Một Số Lưu Ý Về Lập Hóa Đơn Giá Trị Gia Tăng (VAT)

Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là chứng từ kế toán - thuế bắt buộc, có vai trò quan trọng trong việc ghi nhận doanh thu, tính thuế và khấu trừ thuế đầu vào của doanh nghiệp. Lập hóa đơn đúng thời điểm, đúng nội dung và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về xử phạt, truy thu thuế, cũng như đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ kế toán. Đặc biệt, từ 01/07/2025, nhiều điểm mới quan trọng về hóa đơn điện tử và thời điểm lập hóa đơn được áp dụng theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đòi hỏi kế toán viên và chủ doanh nghiệp phải nắm vững để triển khai đúng.

Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ tổng hợp những lưu ý quan trọng khi xử lý chứng từ VAT, hướng dẫn cách thực hiện theo quy định và chỉ ra các lỗi thường gặp trong thực tế hành nghề kế toán – thuế.

1. Hóa Đơn GTGT Là Gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ do người bán lập khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi rõ giá bán chưa có thuế, thuế GTGT và tổng giá thanh toán. Đây là loại hóa đơn được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.

Đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn GTGT

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ bắt buộc phải phát hành và sử dụng loại hóa đơn này khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Vai trò của hóa đơn GTGT

• Là căn cứ kê khai và tính thuế GTGT đầu ra, khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

• Là cơ sở hạch toán chi phí và ghi nhận doanh thu trong kế toán.

• Góp phần đảm bảo tính minh bạch, hợp pháp cho giao dịch kinh tế.

• Là một trong những tài liệu quan trọng khi quyết toán, thanh tra, kiểm tra thuế.

2. Thời Điểm Lập Hóa Đơn GTGT

Thời điểm lập hóa đơn là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế GTGT, tránh tình trạng kê khai sai kỳ, phát sinh xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn. Kế toán cần nắm rõ từng trường hợp cụ thể để thực hiện chính xác.

a. Đối với bán hàng hóa

Thời điểm lập hóa đơn là khi quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa được chuyển giao cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.

Ví dụ: Doanh nghiệp giao hàng cho khách ngày 15/10, khách thanh toán sau. Hóa đơn vẫn phải lập ngày 15/10.

b. Đối với cung cấp dịch vụ

Hóa đơn được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, hoặc khi thu tiền trước (toàn bộ hoặc một phần).

Ví dụ: Công ty tư vấn ký hợp đồng dịch vụ 3 tháng, khách thanh toán 50% trước khi bắt đầu → phải lập hóa đơn ngay tại thời điểm thu tiền ứng trước.

c. Đối với thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp

Nếu người bán nhận tiền trước khi giao hàng hoặc thực hiện dịch vụ, thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền.

d. Một số trường hợp đặc thù

• Bất động sản: thời điểm lập hóa đơn là khi bàn giao từng phần công trình, hạng mục, hoặc theo tiến độ thanh toán ghi trong hợp đồng.

• Xây lắp: khi nghiệm thu, bàn giao khối lượng xây lắp hoàn thành, dù chưa thu tiền.

• Xuất khẩu: lập khi hoàn tất thủ tục hải quan.

3. Nội Dung Bắt Buộc Trên Hóa Đơn GTGT

Khi phát hành hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán cần đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các điểm cập nhật mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2025). Thiếu hoặc ghi sai thông tin có thể khiến hóa đơn không được chấp nhận khấu trừ thuế, hoặc bị xử phạt hành chính.

a. Thông tin của người bán và người mua

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua.

• Các thông tin phải được ghi chính xác, không viết tắt tùy tiện, không sai chính tả dẫn đến hiểu nhầm.

Lưu ý: Nếu khách hàng là cá nhân không có MST, có thể để trống dòng mã số thuế người mua.

b. Thông tin về hàng hóa, dịch vụ

• Tên hàng hóa, dịch vụ.

• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế.

• Thuế suất và tiền thuế GTGT tương ứng.

Lưu ý: Các mặt hàng có thuế suất khác nhau phải được thể hiện trên các dòng riêng biệt.

c. Tổng giá thanh toán

• Tổng cộng tiền hàng.

• Tổng tiền thuế GTGT.

• Tổng giá thanh toán đã bao gồm thuế, thể hiện rõ ràng, chính xác.

d. Các yếu tố khác trên hóa đơn

• Ngày lập hóa đơn.

• Ký hiệu, số hóa đơn, mẫu số.

• Chữ ký số của người bán, trường hợp bên mua có ký điện tử thì phải đảm bảo đúng quy định.

• Trường hợp lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh: phải có ghi chú “thay thế cho hóa đơn số… ngày…” hoặc “điều chỉnh cho hóa đơn số… ngày…”.

4. Quy Trình Lập Hóa Đơn GTGT

• Bước 1: Kiểm tra điều kiện lập hóa đơn

Trước khi phát hành, kế toán cần rà soát các hồ sơ liên quan như: hợp đồng mua bán, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao, nghiệm thu dịch vụ hoặc chứng từ thu tiền trước. Việc này đảm bảo giao dịch đủ điều kiện để lập hóa đơn và xác định chính xác thời điểm lập.

• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử trên hệ thống

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế để nhập đầy đủ các nội dung bắt buộc (thông tin người mua – bán, hàng hóa, thuế suất, tổng tiền,…). Kế toán cần kiểm tra kỹ để tránh sai sót dẫn đến phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế sau này.

• Bước 3: Ký số và gửi cho khách hàng

Sau khi hoàn thiện nội dung, doanh nghiệp thực hiện ký số bằng chữ ký số hợp lệ, sau đó gửi hóa đơn cho người mua thông qua email, cổng tra cứu hoặc hình thức điện tử khác theo thỏa thuận.

Lưu ý: thời điểm ký số và gửi đi phải khớp với thời điểm lập hóa đơn theo quy định, tránh tình trạng ký sau nhiều ngày dẫn đến vi phạm hành chính.

• Bước 4: Lưu trữ bản gốc điện tử và sao lưu dữ liệu

Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử gốc tối thiểu 10 năm, đồng thời thực hiện sao lưu định kỳ để phòng rủi ro kỹ thuật. Việc quản lý tập trung, có hệ thống giúp dễ dàng tra cứu, xuất trình khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

5. Sai Sót Thường Gặp Và Cách Xử Lý

6. Một Số Tình Huống Đặc Biệt Kế Toán Cần Chú Ý

Lưu ý cho kế toán:

- Các tình huống đặc thù này thường dễ bị bỏ sót hoặc xử lý chưa thống nhất, dẫn đến sai lệch kê khai thuế.

- Doanh nghiệp cần có quy trình nội bộ riêng cho từng loại giao dịch để đảm bảo hóa đơn phát hành đúng thời điểm, đúng quy định và thuận tiện khi quyết toán thuế.

Lập hóa đơn GTGT chuẩn xác giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, kê khai đúng kỳ thuế và hạn chế rủi ro bị xử phạt. Kế toán cần nắm rõ thời điểm lập, nội dung bắt buộc, quy trình phát hành và cách xử lý sai sót theo quy định mới nhất.

Để nắm vững nghiệp vụ hóa đơn – thuế, kế toán có thể tham gia khóa học kế toán thuế tại Kế toán Lê Ánh, được hướng dẫn trực tiếp bởi chuyên gia nhiều kinh nghiệm.