Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ

Trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không thiếu những trường hợp gặp phải sai sót hay những sự cố không mong muốn. Nhưng bạn đừng vì vậy mà lo lắng! Bài viết sau đây, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ theo quy định của Bộ Tài chính và Chính phủ dựa vào Thông tư 68 mới đây của Bộ Tài chính.

>>>>>> xem thêm: Xử lý sai xót hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế 

Theo Điều 17 trong Nghị định 119/2018 của Chính phủ thì đối với các trường hợp hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ quan thuế nếu gặp sai sót thì xử lý tùy các trường hợp sau:

1. Xử lý hóa đơn điện tử có mã phát hiện sai sót khi chưa gửi cho người mua

Người bán cần thực hiện gửi thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục Nghị định 119/2018 như hình dưới đây để hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập một hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử sau đó gửi tới Cơ quan thuế để cấp mã mới thay thế hóa đơn đã lập. Rồi gửi cho người mua. lập báo cáo kết quả kinh doanh

Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan thuế.

Mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử (Theo mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP)

2. Xử lý hóa đơn điện tử có mã phát hiện sai sót đã gửi cho người mua

Trong trường hợp này lại được chia thành 2 trường hợp nhỏ hơn, đó là:

2.1. Trường hợp sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai về mã số thuế và các nội dung khác
Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục như trên và không phải lập lại hóa đơn.

2.2. Trường hợp sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hay hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách và chất lượng

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, người bán thông báo tới Cơ quan thuế theo mẫu số 04 Phụ lục như trên về việc hủy hóa đơn điện tử và lập hóa đơn điện tử khác thay thế cho hóa đơn điện tử đã được cấp mã nhưng sai sót.

– Sau khi nhận được thông báo của bên mua, Cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của Cơ quan thuế.

– Hóa đơn điện tử mới thay thế phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số…, ký hiệu hóa đơn…, số hóa đơn…, ngày…tháng…năm…”.

– Người bán cần ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử mới và gửi Cơ quan thuế để được cấp mã cho hóa đơn điện tử mới. chuyển từ excel sang word

3. Trường hợp Cơ quan thuế phát hiện sai sót trong hóa đơn đã được cấp mã

Nếu Cơ quan thuế phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử đã được cấp mã thì sẽ thông báo cho bên bán theo Mẫu số 5 Phụ lục kèm trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP để bên bán kiểm tra sai sót.

Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát theo Mẫu số 05 Phụ lục Nghị định 119/2018/NĐ-CP

4. Trường hợp hóa đơn điện tử có mã gặp sự cố

Theo Điều 19 Nghị định 119,Với các trường hợp bên bán sử dụng hóa đơn điện tử có mã trong bán hàng và cung cấp dịch vụ và gặp sự cố không thể sử dụng được hóa đơn điện tử thì cần phải thông báo với Cơ quan thuế để được hỗ trợ xử lý sự cố.

Nếu trong trường hợp xử lý sự cố mà bên bán có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã thì phải đến trực tiếp Cơ quan thuế để được sử dụng. các loại hình xuất nhập khẩu

Chính phủ cũng quy định Bộ tài chính hướng dẫn xử lý các sự cố do lỗi hệ thống cấp mã của Cơ quan thuế.

5.Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã khi có sai sót
 

Với hóa đơn điện tử không có mã, có 2 trường hợp sai sót thường gặp cần phải xử lý, cụ thể đó là:

5.1. Hóa đơn điện tử không có mã đã gửi cho người mua

Tương tự hóa đơn điện tử có mã, trường hợp này của hóa đơn điện tử không có mã cũng được chia làm 2 trường hợp nhỏ:

5.1.1. Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác logistics

Người bán thông báo cho người mua về sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi Cơ quan thuế thì bên bán thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu Số 4 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

5.1.2. Trường hợp hóa đơn sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa không đúng quy cách, chất lượng.

Người bán lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn điện tử sai sót.

Hóa đơn điện tử thay thế cần có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn ký hiệu mẫu số…, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày tháng năm”.

Người bán ký số, ký điện tử lại và gửi cho người mua.

Nếu dữ liệu hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi Cơ quan thuế thì cần thực hiện thông báo với Cơ quan thuế theo Mẫu số 04 phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu hóa đơn điện tử theo phương thức và thời gian tại Điều 16, Thông tư 68/2019/TT-BTC. l/c trả chậm

5.2. Cơ quan thuế phát hiện sai sót sau khi nhận dữ liệu hóa đơn điện tử

Nếu Cơ quan thuế phát hiện sai sót ở hóa đơn điện tử sau khi nhận dữ liệu thì thông báo tới người bán theo Mẫu số 5 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 119/2018 của Chính phủ cho người bán kiểm tra sai sót.

Người bán có thời gian 2 ngày để thông báo với Cơ quan thuế theo mẫu số 4 phụ lục ban hành kèm nghị định 119/2018 về việc hủy hóa đơn điện tử (nếu có).

Nếu người bán thông báo hủy hóa đơn điện tử thì cần lập bản mới thay thế để gửi bên mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn điện tử tới Cơ quan thuế.

Nếu người bán không thông báo với Cơ quan thuế thì Cơ quan thuế sẽ tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót để bên bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

>>>>> xem thêm: Các loại sổ sách kế toán phải giải trình khi thanh tra thuế 

Bài viết trên đây, Kế toán Lê Ánh đã gửi đến bạn đọc cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thông tin hàng hóa, dịch vụ. Theo dõi website ketoanleanh.vn để cập nhật nhiều bạn viết hữu ích từ các chuyên gia, kế toán trưởng nhiều năm kinh nghiệm.  

Tham gia các khóa học Kế toán tổng hợp thực hành, Khóa học kế toán thuế chuyên sâu để nâng cao nghiệp vụ nhé!
Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!