Cách Hạch Toán Nghiệm Thu Công Trình Theo Giai Đoạn
Trong lĩnh vực xây dựng, nghiệm thu công trình theo giai đoạn giữ vai trò then chốt đối với quá trình ghi nhận doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh. Mỗi giai đoạn nghiệm thu ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp hạch toán, thời điểm ghi nhận cũng như nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh hướng dẫn cách hạch toán nghiệm thu công trình theo giai đoạn chuẩn xác, bám sát quy định kế toán – thuế hiện hành, giúp kế toán xây dựng xử lý hồ sơ tài chính minh bạch và kiểm soát số liệu hiệu quả.

I. Nguyên Tắc Ghi Nhận Doanh Thu Và Chi Phí Theo Giai Đoạn
1. Doanh thu
Doanh thu xây lắp được ghi nhận theo từng giai đoạn khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo chuẩn mực kế toán và quy định thuế:
Có biên bản nghiệm thu giai đoạn được hai bên ký xác nhận.
Giá trị khối lượng hoàn thành được xác định rõ ràng và có khả năng thu hồi.
Hóa đơn được lập đúng thời điểm nghiệm thu theo quy định của pháp luật về thuế.
Trường hợp chủ đầu tư chưa thanh toán, kế toán vẫn ghi nhận doanh thu tương ứng với giá trị khối lượng đã nghiệm thu, không phụ thuộc vào thời điểm nhận tiền.
2. Chi phí
Chi phí được ghi nhận tương ứng với phần doanh thu đã xác nhận, bảo đảm nguyên tắc phù hợp:
- Bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công, và chi phí sản xuất chung gắn liền với phần công việc đã hoàn thành.
- Các khoản chi phí dở dang cần phân bổ hợp lý theo từng giai đoạn, phản ánh đúng giá trị thực tế cấu thành doanh thu đã ghi nhận.
3. Doanh thu chưa thực hiện / Công trình dở dang
Nếu chưa đủ điều kiện để ghi nhận doanh thu, kế toán cần phản ánh giá trị khối lượng thi công vào tài khoản 337 – Doanh thu chưa thực hiện hoặc tài khoản 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, tùy tính chất từng trường hợp.
Các khoản mục này phải được theo dõi chi tiết cho từng công trình, hạng mục, đảm bảo minh bạch, thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu và lập báo cáo quyết toán sau này.
II. Quy Trình Hạch Toán Nghiệm Thu Công Trình Theo Giai Đoạn
1. Tập hợp chi phí theo công trình, hạng mục
Kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo từng công trình, hạng mục để làm cơ sở ghi nhận giá vốn khi nghiệm thu.
- Hạch toán các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung vào TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, chi tiết cho từng công trình.
- Hồ sơ, chứng từ phát sinh phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ đối chiếu và quyết toán sau này.
2. Hoàn thành giai đoạn & lập biên bản nghiệm thu
Khi khối lượng thi công đạt một giai đoạn nhất định, bộ phận kỹ thuật và chủ đầu tư sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu kèm bảng xác nhận giá trị khối lượng, bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu – chi phí tương ứng.
3. Xuất hóa đơn theo giá trị nghiệm thu
Căn cứ giá trị được xác nhận, kế toán xuất hóa đơn GTGT tương ứng.
Thời điểm lập hóa đơn trùng với thời điểm nghiệm thu, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán của chủ đầu tư.
Việc lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế và tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.
II. Quy Trình Hạch Toán Nghiệm Thu Công Trình Theo Giai Đoạn
1. Tập hợp chi phí theo công trình, hạng mục
Kế toán tiến hành tập hợp chi phí sản xuất theo từng công trình, hạng mục để làm cơ sở ghi nhận giá vốn khi nghiệm thu.
Hạch toán các khoản chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí sản xuất chung vào TK 154 – Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang, chi tiết cho từng công trình.
Hồ sơ, chứng từ phát sinh phải được lưu trữ đầy đủ để phục vụ đối chiếu và quyết toán sau này.
2. Hoàn thành giai đoạn & lập biên bản nghiệm thu
Khi khối lượng thi công đạt một giai đoạn nhất định, bộ phận kỹ thuật và chủ đầu tư sẽ tiến hành lập biên bản nghiệm thu kèm bảng xác nhận giá trị khối lượng, bản vẽ, hồ sơ kỹ thuật. Đây là căn cứ quan trọng để kế toán lập hóa đơn và ghi nhận doanh thu – chi phí tương ứng.
3. Xuất hóa đơn theo giá trị nghiệm thu
Căn cứ giá trị được xác nhận, kế toán xuất hóa đơn GTGT tương ứng.
Thời điểm lập hóa đơn trùng với thời điểm nghiệm thu, không phụ thuộc vào thời điểm thanh toán của chủ đầu tư.
Lập hóa đơn đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định về thuế và tránh rủi ro bị xử phạt hành chính.
4. Ghi nhận doanh thu & giá vốn
Bút toán ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 131 / 111 / 112: Giá trị nghiệm thu (gồm VAT)
Có TK 511: Doanh thu xây dựng
Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra
Kết chuyển chi phí tương ứng:
Nợ TK 632: Giá vốn tương ứng phần nghiệm thu
Có TK 154: Giảm chi phí dở dang đã phân bổ
5. Theo dõi công trình dở dang
Phần khối lượng chưa hoàn thành hoặc chưa được nghiệm thu tiếp tục phản ánh trên TK 154 để theo dõi và phân bổ ở các giai đoạn sau.
Trường hợp chủ đầu tư tạm ứng trước:
Nợ TK 112 / 111: Số tiền tạm ứng
Có TK 3387: Doanh thu chưa thực hiện
Khi khối lượng được nghiệm thu, kế toán kết chuyển từ TK 3387 sang TK 511, ghi nhận doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành.
III. Lưu Ý Khi Hạch Toán Nghiệm Thu Giai Đoạn
Để quá trình hạch toán theo giai đoạn diễn ra chính xác, minh bạch và tránh sai sót về thuế – kế toán, kế toán viên cần chú ý một số điểm quan trọng sau:
1. Phân tách chi phí theo từng công trình, từng giai đoạn
Chi phí phát sinh phải được theo dõi chi tiết cho từng công trình, hạng mục, giai đoạn thi công. Tách bạch rõ ràng giúp quá trình kết chuyển giá vốn chính xác, hạn chế nhầm lẫn giữa các hạng mục, đồng thời hỗ trợ đối chiếu nhanh khi quyết toán.
2. Kiểm tra thời điểm lập hóa đơn
Hóa đơn cần được lập đúng thời điểm nghiệm thu. Nếu lập chậm so với quy định, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính và truy thu thuế GTGT. Kế toán nên phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật để nắm rõ tiến độ nghiệm thu, tránh phát sinh sai sót về thời gian xuất hóa đơn.
3. Đảm bảo đầy đủ hồ sơ nghiệm thu
Hồ sơ là căn cứ pháp lý để ghi nhận doanh thu – chi phí và quyết toán với chủ đầu tư. Bộ chứng từ cần bao gồm:
Biên bản nghiệm thu giai đoạn có chữ ký xác nhận của các bên.
Bảng xác nhận khối lượng đã thực hiện.
Tài liệu kỹ thuật liên quan đến phần công việc hoàn thành.
Lưu trữ đầy đủ giúp bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp thanh tra, kiểm toán hoặc tranh chấp.
4. Theo dõi riêng công trình dở dang
Phần khối lượng chưa nghiệm thu phải được phản ánh rõ ràng trên TK 154, có sổ chi tiết riêng cho từng công trình. Cách quản lý này giúp xác định chính xác giá trị tồn cuối kỳ và lập báo cáo tài chính đúng chuẩn.
5. Đối chiếu doanh thu – chi phí với hợp đồng xây dựng thường xuyên
Kế toán cần so sánh định kỳ giữa doanh thu, chi phí đã ghi nhận và giá trị hợp đồng, nhằm phát hiện kịp thời các chênh lệch về khối lượng, giá trị hoặc tiến độ. Đối chiếu thường xuyên giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt dòng tiền và tránh phát sinh tranh chấp với chủ đầu tư.
Hạch toán nghiệm thu công trình theo giai đoạn đòi hỏi kế toán nắm chắc nguyên tắc, quy trình và cách xử lý số liệu thực tế. Nếu bạn muốn rèn luyện kỹ năng chuyên sâu trong môi trường thực hành, có thể tham khảo khóa học kế toán xây dựng tại Kế toán Lê Ánh – chương trình đào tạo bài bản, bám sát nghiệp vụ doanh nghiệp.