Mẫu Giấy Ủy Quyền Cá Nhân, Công Ty Chuẩn Mới Nhất

Trong hoạt động cá nhân và doanh nghiệp, giấy ủy quyền là văn bản pháp lý quan trọng, cho phép một người hoặc tổ chức đại diện thực hiện công việc thay mặt bên ủy quyền trong phạm vi nhất định. Từ các giao dịch ngân hàng, ký kết hợp đồng, nộp hồ sơ thuế đến xử lý công việc hành chính – giấy ủy quyền giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo quy trình pháp lý và tránh rủi ro tranh chấp.

Tuy nhiên, không ít người vẫn gặp lúng túng khi soạn thảo giấy ủy quyền, đặc biệt là khi phân biệt giữa giấy ủy quyền cá nhân và giấy ủy quyền doanh nghiệp, hoặc chưa nắm rõ yêu cầu về hình thức, nội dung và cách ghi đúng theo quy định hiện hành.

Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ cung cấp mẫu giấy ủy quyền chuẩn mới nhất năm 2025, áp dụng cho cả cá nhân và doanh nghiệp, kèm theo hướng dẫn chi tiết về cách viết, phạm vi sử dụng và lưu ý pháp lý khi soạn thảo – giúp bạn dễ dàng áp dụng trong mọi tình huống thực tế.

I. Phân biệt Giấy Ủy Quyền Cá Nhân và Giấy Ủy Quyền Công Ty

Trong thực tiễn, giấy ủy quyền được sử dụng rộng rãi cả trong đời sống cá nhân lẫn hoạt động doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa phân biệt rõ sự khác nhau giữa giấy ủy quyền cá nhân và giấy ủy quyền công ty, dẫn đến việc soạn thảo sai quy định, gây ảnh hưởng đến hiệu lực pháp lý của văn bản.

Dưới đây là những điểm khác biệt quan trọng cần nắm rõ:

Một số lưu ý thực tế:

Giấy ủy quyền cá nhân thường dùng trong các giao dịch dân sự, nhưng khi làm việc với cơ quan nhà nước (như: thuế, ngân hàng, phòng công chứng...) thì nên công chứng hoặc chứng thực chữ ký để đảm bảo tính pháp lý.

Giấy ủy quyền công ty chỉ có hiệu lực khi có chữ ký của người đại diện pháp luật và đóng dấu tròn của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, còn cần kèm theo quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản nội bộ phê duyệt ủy quyền.

II. Hướng dẫn soạn thảo Giấy Ủy Quyền đúng chuẩn (Kèm mẫu file Word)

Khi soạn thảo giấy ủy quyền, dù là cho cá nhân hay doanh nghiệp, người viết cần đảm bảo đầy đủ nội dung, định dạng chuẩn và phù hợp với quy định pháp luật hiện hành. 

Một văn bản thiếu sót thông tin hoặc sai hình thức có thể dẫn đến việc giấy ủy quyền không có giá trị pháp lý khi sử dụng.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các thành phần bắt buộc trong một mẫu giấy ủy quyền và link tải file mẫu thực tế.

1. Các nội dung bắt buộc trong giấy ủy quyền

Đối với cả cá nhân và công ty, giấy ủy quyền cần bao gồm:

• Thông tin bên ủy quyền (Bên A)

• Họ và tên (hoặc tên doanh nghiệp)

• Số CMND/CCCD hoặc mã số thuế

• Địa chỉ, số điện thoại liên hệ

• Thông tin bên được ủy quyền (Bên B)

• Họ và tên người được ủy quyền

• Số CMND/CCCD

• Địa chỉ liên hệ

• Nội dung ủy quyền

Mô tả rõ ràng phạm vi công việc được ủy quyền: ví dụ nộp hồ sơ thuế, ký hợp đồng, thay mặt làm thủ tục tại cơ quan nhà nước...

Nêu rõ giới hạn quyền hạn (nếu có), ví dụ không được chuyển nhượng quyền cho người khác

• Thời hạn ủy quyền

• Ghi rõ từ ngày… đến ngày… hoặc “cho đến khi công việc hoàn thành”

• Cam kết và trách nhiệm

Hai bên cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung giấy ủy quyền

• Chữ ký và xác nhận

• Cả hai bên ký tên đầy đủ

Với công ty: phải có chữ ký người đại diện pháp luật và đóng dấu tròn doanh nghiệp

Với cá nhân: khuyến nghị có chứng thực chữ ký tại UBND phường/xã hoặc văn phòng công chứng, nếu giấy ủy quyền dùng cho giao dịch pháp lý

2. Tải mẫu giấy ủy quyền thực tế (File Word)

Để tiện sử dụng, Kế toán Lê Ánh đã thiết kế sẵn các mẫu giấy ủy quyền theo từng mục đích cụ thể:

• Mẫu giấy ủy quyền cá nhân (dùng cho giao dịch hành chính, nộp hồ sơ)

• Mẫu giấy ủy quyền doanh nghiệp (dành cho giám đốc, kế toán, nhân viên hành chính...)

• Mẫu ủy quyền nộp hồ sơ thuế, ký hóa đơn điện tử, khai báo bảo hiểm...

👉 [TẢI MẪU FILE WORD TẠI ĐÂY]

 Gợi ý chỉnh sửa khi sử dụng mẫu:

• Điền thông tin cụ thể đúng với mục đích sử dụng

• Kiểm tra kỹ số CMND/CCCD, mã số thuế, thông tin người đại diện

• Với giấy ủy quyền công ty, nên đi kèm quyết định bổ nhiệm (nếu ủy quyền cho nhân viên thực hiện thay giám đốc)

• Đảm bảo có chữ ký và đóng dấu đúng quy định để giấy ủy quyền có hiệu lực khi nộp cho cơ quan nhà nước

III. Các Tình Huống Thường Gặp Khi Sử Dụng Giấy Ủy Quyền Và Cách Xử Lý

Trong thực tế công việc, đặc biệt là đối với nhân viên kế toán, hành chính hoặc đại diện doanh nghiệp, giấy ủy quyền được sử dụng rất thường xuyên.

Tuy nhiên, không ít trường hợp bị từ chối hồ sơ, yêu cầu chỉnh sửa, hoặc mất thời gian do sai sót nhỏ trong giấy ủy quyền. Dưới đây là một số tình huống phổ biến và hướng xử lý phù hợp:

1. Nộp hồ sơ thuế thay cho giám đốc hoặc công ty mẹ

Tình huống: Kế toán viên được giám đốc giao nộp hồ sơ hoàn thuế, hồ sơ khai thuế, giải trình tại Chi cục Thuế nhưng không có giấy ủy quyền đi kèm.
Cách xử lý:

• Cần chuẩn bị giấy ủy quyền có chữ ký người đại diện pháp luật và đóng dấu tròn của công ty.

• Nếu ủy quyền cho người ngoài công ty (ví dụ dịch vụ đại lý thuế), phải có thêm hợp đồng dịch vụ hoặc giấy giới thiệu kèm giấy ủy quyền.

 Lưu ý: Cơ quan thuế thường yêu cầu giấy ủy quyền phải ghi rõ nội dung công việc, thời hạn và số CMND/CCCD của người được ủy quyền.

2. Làm việc với ngân hàng: mở tài khoản, thay đổi chữ ký, giao dịch tài chính

Tình huống: Giám đốc đi công tác hoặc bận việc, cần ủy quyền cho kế toán hoặc trợ lý mở tài khoản ngân hàng, rút tiền, nộp tiền.

Cách xử lý:

• Phải dùng giấy ủy quyền theo mẫu của ngân hàng (không phải mẫu chung bên ngoài).

• Người được ủy quyền cần mang theo bản gốc giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân.

Lưu ý: Một số ngân hàng yêu cầu công chứng hoặc chứng thực giấy ủy quyền, đặc biệt khi liên quan đến thay đổi thông tin chủ tài khoản hoặc rút số tiền lớn.

3. Giao dịch tại cơ quan BHXH: nộp hồ sơ, lấy sổ, xử lý sai thông tin

Tình huống: Bộ phận nhân sự hoặc kế toán đi nộp hồ sơ BHXH cho doanh nghiệp, nhưng hồ sơ bị từ chối vì thiếu giấy ủy quyền của giám đốc.

Cách xử lý:

• Cần chuẩn bị giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu có nội dung rõ ràng, ghi đúng tên cơ quan BHXH tiếp nhận.

• Kèm theo CMND/CCCD photo của người được ủy quyền.

Lưu ý: Một số chi nhánh BHXH yêu cầu cả quyết định bổ nhiệm nhân sự nội bộ đi kèm giấy ủy quyền nếu người được ủy quyền không ký trực tiếp trên hồ sơ.

4. Ủy quyền giữa các cá nhân (ví dụ: nộp hồ sơ hộ, nhận kết quả hộ)

Tình huống: Cá nhân cần nhờ người thân đi nộp đơn, nhận kết quả, làm thủ tục hành chính nhưng không thể tự đi.

Cách xử lý:

• Soạn giấy ủy quyền cá nhân, có đầy đủ thông tin 2 bên, nội dung cụ thể, thời gian rõ ràng.

• Mang đi chứng thực chữ ký tại UBND phường/xã để đảm bảo giá trị pháp lý.

Lưu ý: Nhiều cơ quan nhà nước không chấp nhận giấy ủy quyền viết tay nếu chưa chứng thực. Không được ký thay hoặc để trống chữ ký.

Gợi ý từ Kế toán Lê Ánh:

Luôn chuẩn bị ít nhất 1 mẫu giấy ủy quyền trống trong bộ hồ sơ hành chính của công ty.

Nếu là kế toán, hãy hỏi rõ mỗi cơ quan (thuế, ngân hàng, BHXH…) có yêu cầu mẫu riêng hay không, để tránh bị từ chối khi đến nộp hồ sơ.

Luôn kiểm tra lại thông tin cá nhân và thời hạn giấy ủy quyền trước khi ký và sử dụng.

Giấy ủy quyền là công cụ pháp lý không thể thiếu trong cả đời sống cá nhân và hoạt động doanh nghiệp. Việc sử dụng đúng mẫu, soạn thảo đầy đủ nội dung và đảm bảo đúng hình thức theo quy định sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh bị từ chối hồ sơ, và đảm bảo giá trị pháp lý khi làm việc với các cơ quan chức năng.

Dù là kế toán, hành chính hay giám đốc doanh nghiệp, bạn cũng nên:
Chuẩn bị sẵn mẫu giấy ủy quyền phù hợp theo từng mục đích: thuế, ngân hàng, BHXH, hành chính…

Hiểu rõ yêu cầu riêng của từng cơ quan để điều chỉnh nội dung cho phù hợp
Luôn kiểm tra kỹ thông tin, chữ ký và mốc thời gian hiệu lực trước khi sử dụng