Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên doanh nghiệp

Tác giả Kế Toán Lê Ánh 16/07/2024 16 phút đọc

Trong trường hợp Doanh nghiệp xuất hóa đơn điện tử nhưng bị sai tên hoặc địa chỉ của Doanh nghiệp thì phải xử lý thế nào? Liệu việc điều chỉnh thông tin hóa đơn điện tử có khả thi không? – Câu trả lời là CÓ! Tuy nhiên, tùy thuộc vào sai sót mà cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai sẽ khác nhau: thu hồi, điều chỉnh thông tin hoặc hủy hóa đơn. Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn đọc cách xử lý theo quy định mới nhất của Chính phủ và Bộ Tài chính.

Bài viết xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai thời điểm

1. Văn bản pháp luật hướng dẫn

Các quy định về hóa đơn điện tử được thể hiện trong các văn bản sau:

Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Thông tư 68/2019/TT-BTC

Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Xử lý hóa đơn điện tử bị viết sai tên, địa chỉ doanh nghiệp

Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Điều 9, Thông tư 32/2011/TT-BTC trước đây đã không còn phù hợp. Hiện nay, việc xử lý sai sót về hóa đơn điện tử được thực hiện theo Điều 17 (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và Điều 24 (hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) của Nghị định 119/2018/NĐ-CP, được hướng dẫn thực hiện tại Thông tư 68/2019/TT-BTC.

2.1 Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Theo điều 19 của nghị định 123/2020/NĐ-CP về xử lý sai sót thì:

"a) Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế."

Như vậy, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khi viết sai tên, địa chỉ của người mua nhưng các thông tin khác không bị sai, thì người bán không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập lại hóa đơn mới. chi phí vận chuyển hạch toán vào tài khoản nào

Người bán chỉ cần lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót.

Đồng thời, thông báo cho người mua về sai sót này và 2 bên lập biên bản điều chỉnh sai sót, mỗi bên một bản và lưu lại để giải trình về sau.

Xem thêm: Xử lý sai xót hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

2.2 Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế.

Trường hợp 1: Người bán xuất hóa đơn và chưa gửi dữ liệu cho cơ quan Thuế

Trong trường hợp này, người bán có thể hủy hóa đơn đã lập sai tên, địa chỉ của người mua, và lập hóa đơn thay thế như sau:

Người bán và người mua tiến hành lập Biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).

Trên phần mềm của hóa đơn điện tử, người bán lựa chọn chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập bìa báo cáo

Sau đó chọn chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Gửi biên bản ghi nhận sai sót và hóa đơn điện tử thay thế cho người mua và không phải lập mẫu 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp và không có chữ ký số thì cách tốt nhất là 2 bên làm biên bản ghi nhận sai sót có chữ ký tươi, đóng dấu của 2 bên để lưu lại.

Trường hợp 2: Người bán đã xuất hóa đơn và gửi dữ liệu cho cơ quan thuế

- Người bán và người mua lập biên bản ghi nhận sai sót

- Người bán lập mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế để thông báo sai sót.

Bài viết trên đây, Kế toán Lê Ánh đã cung cấp rất chi tiết về cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên doanh nghiệp. Hy vọng các bạn sẽ tìm được câu trả lời thỏa đáng cho vấn đề mình đang gặp phải ở bài viết này.

Nội dung này cũng được hướng dẫn rất kỹ trong khóa học kế toán tổng hợp online và offline của trung tâm Lê Ánh, do các kế toán trưởng đang làm nghề giảng dạy.

Tags: