Một số lưu ý về lập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng hay còn được biết đến là hóa đơn VAT được xem là mẫu chứng từ quan trọng. Không chỉ đối với người cung ứng sản phẩm mà còn liên quan đến quá trình hạch toán, kiểm toán của doanh nghiệp.

Chắc hẳn hóa đơn giá trị gia tăng ( VAT) là mối quan tâm hàng đầu của kế toán. Vậy cần lưu ý gì khi lập hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).

Hãy cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu ở bài viết dưới đây nhé

>>>>>> xem thêm: Hướng dẫn làm bảng kê mua vào bán ra mới nhất 

I, Hóa đơn giá trị gia tăng là gì ?

Hóa đơn GTGT được hiểu là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau

Hóa đơn GTGT mẫu số 3.1. Thuộc Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này. Đó là loại hóa đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau

– Bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong nội địa.

– Hoạt động vận tải quốc tế.

– Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.

Hóa đơn được thể hiện bằng các hình thức

– Hóa đơn tự in

Đây là hóa đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền. Hoặc các loại máy khác khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Hóa đơn điện tử

Đây là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành.

– Hóa đơn đặt in

Đây là hóa đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Phân loại hoá đơn GTGT

Hoá đơn GTGT đầu ra, được lập ngay khi doanh nghiệp bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo đúng quy định và giao cho khách hàng. Trường hợp lập thiếu hoá đơn phải bổ sung và kê khai thuế để nộp.

Hoá đơn GTGT đầu vào, về nguyên tắc để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào thì hoá đơn có giá trị 20 triệu đồng trở lên phải chuyển qua ngân hàng thanh toán.

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn GTGT

Tên loại hoá đơn; Ký hiệu mẫu số hoá đơn; Ký hiệu hoá đơn; Số thứ tự hoá đơn; Liên hoá đơn; Tên mã số thuế người bán,người mua; Tên hàng hoá, dịch vụ; Tên mã số thuế của tổ chức nhận in hoá đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hoá đơn; và các nội dung khác.

Phân biệt hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn GTGT là những loại chứng từ vô cùng quan trọng. Đặc biệt đối với việc hạch toán cũng như quá trình kiểm toán trong các doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc phân biệt rõ 2 loại hóa đơn này là điều vô cùng quan trọng.

Trên thực tế, để phân biệt 2 loại chứng từ này có thể dễ dàng nhận ra ở tên HĐ. Cũng như sự xuất hiện của các mục thuế VAT trong mỗi hóa đơn mua hàng của mình.

Không như hóa đơn bán lẻ (hóa đơn mua hàng) thông thường. Ý nghĩa hóa đơn GTGT cần đảm bảo tính pháp lý. Vì vậy, buộc phải có đầy đủ con dấu cũng như thông tin cần thiết về số tiền, thuế suất. Và giá trị tính thuế,…trên nội dung của hóa đơn giá trị gia tăng.

Trong khi đó, hóa đơn mua hàng chỉ đơn giản mang ý nghĩa giữa người mua và người bán. Đảm bảo mục đích mua bán hàng mà không thể hiện thuế suất

II: Một số lưu ý về lập hóa đơn giá trị gia tăng

1. Đối với hóa đơn đầu ra:

* Doanh nghiệp khi bán hàng hóa, dịch vụ phải lập hóa đơn theo quy định và giao cho khách hàng. Hóa đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo đúng các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hóa đơn.

* Doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khấu trừ thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT phải sử dụng hóa đơn GTGT, kể cả trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

* Tuy nhiên khi doanh nghiệp xuất hóa đơn giá trị gia tăng phải hợp lý, chặt chẽ và đúng nguyên tắc theo quy định của luật và cơ quan tài chính thì hóa đơn đó mới được cơ quan thuế chấp nhận.

( Một số lưu ý về hóa đơn giá trị gia tăng mà kế toán cần biết)

A. Các chứng từ cần thiết đối với một hoá đơn GTGT mua vào hoặc bán ra:

1. Hợp đồng mua, hợp đồng bán hàng hóa (Hợp đồng mua bán hàng hoá), trong trường hợp Hợp đồng không ghi chi tiết danh mục các mặt hàng bán ra cần có Phụ lục Hợp đồng ghi chi tiết danh mục hàng hoá mua vào hoặc bán ra);

2. Phiếu xuất kho; phiếu nhập kho đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;

3. Phiếu thu, phiếu chi ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với hàng hoá bán ra hoặc mua vào;

4. Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán;

B. Một số lưu ý đặc biệt:

1. Tại các văn bản và chứng từ nêu trên đều phải ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu theo đúng qui định của pháp luật;

2. Chỉ xuất hoá đơn đối với các hàng hóa doanh nghiệp kinh doanh đã được đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và đầu tư và cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.

3. Khi xuất hóa đơn phải ghi đúng mức thuế xuất áp dụng theo quy định của Bộ tài chính đối với những hàng hóa, dịch vụ đó. Đặc biệt doanh nghiệp cần phải chú ý đến câu chữ khi viết hóa đơn nếu không sẽ đang ở một mức thuế suất thấp bị bắt nâng lên một mức thuế rất cao. Ví dụ như ở một doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh vận tải trong thời kỳ được giảm thuế giá trị gia tăng cho hoạt động vận tải từ 10% xuống còn 5%. Nếu hóa đơn ghi là dịch vụ vận tải thì sẽ được hưởng mức thuế suất là 5% nhưng nếu ghi là cho thuê xe thì mức thuế suất sẽ lại là 10%.

4. Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra bạn hàng, doanh nghiệp có thể vào trang web của Sở Kế hoạch và đầu tư ( www.hapi.gov.vn) và vào website của Tổng cục thuế (www.#) để kiểm tra đối tác hoạt động trong lĩnh vực nào và tình trạng hoạt động của đối tác.

2 . Đối với hóa đơn đầu vào:

Để hóa đơn đủ điều kiện khấu trừ và đáp ứng các yêu cầu của pháp luật thuế hiện hành doanh nghiệp cần phải lưu ý đặc biệt dối với hóa đơn giá trị tăng tăng đầu vào của doanh nghiệp.

  Đối với hóa đơn đầu vào có giá trị từ 20 triệu trở lên:

Điều kiện bắt buộc với hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu là phải chuyển tiền qua ngân hàng thanh toán mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Một số lưu ý cụ thể:

+ Hóa đơn được thanh toán làm nhiều lần:

Khi thanh toán nhiều lần hóa đơn đó thì tất cả các lần đều phải chuyển khoản qua Ngân hàng, kể cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho việc mua bán. Trường hợp nếu đã đặt cọc bằng tiền mặt và khấu trừ luôn vào tiền hàng thì yêu cầu nhà cung cấp trả lại tiền đặt cọc đó và chuyển trả lại cho nhà cung cấp qua Ngân hàng. Nếu không phần tiền mặt đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng trong hóa đơn mua vào.

+ Đối với hóa đơn mua cùng trong một ngày:

Trường hợp trong cùng một ngày mua liên tiếp hàng hóa của một đơn vị nhưng chia nhỏ ra làm nhiều hóa đơn giá trị gia tăng giá trị dưới 20 triệu đồng để làm cơ sở thanh toán tiền mặt thì vẫn bị loại thuế giá trị gia tăng. Do đó cần phải để ý khi nhận hóa đơn của một đơn vị trong một ngày cần rà soát tránh trường hợp số tiền mua bán có vượt quá 20 triệu đồng.

+ Chuyển tiền qua ngân hàng:

Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên có nghĩa là phải chuyển từ tài khoản Ngân hàng mang tên công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp, do đó nếu chuyển tiền từ một tài khoản không mang tên mình hoặc chuyển tiền sang một tài khoản không mang tên công ty người bán trên hóa đơn thì đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Tài khoản chuyển khoản thanh toán phải được đăng ký theo mẫu 08 với cơ quan thuế theo qui định tại Điều 15, Thông tư 219/2013/TT-BTC ngày 18/12/2013.

+ Thời điểm thanh toán:

Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường, nhưng nếu đến thời hạn quyết toán, thời hạn thanh toán đã hết mà vẫn chưa thanh toán thì phần thuế giá trị gia tăng này bị loại ra và không được khấu trừ.

2.1. Lưu ý khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào đối với tài sản cố định

Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống (trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ, nhưng nếu có ngành nghề là vận tải thì lại được khấu trừ.

2. 2. Đối với hóa đơn thuê văn phòng, trụ sở:

Nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng là các căn hộ, nhà của các cá nhân không phát hành hóa đơn giá trị gia tăng. Do đó bên cho thuê phải lên cơ quan thuế mua hóa đơn bán hàng để phát hành hóa đơn cho doanh nghiệp và nộp các loại thuế bao gồm thuế giá trị gia tăng. Đối với loại hóa đơn này không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng, tuy nhiên một số kế toán ở một số đơn vị nhìn thấy trong bảng tính thuế của cơ quan thuế thì có phần thuế giá trị gia tăng nên lập vào bảng kê chứng từ. Loại thuế này sẽ bị loại bỏ khi quyết toán.

2.3. Hóa đơn đã kê khai năm trước năm sau hạch toán:

Đối với hóa đơn nếu đã kê khai trên tờ khai của năm nay nhưng lại không đưa vào hạch toán của năm mà lại hạch toán sang năm sau thì giá trị gia tăng của hóa đơn của năm đó sẽ không được khấu trừ.

2.4. Xử lý tình huống khi bị mất hóa đơn đầu vào:

Trường hợp doanh nghiệp mất hóa đơn giá trị gia tăng đầu vào thì phải photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính của công ty xuất hóa đơn. Tuy vậy, phần thuế giá trị gia tăng của hóa đơn bị mất này sẽ không được khấu trừ.

2.5. Tra cứu thông tin hóa đơn của đối tác:

Một thao tác nhỏ giúp doanh nghiệp kiểm tra việc phát hành hóa đơn của bạn hàng, doanh nghiệp đối tác là kiểm tra tại trang web: www.tracuuhoadon.#.

Những chia sẽ nhỏ trên về hóa đơn , mong có thể giúp cho kế toán có thể làm tốt công việc của mình. Nếu các bạn có những vướn mắc về kế toán hãy liên hệ với chúng tối. Chúng tôi luôn luôn sẵn sàng đem lại cho bạn những kiến thức , những kinh nghiệm về kế toán

>>> Xem thêm: Quy định về đối tượng không chịu thuế GTGT mới nhất

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Hiện tại trung tâm Lê Ánh đang triển khai đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin chi tiết về các khóa học này, vui lòng truy cập theo địa chỉ web: ketoanleanh.edu.vn