Các Nghiệp Vụ Kế Toán Tổng Hợp Cần Biết Khi Đi Làm Thực Tế

Học kế toán tổng hợp là một chuyện, nhưng để làm tốt công việc kế toán tổng hợp trong thực tế doanh nghiệp lại là một câu chuyện hoàn toàn khác.

Xem thêm: Công Việc Của Kế Toán Tổng Hợp - Mô Tả Chi Tiết

Tại Kế toán Lê Ánh, chúng tôi hiểu rõ rằng: một khóa học kế toán tổng hợp hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc truyền đạt lý thuyết hay cung cấp chứng chỉ, mà phải giúp học viên làm được việc thực tế, tự tin xử lý sổ sách, chứng từ, báo cáo khi đi làm.

Trên thực tế, rất nhiều người sau khi hoàn thành một khóa học kế toán tổng hợp ở nơi khác vẫn cảm thấy lúng túng khi bắt tay vào công việc. Họ không biết bắt đầu từ đâu, xử lý những nghiệp vụ nào trước, trình tự công việc ra sao, cần lưu ý gì khi lên báo cáo hoặc kiểm tra sổ sách.

Nguyên nhân là bởi kế toán tổng hợp không chỉ là “làm báo cáo tài chính”, mà là cả một chuỗi công việc có tính hệ thống và đòi hỏi kỹ năng thực hành vững vàng: từ tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán, kiểm tra kho, đối chiếu công nợ, đến lập sổ sách kế toán, kê khai thuế và lập các báo cáo tài chính – thuế theo quy định.

Chính vì vậy, bài viết này được xây dựng nhằm mục tiêu:

• Giúp bạn hình dung rõ các nghiệp vụ kế toán tổng hợp phổ biến nhất mà bất kỳ ai làm nghề cũng cần phải thành thạo

• Giúp bạn tự đánh giá lại kiến thức và kỹ năng hiện có, xác định rõ đâu là phần mình đã vững, đâu là phần cần bổ sung

• Và quan trọng hơn, giúp bạn có định hướng rõ ràng hơn khi chuẩn bị tham gia phỏng vấn hoặc chính thức nhận việc kế toán tại doanh nghiệp

Nếu bạn đang tìm kiếm một lộ trình học thực tế, bài bản và được hướng dẫn trực tiếp bởi những kế toán trưởng, chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến, nội dung trong bài viết này chính là phần mở đầu giúp bạn hiểu sâu hơn về công việc mình sẽ làm – và chuẩn bị tốt hơn cho hành trình nghề nghiệp phía trước.

Xem thêm: Lộ trình học kế toán cho người mới bắt đầu

I. Kế toán tổng hợp làm gì trong doanh nghiệp?

Nhiều người khi mới tìm hiểu về nghề kế toán tổng hợp thường có suy nghĩ đơn giản rằng: 

Kế toán tổng hợp chỉ cần nhập số liệu và lập báo cáo tài chính cuối năm.

Tuy nhiên, đó chỉ là một phần rất nhỏ trong toàn bộ khối lượng công việc mà một kế toán tổng hợp thực sự đảm nhiệm.

Thực tế, kế toán tổng hợp là người phụ trách tổng hợp toàn bộ dữ liệu kế toán phát sinh trong doanh nghiệp, từ nhiều bộ phận và nguồn khác nhau như: bán hàng, mua hàng, kho, ngân hàng, tiền mặt, tiền lương, công nợ và thuế.

Họ không làm việc độc lập, mà phối hợp chặt chẽ với các kế toán phần hành như kế toán kho, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, kế toán tiền lương... để thu thập, kiểm tra và đối chiếu số liệu trước khi ghi nhận, lập sổ sách và tổng hợp báo cáo.

Xem thêm:

• Kế toán kho là gì?

• Kế toán bán hàng là gì?

• Kế toán công nợ là gì?

• Kế toán tiền lương là gì?

Kế toán tổng hợp thường được ví như "người tổng kiểm" trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp, bởi đây là vị trí cuối cùng kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, đồng thời là người chịu trách nhiệm lập sổ và lên toàn bộ hệ thống báo cáo tài chính – kế toán định kỳ.

Cụ thể, công việc của kế toán tổng hợp thường bao gồm:

• Kiểm tra và rà soát chứng từ kế toán: hóa đơn đầu vào – đầu ra, phiếu thu chi, bảng lương, hợp đồng kinh tế, các hồ sơ chứng từ kèm theo

• Định khoản và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán hoặc hệ thống Excel

• Lập các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp: sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ quỹ, sổ chi tiết công nợ, kho, tài sản cố định…

• Đối chiếu dữ liệu: công nợ phải thu – phải trả, tồn kho, tiền gửi ngân hàng, các tài khoản tạm ứng, tài sản và nguồn vốn

• Lập báo cáo định kỳ theo tháng, quý, năm: báo cáo kết quả kinh doanh, cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ, báo cáo chi tiết chi phí – doanh thu – lãi lỗ

• Kê khai và nộp tờ khai thuế theo quy định: thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN…

• Lập báo cáo tài chính, thuyết minh báo cáo và các tài liệu phục vụ kiểm toán, thanh tra thuế

• Giải trình số liệu khi có yêu cầu từ cơ quan quản lý hoặc lãnh đạo doanh nghiệp

Xem chi tiết công việc của kế toán tổng hợp tại bài viết: https://ketoanleanh.vn/cong-viec-cua-ke-toan-tong-hop-mo-ta-chi-tiet 

Nói cách khác, kế toán tổng hợp không chỉ cần nắm vững kỹ năng định khoản kế toán, mà còn cần hiểu dòng tiền, kiểm soát quy trình sổ sách kế toán nội bộ và có khả năng đọc – phân tích bức tranh tài chính toàn diện của doanh nghiệp.

II. Các nhóm nghiệp vụ kế toán tổng hợp cần nắm vững

Để đảm nhận tốt vị trí kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp, người học không thể chỉ dừng lại ở việc biết định khoản hay nhập liệu cơ bản. Công việc thực tế đòi hỏi bạn phải kiểm soát được toàn bộ chu trình kế toán, từ tiếp nhận chứng từ đến lập báo cáo tài chính cuối kỳ – và tất cả các bước đều cần thực hiện đúng, đầy đủ và đúng kỳ.

Dưới đây là tám nhóm nghiệp vụ cốt lõi mà một kế toán tổng hợp cần nắm vững nếu muốn xử lý tốt công việc tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ:

1. Nhập liệu chứng từ kế toán

Đây là công việc nền tảng trong chu trình kế toán. Dữ liệu đầu vào có chính xác thì các bước sau mới đảm bảo không sai lệch. Một kế toán tổng hợp cần biết cách:

• Nhập hóa đơn mua hàng, dịch vụ, chi phí văn phòng

• Ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ

• Hạch toán các phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi, phiếu nhập – xuất kho

• Ghi nhận bảng lương, chi phí trả trước, phân bổ chi phí

Trước khi nhập liệu, kế toán cần kiểm tra đầy đủ thông tin trên chứng từ như ngày chứng từ, mã số thuế, số tiền, tài khoản sử dụng, nội dung nghiệp vụ…

2. Hạch toán kế toán đúng chuẩn mực

Sau khi tiếp nhận chứng từ, kế toán tổng hợp phải định khoản và ghi sổ nghiệp vụ phát sinh một cách chính xác, đảm bảo phù hợp với bản chất kinh tế và tuân thủ nguyên tắc kế toán hiện hành. 

Ví dụ:

• Mua hàng chưa thanh toán: Nợ 156 / Có 331

• Chi lương: Nợ 642 / Có 334

• Nộp thuế GTGT: Nợ 3331 / Có 112

Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn cần hạch toán khấu hao tài sản cố định, phân bổ công cụ dụng cụ, chi phí trả trước, lập dự phòng và ghi nhận doanh thu – chi phí đúng kỳ kế toán.

3. Theo dõi và đối chiếu công nợ

Công nợ là nhóm dữ liệu dễ phát sinh sai lệch và có nguy cơ rủi ro nếu không theo dõi sát sao. Kế toán tổng hợp cần:

• Theo dõi công nợ phải thu – phải trả theo từng khách hàng, nhà cung cấp

• Đối chiếu thường xuyên với sổ phụ ngân hàng và báo cáo từ các bộ phận liên quan

• Lập bảng đối chiếu công nợ định kỳ để kiểm soát tuổi nợ, phát hiện sớm các khoản nợ quá hạn hoặc khó thu hồi

Việc đối chiếu công nợ chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong thanh toán và hạn chế rủi ro trong các kỳ kiểm tra tài chính – thuế.

4. Theo dõi tồn kho, tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Kế toán tổng hợp cần có khả năng:

• Kiểm tra tình hình nhập – xuất – tồn kho định kỳ

• Đối chiếu tồn kho sổ sách với thực tế

• Ghi nhận, trích khấu hao tài sản cố định đúng theo quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC (hoặc quy định mới nếu cập nhật)

• Phân bổ công cụ dụng cụ theo thời gian sử dụng thực tế, đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lý

Đối với doanh nghiệp có nhiều hàng hóa, vật tư, tài sản, nhóm nghiệp vụ này thường chiếm tỷ trọng lớn trong khối lượng công việc hàng tháng.

5. Lập các sổ kế toán chi tiết và tổng hợp

Đây là công việc mang tính hệ thống và là căn cứ trực tiếp để lập báo cáo tài chính. Kế toán tổng hợp cần:

• Lập các sổ chi tiết: sổ quỹ tiền mặt, sổ ngân hàng, sổ công nợ, sổ kho, sổ tài sản cố định

• Lập sổ tổng hợp: nhật ký chung, sổ cái, bảng cân đối tài khoản, bảng tổng hợp phát sinh

Chỉ cần một sai sót nhỏ trong việc ghi sổ – ví dụ như định khoản sai tài khoản, ghi thiếu mã chi tiết – cũng có thể khiến báo cáo cuối kỳ bị sai lệch hoàn toàn.

6. Kê khai thuế định kỳ

Tùy theo quy mô doanh nghiệp và hướng dẫn của cơ quan thuế, kế toán tổng hợp cần:

• Kê khai thuế giá trị gia tăng (mẫu 01/GTGT) theo tháng hoặc quý

• Kê khai thuế thu nhập cá nhân phát sinh từ lương, hoa hồng, thù lao

• Lập tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính theo quý và quyết toán cuối năm

Mặc dù có thể không trực tiếp nộp tờ khai, kế toán tổng hợp vẫn là người rà soát, kiểm tra số liệu và đảm bảo rằng việc kê khai đúng kỳ, đúng số, đúng quy định.

7. Lập báo cáo tài chính cuối kỳ

Đây là nhóm công việc đòi hỏi sự tổng hợp và phân tích cao. Bộ báo cáo tài chính bao gồm:

• Bảng cân đối kế toán

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Thuyết minh báo cáo tài chính

• Các tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân

Khác với suy nghĩ phổ biến rằng “chỉ cần phần mềm là xong”, kế toán tổng hợp giỏi cần kiểm soát được số liệu đầu vào, hiểu được bản chất từng chỉ tiêu và phát hiện kịp thời những chênh lệch bất thường.

8. Giải trình số liệu – làm việc với cơ quan thuế, kiểm toán

Khi có thanh tra thuế, kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập, kế toán tổng hợp thường là người trực tiếp:

• Giải trình số dư tài khoản và số liệu trên báo cáo tài chính

• Cung cấp các chứng từ liên quan: hóa đơn, sổ sách, bảng lương, hợp đồng…

• Làm rõ các vấn đề phát sinh: doanh thu, chi phí, thuế GTGT, khấu hao, hoàn thuế…

Việc giải trình sẽ trở nên đơn giản nếu kế toán làm đúng ngay từ đầu, hệ thống chứng từ – sổ sách rõ ràng, đầy đủ, nhất quán với báo cáo đã lập.

III. Kinh nghiệm làm nghiệp vụ kế toán tổng hợp trong thực tế

Việc hoàn thành khóa học chỉ là bước khởi đầu. Để trở thành một kế toán tổng hợp thực sự có năng lực, bạn cần làm đúng, làm chắc và hạn chế tối đa sai sót trong quá trình xử lý nghiệp vụ thực tế. 

Dưới đây là một số kinh nghiệm quan trọng mà bất kỳ kế toán tổng hợp nào cũng cần nắm vững khi bắt đầu công việc tại doanh nghiệp:

1. Kiểm tra kỹ chứng từ đầu vào trước khi ghi nhận

Chứng từ kế toán, đặc biệt là hóa đơn giá trị gia tăng, phải đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp. 

Thông tin trên chứng từ cần được kiểm tra đầy đủ: ngày tháng, số tiền, số tài khoản, nội dung, chữ ký và dấu đơn vị. 

Việc nhập liệu khi chưa kiểm tra kỹ có thể dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong quá trình kê khai thuế hoặc khi bị cơ quan thuế kiểm tra sau này.

2. Theo dõi và cập nhật số liệu kế toán theo tháng

Một sai lầm phổ biến là dồn toàn bộ chứng từ của nhiều tháng hoặc cả năm để xử lý vào cuối kỳ. Điều này không chỉ gây áp lực công việc mà còn làm tăng nguy cơ bỏ sót, sai sót dữ liệu, dẫn đến sai lệch báo cáo tài chính.

Người làm kế toán tổng hợp cần chủ động kiểm tra, nhập liệu và đối chiếu số liệu hằng tháng để đảm bảo tính liên tục và chính xác.

3. Đối chiếu sổ sách định kỳ

Việc so sánh, đối chiếu giữa sổ kế toán với sao kê ngân hàng, giữa tồn kho sổ sách và thực tế, hay giữa công nợ ghi nhận và báo cáo từ khách hàng, nhà cung cấp là bước không thể bỏ qua. Chỉ cần chênh lệch vài dòng dữ liệu, toàn bộ hệ thống sổ sách có thể phải điều chỉnh lại. 

Do đó, kế toán tổng hợp nên thực hiện đối chiếu định kỳ, tối thiểu mỗi tháng một lần.

4. Lưu trữ chứng từ một cách khoa học và đầy đủ

Lưu trữ chứng từ đúng cách là yêu cầu quan trọng, không chỉ để phục vụ nội bộ mà còn để giải trình với cơ quan thuế hoặc kiểm toán khi cần thiết. 

Kế toán tổng hợp nên phân loại chứng từ theo nhóm nghiệp vụ (mua vào, bán ra, chi phí, tiền lương...), đánh số theo thời gian và tháng, có thể lưu bản mềm trên hệ thống để tra cứu dễ dàng.

Xem thêm: 

• Lương Kế Toán Tổng Hợp Hiện Nay Là Bao Nhiêu?

• Câu Hỏi Phỏng Vấn Kế Toán Tổng Hợp Thường Gặp - Cách Trả Lời

• Có Nên Học Chứng Chỉ Kế Toán Tổng Hợp Không?

• Khóa Học Kế Toán Tổng Hợp Tại TPHCM Uy Tín Nhất

IV. Gợi ý lộ trình học và rèn luyện nghiệp vụ kế toán tổng hợp

Đối với người mới bắt đầu hoặc những ai muốn học lại một cách bài bản, việc học theo đúng trình tự công việc thực tế là yếu tố then chốt để phát triển vững chắc nghiệp vụ. 

Dưới đây là một lộ trình học thực hành được khuyến nghị bởi đội ngũ giảng viên tại Kế toán Lê Ánh:

Giai đoạn 1: Củng cố nền tảng nguyên lý kế toán

• Ôn tập nguyên lý kế toán: hệ thống tài khoản, nguyên tắc ghi Nợ – Có

• Nắm chắc bản chất các nghiệp vụ kinh tế: mua bán, thanh toán, khấu hao, trả lương…

• Luyện tập định khoản cho từng tình huống cụ thể để hình thành tư duy xử lý nghiệp vụ

Tham khảo: Khóa học nguyên lý kế toán

Giai đoạn 2: Tập nhập liệu và lập sổ trên Excel, Misa

• Làm quen với các loại chứng từ: hóa đơn, phiếu chi, bảng lương, ủy nhiệm chi…

• Tập nhập liệu chứng từ đầu vào – đầu ra trên Excel

• Lập các sổ chi tiết: sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, sổ công nợ...

Giai đoạn 3: Thực hành trên bộ chứng từ thực tế

• Làm việc với một bộ hồ sơ kế toán hoàn chỉnh của doanh nghiệp

• Thực hành toàn bộ quy trình: nhập liệu – hạch toán – lập sổ – tổng hợp số liệu

• Học viên thực hành trên phần mềm kế toán để làm quen với quy trình thực tế tại doanh nghiệp

Giai đoạn 4: Lập báo cáo tài chính và kiểm tra đầu ra

• Tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính cuối năm: bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo

• Lập các tờ khai quyết toán thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN

• Kiểm tra số liệu, phát hiện và điều chỉnh các lỗi định khoản, sai lệch số dư trước khi chốt báo cáo

Gợi ý cho người học:

Nếu bạn muốn rút ngắn thời gian học và được hướng dẫn bài bản, bạn nên lựa chọn chương trình đào tạo kế toán tổng hợp thực hành tại các trung tâm uy tín, nơi có:

• Giảng viên là kế toán trưởng hoặc chuyên gia giàu kinh nghiệm thực tế

• Hệ thống học liệu thực hành sát với công việc doanh nghiệp

• Mô hình học kết hợp lý thuyết – chứng từ – sổ sách – phần mềm

• Hỗ trợ giải đáp khi học viên bắt đầu đi làm thực tế

Khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại Kế toán Lê Ánh được thiết kế theo đúng lộ trình trên, với cam kết rõ ràng về chất lượng đầu ra và hỗ trợ sau đào tạo, giúp học viên có thể tự tin nhận việc ngay sau khóa học.