Công ty TNHH hoặc Công ty Cổ phần) sẽ giúp giải quyết hầu hết các vấn đề trên và mang lại nhiều lợi ích:

Có tư cách pháp nhân: Doanh nghiệp là một thực thể độc lập, chủ sở hữu được giới hạn trách nhiệm trong phạm vi góp vốn, không ảnh hưởng đến tài sản cá nhân.

Dễ dàng ký kết hợp đồng, mở rộng thị trường: Việc giao dịch với khách hàng, ký kết hợp đồng với tổ chức, doanh nghiệp, ngân hàng trở nên thuận tiện và minh bạch hơn.

Được xuất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT): Đây là yêu cầu bắt buộc với nhiều khách hàng và đối tác lớn. Việc chuyển thành công ty sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện nghĩa vụ thuế và nâng cao tính hợp pháp trong giao dịch.

Có thể huy động vốn, mở rộng quy mô: Với tư cách pháp nhân, công ty có thể gọi vốn từ các nhà đầu tư, cho phép góp vốn nhiều thành viên, linh hoạt hơn trong việc mở rộng ngành nghề kinh doanh.

Hưởng ưu đãi thuế cho doanh nghiệp mới thành lập: Nhà nước có chính sách miễn lệ phí môn bài, giảm thuế TNDN trong thời gian đầu hoạt động cho doanh nghiệp thành lập mới.

Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tăng uy tín thương hiệu: Việc hoạt động dưới danh nghĩa công ty sẽ giúp xây dựng thương hiệu bài bản, được đánh giá cao hơn trong mắt khách hàng, đối tác và cả người lao động.

Không ít thương hiệu lớn hiện nay khởi đầu từ mô hình hộ kinh doanh nhưng đã chuyển đổi thành công và phát triển mạnh mẽ sau khi lên doanh nghiệp. Ví dụ:

Công ty TNHH Bánh Mì Minh Nhật (thương hiệu Minh Bread): khởi đầu là một hộ kinh doanh nhỏ tại Hà Nội, sau đó chuyển thành công ty để mở rộng hệ thống cửa hàng, ký hợp đồng với các đối tác lớn và tham gia chuỗi cung ứng hiện đại.

Chuỗi trà chanh Bụi Phố: ban đầu chỉ là mô hình kinh doanh cá nhân, nhưng sau khi chuyển thành công ty TNHH đã dễ dàng nhượng quyền thương hiệu và mở rộng ra nhiều tỉnh thành.

Những mô hình này cho thấy việc chuyển đổi không chỉ là bước đi hợp pháp mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững và tiếp cận cơ hội lớn hơn trên thị trường.

>>> Xem thêm: Nghị quyết 68-NQ/TW: Thuế hộ kinh doanh sẽ thay đổi thế nào?

II. Điều kiện để chuyển hộ kinh doanh thành công ty

Để chuyển đổi hợp lệ, hộ kinh doanh cần đáp ứng một số điều kiện nhất định theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Quản lý thuế, và hướng dẫn từ cơ quan đăng ký kinh doanh.

Dưới đây là các điều kiện quan trọng hộ kinh doanh cần chuẩn bị:

1. Hộ kinh doanh đang hoạt động hợp pháp

Điều kiện tiên quyết để được chuyển đổi là hộ kinh doanh phải đang hoạt động hợp pháp, đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và còn hiệu lực tại thời điểm làm thủ tục chuyển đổi.

Hộ kinh doanh chưa đăng ký hoặc đang hoạt động tự phát, không có giấy phép sẽ không được chấp nhận chuyển lên doanh nghiệp.

Nếu giấy phép đã hết hạn, cần gia hạn lại hoặc xin cấp lại trước khi chuyển đổi.

Ngoài ra, hộ kinh doanh không đang trong quá trình bị xử phạt hành chính, bị đình chỉ hoạt động hoặc đang bị thanh tra, điều tra thì việc chuyển đổi mới có thể thực hiện thuận lợi.

2. Không nợ thuế, bảo hiểm (hoặc đã xử lý đúng quy trình)

Để được chấp thuận chuyển đổi, hộ kinh doanh cần hoàn tất các nghĩa vụ tài chính với Nhà nước:

• Không nợ thuế hoặc đã kê khai, nộp đầy đủ thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân, lệ phí môn bài…

• Trường hợp có phát sinh nợ thuế, cần xử lý dứt điểm hoặc có xác nhận của cơ quan thuế về tình trạng nợ đã được theo dõi, khoanh nợ đúng quy định.

• Không nợ bảo hiểm xã hội nếu có tham gia cho người lao động.

Việc xác nhận trạng thái nghĩa vụ thuế là một trong những bước bắt buộc trong hồ sơ chuyển đổi. Nếu chưa rõ tình trạng thuế, hộ nên liên hệ cơ quan thuế quản lý để kiểm tra thông tin trước khi làm thủ tục.

3. Đáp ứng quy định pháp luật theo Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Quản lý thuế

Hộ kinh doanh khi chuyển lên doanh nghiệp sẽ phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện như một doanh nghiệp mới thành lập, bao gồm:

Lựa chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp (thường là Công ty TNHH 1 thành viên nếu chỉ có một chủ hộ, hoặc TNHH 2 thành viên nếu có thêm thành viên góp vốn)

Không thuộc trường hợp bị cấm thành lập doanh nghiệp theo Điều 17, Luật Doanh nghiệp 2020 (ví dụ: người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành án tù…)

Ngành nghề đăng ký kinh doanh phải phù hợp và không bị cấm đầu tư, được mã hóa theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam

Nếu ngành nghề có điều kiện (ví dụ: giáo dục, y tế, vận tải…), doanh nghiệp phải đáp ứng thêm yêu cầu riêng theo quy định pháp luật chuyên ngành.

4. Có đầy đủ giấy tờ nhân thân, địa chỉ trụ sở, ngành nghề hợp pháp

Để hoàn tất hồ sơ chuyển đổi, hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và giấy tờ sau:

• Chứng minh nhân dân/CCCD/hộ chiếu hợp lệ của chủ hộ (hoặc các thành viên góp vốn nếu là công ty TNHH 2 thành viên trở lên)

• Địa chỉ trụ sở rõ ràng, hợp pháp, có thể chứng minh quyền sử dụng hoặc thuê hợp lệ (bằng hợp đồng thuê nhà, giấy tờ chủ quyền)

• Thông tin ngành nghề kinh doanh dự kiến đăng ký, kèm mã ngành phù hợp

• Dự kiến vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật của công ty

Nếu có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử sau chuyển đổi, cần chuẩn bị thêm chữ ký số, tài khoản ngân hàng, và email doanh nghiệp để liên kết với hệ thống của Tổng cục Thuế.

III. Thủ tục chuyển hộ kinh doanh thành công ty

Việc chuyển đổi từ hộ kinh doanh lên công ty không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là quy trình pháp lý chính thức, đòi hỏi người thực hiện phải chuẩn bị đúng – đủ – đúng thời điểm. Dưới đây là các bước cơ bản để hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp (công ty TNHH, công ty cổ phần…) một cách hợp pháp, nhanh chóng và thuận lợi:

1. Chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị hai nhóm hồ sơ chính gồm: giấy tờ liên quan đến hộ kinh doanh và hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mới.

a. Giấy tờ cần thiết từ hộ kinh doanh:

- Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh bản gốc hoặc bản sao có chứng thực

- CCCD/hộ chiếu của chủ hộ (và các thành viên góp vốn nếu chuyển sang loại hình TNHH 2 thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần)

- Hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh hoặc giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp trụ sở dự kiến của công ty

b. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

Tùy theo loại hình doanh nghiệp dự định thành lập, hồ sơ sẽ bao gồm các thành phần chính:

- Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP)

- Dự thảo điều lệ công ty (đối với công ty TNHH, công ty cổ phần)

- Danh sách thành viên góp vốn hoặc cổ đông sáng lập (nếu có từ 2 người trở lên)

- Bản sao giấy tờ cá nhân của người đại diện theo pháp luật

- Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện)

- Một số giấy tờ khác nếu ngành nghề kinh doanh có điều kiện (ví dụ giấy phép chuyên ngành)

2. Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, có 2 hình thức nộp để đăng ký chuyển đổi:

a. Nộp trực tiếp:

1. Đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính

2. Nộp hồ sơ và nộp lệ phí đăng ký thành lập doanh nghiệp theo quy định

b. Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia:

1. Truy cập https://dangkykinhdoanh.gov.vn, tạo tài khoản và kê khai hồ sơ trực tuyến

2. Ký xác nhận bằng chữ ký số công cộng (USB Token)

3. Gửi hồ sơ và theo dõi trạng thái xử lý online

Trong 3 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, sẽ được phản hồi yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh

3. Khắc dấu, đăng ký thuế và mở tài khoản ngân hàng

Sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, cần thực hiện các bước sau:

a. Khắc dấu và khai báo mẫu dấu:

Khắc dấu tròn công ty, có thể có cả chữ ký số nếu sử dụng hóa đơn điện tử

Kê khai mẫu dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

b. Đăng ký mã số thuế:

Thông thường, doanh nghiệp sẽ được cấp mã số thuế ngay khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, do hệ thống đã tích hợp

Trường hợp đặc biệt (như hộ kinh doanh sử dụng mã số thuế cũ), cần thực hiện thủ tục điều chỉnh hoặc hủy mã số thuế cá nhân

c. Mở tài khoản ngân hàng:

Mở tài khoản thanh toán đứng tên doanh nghiệp tại ngân hàng

Thực hiện thủ tục thông báo số tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư (qua Cổng thông tin quốc gia)

4. Chuyển dữ liệu và nghĩa vụ từ hộ kinh doanh sang công ty

Đây là bước quan trọng để đảm bảo tính liên tục và minh bạch về tài chính – thuế – tài sản giữa hai mô hình.

a. Xử lý hóa đơn:

- Hủy hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử đã phát hành dưới tên hộ kinh doanh (nếu còn tồn)

- Đăng ký hóa đơn điện tử mới dưới tên doanh nghiệp

- Ký hợp đồng sử dụng hóa đơn với đơn vị cung cấp hoặc qua cổng kết nối của Tổng cục Thuế

b. Chuyển đổi mã số thuế:

- Nếu mã số thuế của hộ trùng với mã số thuế cá nhân, cần làm thủ tục ngừng mã số thuế cá nhân/hộ

- Đăng ký mã số thuế mới cho công ty, nếu chưa được cấp tự động

c. Xử lý tài sản và lao động:

- Chuyển nhượng, góp vốn tài sản từ hộ sang công ty (nếu cần giữ nguyên máy móc, thiết bị, phương tiện…)

- Ký lại hợp đồng lao động với nhân viên cũ, đóng bảo hiểm xã hội theo tên doanh nghiệp

- Lập bảng cân đối tài sản (nếu cần), định giá góp vốn tài sản theo luật

IV. Ưu đãi dành cho doanh nghiệp mới thành lập sau chuyển đổi

Một trong những lý do quan trọng khiến nhiều hộ kinh doanh lựa chọn chuyển đổi lên công ty là vì doanh nghiệp mới thành lập hiện nay được hưởng nhiều chính sách ưu đãi của Nhà nước, cả về thuế, chi phí thành lập và hỗ trợ tiếp cận vốn. Đây là những chính sách nhằm khuyến khích hoạt động khởi sự kinh doanh minh bạch, bài bản và chính thức hóa nền kinh tế.

- Miễn lệ phí môn bài năm đầu tiên

Theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ và vừa được thành lập từ hộ kinh doanh sẽ được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên (tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp lần đầu).

Khi chuyển đổi từ hộ kinh doanh, doanh nghiệp không phải nộp khoản phí này trong năm đầu tiên, giúp tiết kiệm chi phí vận hành ban đầu

Lưu ý: Doanh nghiệp cần nộp Tờ khai lệ phí môn bài đúng hạn (dù được miễn) để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính.

- Ưu đãi thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Tùy theo địa bàn, lĩnh vực và quy mô, doanh nghiệp mới thành lập có thể được hưởng một số ưu đãi về thuế TNDN, theo quy định tại Luật Thuế TNDN số 14/2008/QH12, được sửa đổi bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 và các văn bản hướng dẫn:

Một số chính sách địa phương khuyến khích doanh nghiệp mới hoạt động tại vùng khó khăn, ngành nghề ưu đãi có thể áp dụng mức thuế suất ưu đãi 10% – 17% trong thời gian nhất định

Ngoài ra, trong năm đầu tiên hoạt động, nếu doanh nghiệp chưa phát sinh lợi nhuận, cơ quan thuế thường tạo điều kiện kê khai đơn giản và chưa thực hiện thanh – kiểm tra, giúp doanh nghiệp ổn định vận hành.

- Cơ hội tiếp cận vốn vay ưu đãi và các chương trình hỗ trợ khởi nghiệp

Sau khi chuyển đổi thành doanh nghiệp, bạn sẽ có tư cách pháp nhân đầy đủ – đây là điều kiện quan trọng để:

• Tiếp cận các chương trình hỗ trợ khởi nghiệp từ Bộ Kế hoạch & Đầu tư, Sở Công thương, các quỹ hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa, tổ chức nước ngoài…

• Tham gia các chương trình đào tạo, ươm tạo, kết nối thị trường và chuyển đổi số do Nhà nước và các tổ chức tài chính – ngân hàng triển khai

• Vay vốn ưu đãi tại các ngân hàng thương mại với điều kiện tốt hơn hộ kinh doanh (có báo cáo tài chính, tư cách pháp nhân, tài sản bảo đảm, hóa đơn doanh thu rõ ràng…)

V. Giải pháp trọn gói từ Kế toán Lê Ánh

Với vai trò là đơn vị đào tạo và tư vấn kế toán – pháp lý doanh nghiệp uy tín, Kế toán Lê Ánh mang đến giải pháp trọn gói giúp hộ kinh doanh chuyển đổi thành công ty một cách nhanh chóng, đúng pháp luật và tiết kiệm nhất.

Kế toán Lê Ánh cung cấp dịch vụ chuyển đổi hộ kinh doanh sang doanh nghiệp từ A đến Z, bao gồm:

- Soạn thảo toàn bộ hồ sơ pháp lý cần thiết, chuẩn chỉnh theo mẫu mới nhất

- Đại diện khách hàng nộp hồ sơ tại Sở Kế hoạch & Đầu tư hoặc nộp online qua Cổng đăng ký kinh doanh quốc gia

- Theo dõi, bổ sung hồ sơ nếu bị phản hồi, nhận kết quả thay cho khách hàng

- Hướng dẫn hoặc hỗ trợ các thủ tục sau khi thành lập như: khắc dấu, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng

Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin cơ bản, còn lại trung tâm sẽ lo toàn bộ quy trình chuyển đổi, đảm bảo đúng thời gian, đúng pháp luật.

Khi sử dụng gói dịch vụ chuyển đổi và kế toán trọn gói tại Kế toán Lê Ánh, khách hàng sẽ được ưu đãi khi mua phần mềm kế toán do trung tâm phân phối (như MISA eShop)

Nếu bạn đang băn khoăn “Tôi muốn chuyển hộ kinh doanh thành công ty – làm sao?”, hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn trên hành trình chuyên nghiệp hóa và phát triển bền vững.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN HỘ KINH DOANH CÁ THỂ