Kế Toán Công Nợ Là Gì? Vai Trò Và Nhiệm Vụ Cần Biết

Nội dung bài viết được cố vấn chuyên môn bởi Cô Ngô Thị Hường - Trưởng phòng tài chính kế toán Công Ty Cổ Phần HTC Viễn Thông Quốc Tế, giảng viên Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành tại trung tâm Lê Ánh.

Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát, ghi nhận và kiểm soát các khoản phải thu, phải trả. Nhưng kế toán công nợ là gì? Vai trò và nhiệm vụ cần biết của vị trí này bao gồm những gì? Để đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và hiệu quả, việc hiểu rõ về công việc này là bước đi cần thiết đối với cả nhà quản lý lẫn những người làm trong ngành kế toán. Hãy cùng Kế toán Lê Ánh tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

1. Kế toán công nợ là gì?

Kế toán công nợ (KTCN) là quá trình theo dõi, kiểm tra và kiểm soát các khoản nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Công việc này bao gồm việc quản lý các khoản nợ từ khách hàng, số tiền phải thu từ nhà cung cấp, cũng như xử lý các giao dịch liên quan như thu tiền và thanh toán. Đây là một phần thiết yếu trong quản lý tài chính, nhằm đảm bảo rằng các khoản công nợ được xử lý đúng thời hạn.

Kế toán công nợ được chia thành hai nhóm chính:

Công nợ phải trả: Là các khoản tiền doanh nghiệp cần chi trả cho nhà cung cấp hoặc đối tác thứ ba, bao gồm các chi phí như hàng hóa, nguyên liệu, hoặc thiết bị mà doanh nghiệp chưa hoàn tất thanh toán.

Công nợ phải thu: Là các khoản tiền doanh nghiệp chờ thu từ khách hàng sau khi đã cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ, nhưng chưa nhận được đủ thanh toán hoặc chỉ nhận được một phần.

2. Vai trò của kế toán công nợ trong doanh nghiệp

Phần lớn các doanh nghiệp đều phải đối mặt với vấn đề liên quan đến công nợ, đặc biệt là sự mất cân đối giữa thời điểm thanh toán cho nhà cung cấp và thời gian thu hồi tiền từ khách hàng. Do đó, kế toán công nợ giữ vai trò then chốt trong việc quản lý hiệu quả dòng tiền của doanh nghiệp. Một số nhiệm vụ chính của kế toán công nợ bao gồm:

• Hỗ trợ ban lãnh đạo trong việc nắm bắt tình hình tài chính thông qua việc phân tích và giám sát các khoản công nợ.

• Cung cấp dữ liệu tài chính để hỗ trợ nhà quản lý xây dựng các chiến lược phát triển phù hợp.

• Đảm bảo việc ghi nhận chính xác và kịp thời các khoản thu, chi, đồng thời xử lý thanh toán đúng hạn nhằm tránh tình trạng vốn bị chiếm dụng.

• Theo dõi thường xuyên các khoản nợ lớn hoặc các khách hàng có giao dịch liên tục để kiểm soát rủi ro.

Một hệ thống quản lý công nợ tốt sẽ góp phần cải thiện sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và hạn chế tối đa nguy cơ phát sinh nợ xấu.

3. Nhiệm vụ chính của kế toán công nợ

- Tiếp nhận và kiểm tra hợp đồng kinh tế

• Cập nhật thông tin của khách hàng, đối tác, hoặc nhà cung cấp mới vào hệ thống quản lý hoặc các sổ sách liên quan.Điều chỉnh dữ liệu thông tin khi phát sinh các thay đổi như  chuyển nhượng hoặc cập nhật chi tiết của nhà cung cấp hay khách hàng.

• Kiểm tra kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng thanh toán để đảm bảo không xảy ra sai sót trong quá trình thực hiện.

- Kiểm tra công nợ định kỳ

• Rà soát thông tin liên quan đến hạn mức tín dụng, thời gian thanh toán của từng hợp đồng bán hàng đã ký với đối tác hoặc khách hàng.

• Đảm bảo kiểm tra chi tiết các yếu tố như loại hàng hóa, số lượng, giá bán và thời hạn thanh toán trong hợp đồng với khách hàng đang thực hiện hoặc đã lấy hàng.

• Theo dõi sát sao công nợ chi tiết của từng đối tác, nhà cung cấp, khách hàng, bao gồm thời hạn thanh toán, khoản đã thanh toán, và các khoản nợ quá hạn.

• Báo cáo kết quả kiểm tra công nợ tới các bộ phận liên quan hoặc cấp trên.

- Giám sát quá trình thanh toán của khách hàng

Khi có phát sinh công nợ từ hợp đồng hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán công nợ chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ thanh toán của từng khách hàng, đối tác.

- Tham gia thu hồi các khoản nợ khó đòi

Trực tiếp thực hiện việc đôn đốc và thu hồi các khoản công nợ xấu hoặc có nguy cơ không thể thu hồi.

- Quản lý công nợ tạm ứng nội bộ

• Theo dõi và nhắc nhở các bộ phận hoặc cá nhân trong nội bộ doanh nghiệp thanh toán các khoản tạm ứng đúng thời hạn.

• Lập danh sách các khoản tạm ứng quá hạn để đốc thúc việc hoàn tất thanh toán theo yêu cầu cấp trên hoặc định kỳ hàng tuần.

- Xử lý các công nợ được ủy thác

• Định khoản các giao dịch tài chính dựa trên chứng từ hóa đơn liên quan.

• Điều chỉnh số liệu khi phát hiện sự chênh lệch hoặc thiếu khớp với giá trị hợp đồng.

• Theo dõi các khoản công nợ ủy thác theo từng đối tượng cụ thể.

• Kiểm tra và lập bảng sao kê chứng từ để gửi đến các kế toán viên phụ trách hoặc cán bộ kiểm soát.

- Quản lý các khoản vay doanh nghiệp

• Tiến hành thanh lý các hợp đồng cũ hoặc xử lý hợp đồng mới khi có nghiệp vụ tài chính phát sinh.

• Giám sát và đảm bảo việc thanh toán các khoản vay được thực hiện đúng theo thời gian quy định trong hợp đồng.

• Định khoản và điều chỉnh bút toán để cân đối với tỷ giá phát sinh.

• Đối với các khoản lãi phải trả, cần tính toán chính xác và lập chứng từ để trình cho bộ phận liên quan xử lý theo từng hợp đồng hoặc đối tượng cụ thể.

>>> Xem thêm: Công việc của kế toán công nợ

4. Kỹ năng cần thiết của kế toán công nợ

- Nắm chắc kiến thức và nghiệp vụ chuyên môn

Để thực hiện công việc quản lý công nợ hiệu quả, mỗi người cần sở hữu nền tảng kiến thức kế toán vững vàng. Điều này sẽ giúp xử lý công việc một cách chính xác và nhanh chóng, từ đó tăng cường độ tin cậy trong việc quản lý tài chính doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, việc không ngừng rèn luyện và nâng cao kỹ năng chuyên môn là cần thiết. Khi thành thạo các nghiệp vụ, bạn sẽ dễ dàng phân tích, giám sát và phân loại công nợ theo từng đối tượng một cách khoa học và hợp lý hơn, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc.

- Thành thạo công nghệ và phần mềm kế toán

Một nhân viên kế toán công nợ cần có kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính cùng các phần mềm kế toán để hỗ trợ công việc hiệu quả hơn. Công nghệ thông tin ngày càng phát triển đã cung cấp nhiều công cụ kế toán hiện đại, giúp tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác.

Nhờ các phần mềm kế toán, bạn có thể thực hiện nhanh chóng các nhiệm vụ như lập hóa đơn, quản lý công nợ, theo dõi thanh toán và tạo báo cáo chi tiết. Việc sử dụng thành thạo các công cụ này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao hiệu suất tổng thể.

- Khả năng phân tích và tham mưu

Nhân viên kế toán công nợ cần có kỹ năng phân tích để đánh giá các thông tin liên quan đến tình trạng công nợ, như khả năng thanh toán của khách hàng hoặc những khoản nợ bị trễ hạn. Khả năng này giúp họ đưa ra các đề xuất và giải pháp phù hợp, hỗ trợ quản lý doanh nghiệp kiểm soát công nợ hiệu quả.

Ngoài ra, vai trò tham mưu của kế toán công nợ cũng rất quan trọng. Họ cần tư vấn cho các phòng ban khác và cấp quản lý để đưa ra các quyết định đúng đắn liên quan đến vấn đề tài chính.

- Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống

Kế toán công nợ thường xuyên tương tác với các bộ phận nội bộ và khách hàng để cập nhật thông tin và đề xuất các phương án quản lý công nợ. Kỹ năng giao tiếp tốt sẽ giúp họ truyền tải thông tin rõ ràng, tạo dựng mối quan hệ hợp tác hiệu quả và duy trì sự gắn kết trong công việc.

Ngoài ra, khả năng xử lý linh hoạt các tình huống phát sinh, như khách hàng chậm thanh toán hay các tranh chấp công nợ, sẽ giúp giải quyết vấn đề một cách hiệu quả và công bằng. Giữ bình tĩnh và đưa ra quyết định hợp lý là yếu tố quan trọng trong các tình huống này.
- Tính trung thực, cẩn thận và tỉ mỉ

Để đảm bảo việc quản lý công nợ hiệu quả, kế toán viên cần chính xác và trung thực trong việc ghi nhận dữ liệu. Mọi thông tin liên quan phải được lưu trữ đầy đủ và rõ ràng để phục vụ việc truy xuất khi cần. Sự tỉ mỉ và cẩn thận cũng giúp giảm thiểu sai sót, tạo sự tin tưởng cho lãnh đạo trong việc ra quyết định liên quan đến tài chính.

5. Lời khuyên cho người làm kế toán công nợ

- Thiết lập quy trình quản lý công nợ chặt chẽ

Hãy xây dựng một quy trình quản lý công nợ chi tiết và rõ ràng để đảm bảo việc theo dõi, ghi nhận và xử lý các khoản công nợ diễn ra một cách khoa học và hiệu quả. Một quy trình tốt sẽ giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian xử lý.

- Tận dụng các phần mềm hỗ trợ công việc

Sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao độ chính xác trong việc quản lý công nợ. Các công cụ này còn hỗ trợ lập báo cáo, theo dõi chi tiết công nợ và cảnh báo các khoản sắp đến hạn hoặc quá hạn.

- Liên tục cập nhật kiến thức chuyên môn

Thường xuyên cập nhật các thay đổi về pháp luật liên quan đến công nợ, tài chính và các quy định kế toán là yếu tố cần thiết. Điều này không chỉ giúp kế toán viên làm việc đúng quy định mà còn nâng cao năng lực để đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao trong công việc.

>>> Tham khảo: Kinh nghiệm làm kế toán công nợ trong doanh nghiệp thực tế

Qua bài viết trên của Kế toán Lê Ánh, chúng ta đã làm rõ kế toán công nợ là gì cùng những vai trò và nhiệm vụ cần biết của vị trí này trong doanh nghiệp. Không chỉ đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, kế toán công nợ còn giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác thông qua việc kiểm soát hiệu quả các khoản phải thu, phải trả. Đây là một phần không thể thiếu để xây dựng nền tảng tài chính vững mạnh, hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh.

-------------------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh  

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM