Quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử- Nội dung quan trọng Doanh nghiệp cần lưu ý

Trong quá trình thông báo phát hành, khởi tạo, sử dụng hóa đơn điện tử thì điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp, tổ chức sẽ sử dụng hoàn toàn chữ ký số thay thế cho chữ ký tay và dấu đỏ. Nhưng không phải việc sử dụng chữ ký số là chỉ cắm USB Token và nhập mã pin ký số là xong,Đòi hỏi kế toán viên còn cần cần nắm vững các quy định khi sử dụng chữ ký  trên hóa đơn điện tử để hóa đơn đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp.Kế toán Lê Ánh sẽ gửi bạn đọc các thông tin quan trọng Quy định về chữ ký của hóa đơn điện tử qua bài viết sau đây. 

>>>>>>>>>>> xem thêm: Thời điểm lập hóa đơn điện tử mới nhất  

1.Chữ ký số trên hoá đơn điện tử là gì?

Chữ ký số là một tập con của chữ ký điện tử. Trong đó, chữ ký điện tử được định nghĩa là thông tin đi kèm theo dữ liệu, có thể ở dạng văn bản, hình ảnh hay video nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó. Cụ thể hơn, chữ ký số khóa công khai (hay hạ tầng khóa công khai) là mô hình sử dụng các kỹ thuật mật mã để gắn với mỗi người sử dụng một cặp khóa công khai - bí mật và qua đó có thể ký các văn bản điện tử cũng như trao đổi các thông tin mật. Khóa công khai thường được phân phối thông qua chứng thực khóa công khai. mẫu thang bảng lương mới nhất

Chữ ký số được coi là một phần không thể tách rời của hóa đơn điện tử giúp xác thực hóa đơn điện tử đó do đơn vị nào phát hành, có đẩy đủ tính chất pháp lý và công nhận hóa đơn điện tử đó đã được mã hóa không thể sửa đổi sau khi ký.

2. Quy định về chữ ký số người bán trên hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về chữ ký số người bán trên hoá đơn điện tử

Với trường hợp người bán là doanh nghiệp, tổ chức thì chữ ký số của người bán trên hóa đơn phải là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.

Với trường hợp người bán là cá nhân thì sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền. học kế toán online

Đồng thời, kế toán doanh nghiệp tổ chức cần phải lưu ý về thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử như sau:

- Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn ngoại trừ một số lĩnh vực đặc thù cung cấp điện, nước, truyền hình, viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin…có hướng dẫn riêng của Tổng cục Thuế. Do vậy, các kế toán viên cần lưu ý khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo đáp ứng đúng quy định về Ngày hóa đơn và Thời điểm ký số khớp nhau tránh trường hợp hóa đơn không hợp lệ.

3. Quy định về chữ ký số người mua trên hoá đơn điện tử

Cũng theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, với trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh, đơn vị kế toán và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì người mua ký số, ký điện tử trên hóa đơn. đơn nghỉ việc

Tuy nhiên trong một số trường hợp người mua không nhất thiết phải có chữ ký số trên hoá đơn:

- Người mua không phải là đơn vị kế toán và hai bên không thỏa thuận yêu cầu chữ ký số người mua trên hóa đơn điện tử.

- Người mua là đơn vị kế toán nhưng có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… không cần chữ ký số người mua

Riêng trường hợp hai bên mua – bán có thỏa thuận về việc hóa đơn điện tử yêu cầu đầy đủ chữ ký số của bên bán và bên mua thì quy định pháp luật ưu tiên tôn trọng thỏa thuận của hai bên.

4. Một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ chữ ký số của cả người bán và người mua

Những trường hợp hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số người bán và người mu

Tại Khoản 3, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, quy định những trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua:

- Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua. cách tính thuế nhập khẩu

- Đối với hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho khách hàng là cá nhân không kinh doanh thì không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của cả người mua và người bán.

- Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử, chữ ký số của người bán

- Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người bán. msds là gì

- Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.

>>>>>>> xem thêm:  Các trường hợp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Bài viết trên đây,kế toán Lê Ánh đã đưa ra  những nội dung quan trọng trong quy định về chữ ký số trên hoá đơn điện tử. Doanh nghiệp, tổ chức cần lưu ý và thực hiện đúng các nội dung trong quy định, tránh những rủ ro sai phạm ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong quá trình sử dụng hoá dơn điện tử.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác nghiệp vụ kế toán  trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo các khóa học kế toán tổng hợp thực hành, kế toán thuế nâng cao. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về Khóa học kế toán tổng hợp thực hành tại trung tâm.