Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Là Gì? Mẫu Và Cách Viết

Tác giả Kế Toán Lê Ánh 20/05/2025 26 phút đọc

Khi người lao động có thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công, một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất để xác nhận nghĩa vụ thuế đã thực hiện chính là Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Đây không chỉ là căn cứ để chứng minh số thuế đã nộp mà còn là tài liệu bắt buộc khi quyết toán thuế hoặc làm hồ sơ hoàn thuế tại cơ quan thuế.

Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ chứng từ khấu trừ thuế là gì, khi nào cần cấp, ai có quyền cấp và cách ghi đúng quy định. Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn nắm rõ bản chất của loại chứng từ này, hướng dẫn cách viết chính xác theo mẫu mới nhất, và lưu ý quan trọng khi sử dụng để tránh sai sót về sau.

I. Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Là Gì?

Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là văn bản do tổ chức, cá nhân trả thu nhập lập và cấp cho người nộp thuế để xác nhận số tiền thuế TNCN đã được khấu trừ tại nguồn, theo quy định của pháp luật thuế.

Căn cứ theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được hiểu là một loại chứng từ khấu trừ thuế tại nguồn và phải tuân thủ theo mẫu quy định của Bộ Tài chính.

Chứng từ này có thể được lập dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, nhưng kể từ ngày 01/7/2022, theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập bắt buộc phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử, trừ trường hợp được cơ quan thuế chấp thuận cho sử dụng bản giấy.

Bài viết tham khảo: Mẫu 05-1/BK-QTT-TNCN Phụ lục bảng kê theo Thông tư 80

📌 Chức năng của chứng từ khấu trừ thuế TNCN:

Là căn cứ hợp pháp để cá nhân thực hiện quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.
Được sử dụng để xin hoàn thuế nếu số thuế đã nộp lớn hơn số phải nộp.
Là tài liệu chứng minh thu nhập khi thực hiện các giao dịch hành chính như: xin visa, vay vốn ngân hàng, kê khai thu nhập cá nhân…

📌 Tổ chức nào được phép cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định:

Chỉ các tổ chức/cá nhân đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ với cơ quan thuế mới được phép cấp chứng từ này.
Nếu không phát sinh khấu trừ (ví dụ: thu nhập không chịu thuế, cá nhân có cam kết theo mẫu 02/CK-TNCN), thì không được cấp chứng từ khấu trừ.

Bài viết tham khảo: Hồ Sơ Hoàn Thuế TNCN Gồm Những Gì?

II. Khi Nào Người Lao Động Cần Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN?

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là tài liệu quan trọng đối với người lao động, đặc biệt khi làm việc tại các doanh nghiệp có thực hiện khấu trừ thuế tại nguồn. Dưới đây là những trường hợp điển hình mà người lao động cần yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế:

1. Khi tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế

Theo quy định tại Thông tư 80/2021/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC:
Cá nhân có thu nhập từ nhiều nguồn, hoặc

Không đủ điều kiện ủy quyền cho tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay,

→ thì bắt buộc phải tự quyết toán thuế TNCN với cơ quan thuế.

🔸 Trong trường hợp này, chứng từ khấu trừ thuế là hồ sơ bắt buộc, dùng để xác minh số thuế đã được khấu trừ trong năm.

2. Khi đề nghị hoàn thuế TNCN

Người lao động có thể được hoàn thuế TNCN nếu:

Tổng thu nhập trong năm thấp, sau giảm trừ vẫn dưới ngưỡng phải nộp thuế,
Hoặc trong năm đã bị khấu trừ thuế nhiều hơn số phải nộp thực tế.

🔸 Để làm hồ sơ hoàn thuế, người lao động cần nộp chứng từ khấu trừ thuế TNCN (bản gốc hoặc bản điện tử có mã xác thực) kèm theo tờ khai quyết toán.

3. Khi chứng minh thu nhập trong các thủ tục hành chính

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN còn được sử dụng làm bằng chứng chứng minh thu nhập hợp pháp, điển hình trong các tình huống sau:

Xin cấp visa, định cư, du học…
Vay vốn ngân hàng, mở thẻ tín dụng.
Mua nhà đất, xe hơi hoặc đầu tư tài chính.
Kê khai thu nhập khi làm hồ sơ cưới vợ/chồng người nước ngoài.

🔸 Trong các trường hợp trên, cơ quan chức năng thường yêu cầu chứng minh thu nhập thông qua hợp đồng lao động, sao kê lương và chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

4. Khi chuyển công tác giữa năm và không thể ủy quyền quyết toán thuế

Cá nhân nghỉ việc tại công ty cũ nhưng không làm ủy quyền quyết toán (theo mẫu ủy quyền ủy nhiệm chi), thì khi quyết toán tại nơi làm việc mới hoặc tự quyết toán, cần chứng từ khấu trừ của công ty cũ để tổng hợp số thuế đã khấu trừ.

5. Khi được yêu cầu bởi cơ quan thuế để kiểm tra, đối chiếu

Trong một số trường hợp cá nhân bị kiểm tra hoặc xác minh thông tin thu nhập (ví dụ như nghi ngờ trốn thuế, kê khai sai), cơ quan thuế có thể yêu cầu xuất trình chứng từ khấu trừ thuế TNCN để đối chiếu số thuế đã nộp.

📌 Lưu ý quan trọng:

Mỗi chứng từ khấu trừ chỉ được cấp 1 lần duy nhất. Nếu mất, phải đề nghị bên chi trả cấp lại có xác nhận (nếu dùng bản giấy), hoặc truy cập lại hệ thống hóa đơn điện tử để tải bản điện tử (nếu dùng mẫu điện tử).

Nếu có nhiều nguồn thu nhập, người lao động cần tổng hợp đầy đủ tất cả các chứng từ khấu trừ từ các bên chi trả trong năm để tránh thiếu sót khi quyết toán.

III. Mẫu Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Mới Nhất

1. Mẫu số được áp dụng

Theo Phụ lục IB ban hành kèm Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiện nay chứng từ khấu trừ thuế TNCN được lập theo Mẫu số 03/TNCN.

Từ ngày 01/7/2022, căn cứ vào Thông tư 78/2021/TT-BTC, các doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập phải sử dụng chứng từ khấu trừ thuế điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ trường hợp được chấp thuận lập bản giấy.

✅ Tên đầy đủ mẫu: Chứng từ khấu trừ thuế TNCN – Mẫu số 03/TNCN

✅ Hình thức: Điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (theo Điều 32 Nghị định 123)

2. Các nội dung bắt buộc trên chứng từ

Theo Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải đảm bảo đầy đủ các thông tin sau:

Nội dung
Giải thích
Tên chứng từ
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN
Ký hiệu mẫu và số
Theo định dạng do phần mềm quản lý hóa đơn điện tử cấp
Tên, địa chỉ, MST của tổ chức chi trả
Ghi đúng thông tin đăng ký thuế của doanh nghiệp
Tên, địa chỉ, MST của cá nhân được khấu trừ (nếu có)
Cá nhân cư trú có mã số thuế được ghi rõ, nếu không có thì để trống
Quốc tịch của cá nhân (nếu không phải công dân Việt Nam)
Bắt buộc ghi rõ quốc tịch đối với người nước ngoài
Khoản thu nhập
Ghi cụ thể loại thu nhập chịu thuế: tiền lương, tiền công, hoa hồng…
Thời điểm chi trả
Ghi rõ ngày, tháng, năm trả thu nhập (có thể theo kỳ)
Tổng thu nhập chịu thuế
Ghi đúng tổng số tiền trước khi khấu trừ thuế
Số thuế TNCN đã khấu trừ
Là số tiền thuế đã bị giữ lại tại nguồn
Số tiền thực nhận
Tổng thu nhập sau khi trừ đi phần thuế đã khấu trừ
Ngày lập chứng từ
Ghi theo ngày thực tế lập chứng từ hoặc ký điện tử
Họ tên, chữ ký, chức vụ người đại diện
Người đại diện hợp pháp của tổ chức chi trả thu nhập ký tên và ký số (với bản điện tử)

3. Hình thức chứng từ điện tử

Theo quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC:
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN phải được lập dưới dạng điện tử có mã của cơ quan thuế.

Không được in và ký tay trên bản giấy nếu đã áp dụng hình thức điện tử, trừ trường hợp tổ chức được chấp thuận sử dụng bản giấy (phải nộp văn bản đề nghị lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp).

📌 Cảnh báo quan trọng: Một số doanh nghiệp in chứng từ điện tử rồi ký tay và đóng dấu → không còn giá trị pháp lý theo đúng quy định hiện hành.

4. Phần mềm lập chứng từ

Doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có tích hợp chức năng lập chứng từ khấu trừ thuế. Hiện nay, một số phần mềm phổ biến được sử dụng như:

MeInvoice (MISA)
Viettel Invoice
VNPT Invoice
Softdreams
E-invoice FPT

Phần mềm cần đảm bảo kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế để cấp mã xác thực và gửi chứng từ hợp lệ cho cá nhân.

IV. Hướng Dẫn Cách Viết Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN (Mẫu 03/TNCN)

Khi lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN, kế toán doanh nghiệp cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc theo mẫu quy định. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần của chứng từ:

1. Thông tin tổ chức chi trả thu nhập

Mục cần ghi
Hướng dẫn điền
Tên tổ chức
Ghi đầy đủ tên doanh nghiệp, đúng với tên đăng ký thuế
Mã số thuế (MST)
Điền chính xác MST của đơn vị
Địa chỉ
Địa chỉ trụ sở theo đăng ký kinh doanh
Số điện thoại, email
Không bắt buộc nhưng nên có để đối chiếu khi cần

2. Thông tin cá nhân nhận thu nhập

Mục cần ghi
Hướng dẫn điền
Họ và tên
Ghi đúng theo CMND/CCCD của người nhận thu nhập
Mã số thuế (nếu có)
Ưu tiên ghi nếu cá nhân đã đăng ký MST
Địa chỉ cư trú
Nơi cư trú hiện tại của cá nhân
Quốc tịch
Ghi bắt buộc nếu cá nhân là người nước ngoài

3. Nội dung thu nhập và thuế khấu trừ

Mục cần ghi
Hướng dẫn điền
Loại thu nhập

Ví dụ: tiền lương, tiền công, thù lao, hoa hồng…

Thời điểm chi trả
Ghi rõ theo kỳ trả lương: VD: Tháng 12/2024
Tổng thu nhập chịu thuế
Tổng số tiền trước khi trừ thuế
Số thuế đã khấu trừ
Ghi đúng số tiền đã khấu trừ TNCN (theo biểu lũy tiến hoặc 10%)
Số tiền thực nhận
Là phần còn lại sau khi trừ thuế TNCN

4. Ngày lập và chữ ký

Mục cần ghi
Hướng dẫn điền
Ngày lập chứng từ
Ghi theo ngày thực tế chứng từ được ký (trên phần mềm điện tử)
Người ký chứng từ
Là đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền của tổ chức chi trả
Chữ ký số (điện tử)
Bắt buộc nếu sử dụng bản điện tử gửi qua hệ thống thuế

✅ Ví dụ minh họa (giả định):

Họ tên cá nhân: Nguyễn Văn A
MST: 0123456789
Loại thu nhập: Tiền lương tháng 12/2024
Tổng thu nhập chịu thuế: 20.000.000 đồng
Thuế TNCN khấu trừ (10%): 2.000.000 đồng
Thực nhận: 18.000.000 đồng
Ngày lập chứng từ: 05/01/2025
Người ký: Trần Thị B – Kế toán trưởng, ký số trên phần mềm meInvoice

📌 Lưu ý khi viết chứng từ:

Phải khớp với bảng lương, bảng tính thuế và số đã nộp qua ngân hàng.
Phải gửi cho người lao động chậm nhất vào thời điểm chi trả thu nhập cuối cùng trong năm hoặc khi người lao động nghỉ việc (nếu có yêu cầu).
Đối với người nước ngoài không cư trú, cần ghi rõ quốc tịch và áp dụng đúng thuế suất theo biểu thuế riêng.

Bài viết tham khảo: Khóa học kế toán tổng hợp thực hành dành cho người mới bắt đầu

V. Những Lưu Ý Khi Sử Dụng Và Tra Cứu Chứng Từ Khấu Trừ Thuế TNCN Điện Tử

Từ ngày 01/7/2022, chứng từ khấu trừ thuế TNCN được chuyển sang hình thức điện tử bắt buộc (trừ một số trường hợp đặc biệt được cơ quan thuế cho phép sử dụng bản giấy). Do đó, cả người lao động và doanh nghiệp cần nắm rõ các lưu ý sau để đảm bảo hợp lệ khi sử dụng:

1. Chứng từ điện tử phải có mã của cơ quan thuế

Mỗi chứng từ khấu trừ điện tử phải được cấp mã xác thực từ hệ thống thuế điện tử.
Không có mã cơ quan thuế → chứng từ không có giá trị pháp lý.
Khi cần in ra (để nộp hồ sơ), bản in phải giữ nguyên QR code/mã tra cứu, không được ký tay hoặc đóng dấu thêm.

2. Doanh nghiệp phải đăng ký sử dụng chứng từ khấu trừ với cơ quan thuế

Trước khi cấp chứng từ khấu trừ, tổ chức chi trả thu nhập phải gửi thông báo phát hành chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (Mẫu 02/CK-TNCN) tới cơ quan thuế.

Việc sử dụng mẫu không đúng quy định, hoặc chưa đăng ký nhưng vẫn phát hành → có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn – chứng từ.

3. Người lao động có thể tự tra cứu chứng từ khấu trừ

Nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế (như meInvoice, VNPT Invoice...), người lao động có thể:

Tự tra cứu chứng từ khấu trừ trên hệ thống (qua link hoặc tài khoản nhận chứng từ).

Tải file PDF có mã cơ quan thuế, in ra để nộp hồ sơ quyết toán hoặc hoàn thuế.

📌 Mẹo tra cứu nhanh:

– Truy cập website phần mềm (ví dụ: https://tra-cuu.meinvoice.vn)
– Nhập mã số thuế doanh nghiệp hoặc mã tra cứu chứng từ
– Kiểm tra chứng từ đã được phát hành đúng chưa

4. Lưu trữ chứng từ ít nhất 10 năm

Cả doanh nghiệp và cá nhân nên lưu trữ bản chứng từ điện tử (dạng PDF có mã xác thực) trong thời hạn ít nhất 10 năm, theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán – thuế.

Tham khảo: Khóa học nguyên lý kế toán

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN là một loại văn bản kế toán – thuế quan trọng, không chỉ phục vụ cho mục đích quyết toán hoặc hoàn thuế, mà còn có giá trị pháp lý trong các thủ tục tài chính cá nhân. Việc hiểu đúng và sử dụng đúng mẫu, đúng quy định sẽ giúp người lao động và doanh nghiệp tránh rủi ro thuế, đồng thời đảm bảo quyền lợi trong các giao dịch hợp pháp.

📌 Nếu bạn là kế toán doanh nghiệp hoặc cá nhân cần hỗ trợ lập – tra cứu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đúng chuẩn, hãy liên hệ với trung tâm Kế toán Lê Ánh để được tư vấn cụ thể theo tình huống thực tế.

0.0

0 Đánh giá