Thủ tục tạm ứng trong doanh nghiệp

Tạm ứng là một trong những nghiệp vụ phát sinh khá thường xuyên trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên doanh nghiệp lại chưa có sự kiểm soát chặt chẽ và hệ thống nên nhiều khi kế toán vẫn có những lỗi sai nghiêm trọng. Để theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản tạm ứng này, kế toán cần phải mở sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng.

>>>>Tham khảo thêm: khoá học kế toán cho người mới bắt đầu

Kế toán và người được tạm ứng cần tuân thủ các nguyên tắc chung sau:

1. Nguyên tắc kế toán tạm ứng

- Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.

- Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt.

- Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có).

- Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu. tin học văn phòng excel

- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận khoản tạm ứng kỳ của kỳ tiếp theo. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

2. Hình thức tạm ứng:

Tùy theo giá trị số tiền tạm ứng và tính chất công việc, kế toán có thể tạm ứng bằng tiền mặt hay chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người tạm ứng số tiền đã được duyệt.  khóa học c&b tphcm

Thông thường, những khoản chi dưới 20 triệu đồng được chi bằng tiền mặt; những khoản chi có giá trị từ trên 20 triệu đồng (như công tác phí, mua hàng hóa vật tư khối lượng lớn) được chuyển khoản vào thẻ cá nhân.

Quy chế tài chính, nội bộ của doanh nghiệp phải quy định có nội dung cho phép người lao động được thanh toán tiền hàng, dịch vụ bằng thẻ cá nhân và thanh toán lại doanh nghiệp để bảo đảm quy định hóa đơn trên 20 triệu có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (theo mục 2.9 Thông tư 96/2015/TT-BTC).

3. Quy trình tạm ứng, thanh toán tạm ứng

Quy trình tạm ứng sau tham khảo đối với doanh nghiệp tư nhân (công ty TNHH, công ty cổ phần), không áp dụng với doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị hành chính sự nghiệp (đơn vị sử dụng vốn từ ngân sách Nhà nước thường có quy trinh tạm ứng riêng của từng đơn vị).

a) Quy trình tạm ứng:

Bước 1: Người tạm ứng lập hồ sơ tạm ứng

+ Giấy đề nghị tạm ứng

+ Bản kế hoạch được duyệt

+……

Ví dụ: Hồ sơ tạm ứng đi công tác

Hồ sơ tạm ứng ban đầu địa chỉ học kế toán tại cầu giấy

• Đề xuất công tác
• Dự toán chi cho đoàn công tác
• Quyết định của giám đốc điều cử đi công tác
• Lịch trình công tác;
• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của hãng hàng không (đối tượng được thanh toán vé máy bay);
• Giấy mời có liên quan đến chi phí tài chính (nếu có).

Đơn vị bộ phận lập kế hoạch công tác: nơi đi, nơi cần đến, bao nhiêu ngày,

• Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác, ghi đầy đủ, rõ ràng số tiền cần tạm ứng, nội dung cần tạm ứng, ngày hoàn ứng lại cho Công ty… trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;

Bước 2: Giám đốc duyệt số tiền tạm ứng

Giám đốc kiểm tra, ký duyệt số tiền tạm ứng.

Bước 3: Kế toán thanh toán/Kế toán Trưởng/Giám đốc Tiếp nhận hồ sơ, làm thủ tục chi tiền

Kế toán Trưởng kiểm tra đối chiếu các hồ sơ liên quan, sau đó chuyển cho kế toán thanh toán lập phiếu chi/uỷ nhiệm chi. Cuối cùng chuyển cho Giám đốc để duyệt.

Bước 4: Thuỷ quỹ tiếp nhận phiếu chi/Uỷ nhiệm chi, sau đó ghi tiền và ghi sổ. Hoặc kế toán làm thủ tục chuyển khoản qua tài khoản cá nhân người tạm ứng.

Bước 5: Kế toán lưu hồ sơ

Kế toán mở sổ theo dõi(hồ sơ, chứng từ phải có đầy đủ các chữ ký liên quan).

b) Quy trình thanh toán tạm ứng:

Bước 1: Người tạm ứng báo cáo công việc, tập hợp chứng tử:

Người tạm ứng nộp các giấy để nghị thanh toán , Bản báo cáo công việc, kèm các chứng từ gốc,..

Bước 2: Giám đốc duyệt nội dung công việc

Giám đốc kiểm tra, đánh giá, duyệt nội dung công việc

Bước 3: Kế toán thanh toán/Kế toán trưởng/Giám đốc tiếp nhận hồ sơ, làm hồ sơ hoàn ứng(trong trường hợp tiền tạm ứng còn thừa)

+ Kiểm tra tính hợp lệ hợp pháp chứng từ, đối chiếu các hồ sơ liên quan.

+ Lập phiếu chi nếu tạm ứng thiếu hoặc phiếu thu nếu tạm ứng thừa.

Bước 4: Người thủ quỹ và người tạm ứng tiến hành thanh toán:

Thủ quỹ chi hoặc thu tiền, ghi sổ Hoặc kế toán lập chứng từ khấu trừ lương tiền tạm ứng thừa.

Bước 5: Kế toán lưu hồ sơ

Kế toán ghi nhận, hạch toán chi phí vào các tài khoản liên quan.

4. Phương pháp kế toán tạm ứng tiền trong doanh nghiệp

Tài khoản 141 dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. Không hạch toán trực tiếp vào tài khoản này các khoản vay, mượn tiền, ứng lương của nhân viên,

a) Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi: 

Nợ TK 141 - Tạm ứng 

    Có các TK 111, 112, 152,... 

b) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi: 

Nợ các TK 152,153, 156, 241, 331, 621,623, 627, 642, ... 

    Có TK 141 - Tạm ứng. 

c) Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi: 

Nợ TK 111 - Tiền mặt 

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu 

Nợ TK 334 - Phải trả người lao động 

    Có TK 141 - Tạm ứng. 

d) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi: 

Nợ các TK 152, 153,156, 241, 621, 622, 627,... 

   Có TK 111 - Tiền mặt.

>>>>Xem thêm: giấy thanh toán tiền tạm ứng mới nhất

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Hiện tại trung tâm Lê Ánh có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng truy cập website: ketoanleanh.edu.vn