Hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN

Hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN hàng năm, đặc biệt cho nhiều kế toán viên chưa thực sự hiểu và thực hiện được tờ khai này, dựa trên HTKK 3.3.7 theo mẫu 05/KK-TNCN.

1.Các bước thực hiện lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2015 theo mẫu 05/KK-TNCN

Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2015 theo mẫu 05/KK-TNCN có 2 bước:

Bước 1: Các bạn hạch toán trên phần mềm kê khai thuế mới nhất. (Phần mềm mới nhất là HTKK 3.3.7 của Tổng cục thuế được nâng cấp để đáp ứng Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

Bước 2:

Các bạn nhập Mã số thuế của doanh nghiệp, màn hình sẽ hiện ra giao diện hỗ trợ kê khai, các bạn chọn Kê khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân, chọn KK05. Sau đó chọn năm tính thuế, ví dụ chọn năm 2015.

Để làm được tờ khai quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/KK-TNCN, các bạn cần nhập thông tin ở các phụ lục 05-1 BK-TNCN, PL 05-2BK-TNCN và PL 05-3BK-TNCN. Sau khi nhập các phụ lục này xong, phần mềm sẽ tự động cập nhật sang Tờ khai 05/KK-TNCN. Do vậy, việc cần làm là các bạn cần nhập thông tin vào 3 phụ lục kia nhé. Sau đây, các kế toán trưởng tại lớp học sẽ hướng dẫn các bạn lập từng phụ lục như sau:

2.Phụ lục 05-1 BK-TNCN

Phụ lục này dùng để kê khai các cá nhân là người lao động có ký hợp đồng từ 3 tháng trở lên với doanh nghiệp. Phụ lục này có 23 chỉ tiêu, từ chỉ tiêu 1 đến chỉ tiêu 23. lớp học kế toán thuế

Để điền thông tin hết 23 chỉ tiêu ở tờ khai này, các bạn có 2 lựa chon:

• Cách 1: Đánh trực tiếp thông tin vào tờ khai

• Cách 2: Lấy file excel từ tờ khai, sau đó điền thông tin vào file excel đó rồi đẩy lên tờ khai để cập nhật. File excel này có đầy đủ chỉ tiêu như ở phụ lục 05-1 BK-TNCN.

Thông thường, để đơn giản và tận dụng được thông tin trong bảng tính thuế của doanh nghiệp, chúng ta chọn cách làm theo cách 2. Tức là không nhập trực tiếp vào phụ lục mà nhập qua file excel. Tuy nhiên, lớp học nhấn mạnh rằng, dù bạn chọn theo cách 1 hay cách 2 thì công thức tính ở các chỉ tiêu trong 2 cách là không hề khác nhau.

Để hoàn thiện phụ lục theo cách này, chúng ta thực hiện theo các bước sau:

• B1: Lấy mẫu excel ở bảng kê.

• B2: Đẩy trạng thái file excel sang trạng thái vừa đọc, vừa lưu (bấm tổ hợp phím Ctrl +S) 

• B3: Đặt tên và lưu file excel bảng kê này. Lưu ý là tên file không được viết có dấu tiếng Việt, không được dùng dấu gạch chéo (/).

• B4: Lấy thông tin từ bảng tính thuế TNCN mà doanh nghiệp đã làm trong năm để up thông tin vào file excel này.

​

Trong đó:

- Chỉ tiêu 07, 08, 09: chỉ tiêu 07 (họ và tên người lao động), chỉ tiêu 08 (Mã số thuế cá nhân của người lao động), chỉ tiêu 09 (số chứng minh nhân dân của người lao động). Thông tin trong chỉ tiêu này các bạn lấy tại bảng tính thuế TNCN nhé.

- Bên cạnh chỉ tiêu 09 có ô “cá nhân ủy quyền quyết toán thay”, cái này các bạn tích vào đối với các trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp. Các bạn nhớ, để có thể ủy quyền, cá nhân phải có giấy ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp.

Tiếp theo, trong phần thu nhập chịu thuế của phụ lục các bạn sẽ thấy có các chỉ tiêu 11 (Tổng số), chỉ tiêu 12 (Làm việc trong KTT), chỉ tiêu 13 (Theo hiệp định). Các bạn hiểu các chỉ tiêu này như sau:

- Chỉ tiêu 11 (Tổng số): Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã trả trong kỳ cho cá nhân cư trú có ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, kể cả các khoản tiền lương, tiền công nhận được do làm việc tại khu kinh tế và thu nhập được miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần.

Theo đó, các bạn xác định tổng thu nhập chịu thuế như sau:

Thu nhập chịu thuế = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn Thuế

a. Tổng thu nhập học kế toán thực hành ở đâu tốt tại hà nội

Tổng thu nhập là tổng số các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công và các khoản thu nhập chịu thuế khác có tính chất tiền lương, tiền công mà cơ quan chi trả đã trả cho cá nhân.

Các khoản được miễn Thuế bao gồm (cập nhật theo Thông tư 111/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC quy định về các khoản được miễn thuế ) :

    - Tiền ăn giữa ca, ăn trưa không vượt quá 680.000đ (nếu nhận vào tiền lương); nếu doanh nghiệp tự nấu ăn hoặc mua suất ăn thì được miễn hết.

    - Tiền phụ cấp trang phục không quá 5 triệu đồng (nhận bằng tiền) và được miễn toàn bộ nếu nhận bằng hiện vật, trong trường hợp nhận cả tiền và hiện vật thì sẽ được miễn hết giá trị bằng hiện vật, và miễn tối đa 5 triệu đồng phần lĩnh bằng tiền.

    - Tiền phụ cấp công tác phí, xăng xe, điện thoại không vượt quá quy định trong quy chế của DN.

    - Tiền phụ cấp thuê nhà không vượt quá 15% tổng thu nhập chịu thuế (chưa bao gồm tiền thuê nhà)

    - Tiền làm thêm giờ vào ngày nghỉ, lễ, làm việc ban đêm được trả cao hơn so với ngày bình thường.

 Lớp học lấy ví dụ để các bạn dễ hiểu như thế này:

VD: Trong năm 2015, nhân viên Nguyễn Hữu A có tổng thu nhập là 160 triệu đồng. Trong đó: Tiền ăn ca doanh nghiệp chi trả 900.000đ/tháng, tiền trang phục là 8 triệu (6 triệu nhận bằng tiền, 2 triệu nhận hiện vật), tiền điện thoại và xăng xe theo quy chế của doanh nghiệp là 6 triệu đồng.

Khi đó ta xác định thu nhập chịu thuế của nhân viên Nguyễn Hữu A = Tổng thu nhập – Các khoản được miễn thuế.

Trong đó, tổng thu nhập là 160 triệu

Các khoản được miễn thuế bao gồm:

• Tiền ăn ca = 680.000 đ/tháng * 12 tháng = 8.160.000 đ (Trong 900.000đ tiền ăn ca của nhân viên Nguyễn Hữu A chỉ được miễn thuế 680.000đ, số còn lại 220.000đ không được miễn thuế)

• Tiền trang phục = 7 triệu đồng (Trong 8 triệu đồng nhận bằng tiền thì chỉ có 5 triệu đồng nhận bằng tiền và 2 triệu đồng nhận bằng hiện vật được miễn thuế)

• Tiền điện thoại xăng xe = 6 triệu đồng.

Như vậy, các bạn nhập vào chỉ tiêu 11, xác định tổng thu nhập chịu thuế của nhân viên Nguyễn Hữu A = 160 triệu – (8.160.000 đ + 7 triệu đồng + 6 triệu đồng) = 138.84 triệu đồng

Chi tiết xem tại đây: Cách tính thuế thu nhập cá nhân

- Chỉ tiêu [12] Làm việc trong KKT: Là các khoản thu nhập chịu thuế mà DN trả thu nhập trả cho cá nhân do làm việc tại khu kinh tế, không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có). Theo đó, nếu lao động của công ty có thu nhập chịu thuế tại những khu kinh tế thì mức thu nhập đó chỉ phải chịu mức thuế suất bằng 50% mức thuế suất thu nhập bình thường.

 - Chỉ tiêu [13] Theo hiệp định: Nếu người lao động làm việc tại quốc gia ký hiệp định đóng thuế 2 lần với Việt Nam, thì họ chỉ phải đóng thuế thu nhập tại 1 trong 2 nơi.

Ví dụ: Nhân viên B là nhân viên của công ty, tham gia làm việc tại chi nhánh của công ty tại Nhật Bản, người này sẽ chỉ phải đóng thuê thu nhập ở 1 trong 2 nơi là Việt Nam hoặc Nhật Bản.

 b. Phần: “Các khoản giảm trừ”

- Chỉ tiêu [14] Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh: Là tổng các khoản giảm trừ không phải tính thuế cho bản thân người nộp thuế và những người phụ thuộc họ.-

Trong đó:

• Giảm trừ cho bản thân = 09 triệu đồng/tháng  x Tổng số tháng đã tính giảm trừ trong năm.

Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán cho DN thì giảm trừ cho bản thân được tính đủ 12 tháng là 108 triệu đồng/năm. Điều kiện để xác nhận cá nhân ủy quyền cho doanh nghiệp là giấy ủy quyền cho DN theo mẫu 02-UQ-TNCN theo thông tư 92/2015/BTC.

• Giảm trừ cho người phụ thuộc =  3,6 triệu đồng/người x Tổng số tháng  đã tính giảm trừ cho người phụ thuộc trong kỳ.

Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán cho DN thì giảm trừ cho người phụ thuộc được tính đủ theo thực tế phát sinh nêu cá nhân có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc theo quy định.

Ví dụ: Nếu người lao động có 02 người phụ thuộc thì khoản giảm trừ phụ thuộc được miễn thuế của họ = 3,6 triệu x2x12 tháng = 86,4 triệu

Để được giảm trừ thu nhập tính thuế cho người phụ thuộc, người lao động phải tiến hành đăng ký giảm trừ gia cảnh theo mẫu của cơ quan Thuế.
 Xem thêm: Thủ tục đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc

- Chỉ tiêu [15] Từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Là các khoản tiền thu nhập mà người lao động dung để đóng góp vào các tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, người tàn tật, người già không nơi nương tựa; các khoản chi đóng góp vào các quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học được thành lập và hoạt động vì mục đích từ thiện, nhân đạo, khuyến học, không nhằm mục đích lợi nhuận (nếu có). Các khoản chi này sẽ không phải đóng thuế Thu nhập cá nhân

- Chỉ tiêu [16] Bảo hiểm được trừ: Là các khoản đóng góp bảo hiểm gồm: Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc.

Cụ thể: BHXH: 8%,  BHYT: 1,5%,  BHTN: 1%

VD: Hàng tháng các bạn trích BH của nhân viên A là 700.000/tháng (trừ vào lương của họ). Như vậy: Số tiền nhập vào chỉ tiêu [16] = 700.000 x 12 tháng = 8.400.000

- Chỉ tiêu [17] Quỹ hưu trí tự nguyện được trừ: Là tổng các khoản đóng góp vào Quỹ hưu trí tự nguyện theo thực tế phát sinh nhưng tối đa không quá 01 triệu đồng/tháng, kể cả trường hợp đóng góp vào nhiều quỹ.

 - Chỉ tiêu [18]: Thu nhập tính thuế: Phần mềm sẽ tự động cập nhật sau khi có thông tin của phần thu nhập và các khoản giảm trừ.

 - Chỉ tiêu [19] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Là tổng số thuế TNCN mà DN đã khấu trừ của cá nhân cư trú có hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên trong kỳ.

VD: Trong năm 2015 DN đã kê khai và nộp thuế TNCN hàng tháng/quý của Nhân viên A là 1.000.000 đ, thì bạn nhập vào chỉ tiêu này của nhân viên A số tiền thuế đã khấu trừ là 1.000.000đ.

 - Chỉ tiêu [20] Số thuế TNCN được giảm do làm việc trong KKT:

- Số thuế được giảm bằng 50% số thuế phải nộp của thu nhập chịu thuế cá nhân nhận được do làm việc trong khu kinh tế.

Cụ thể:

- Chỉ tiêu [20] = ([18] x thuế suất biểu thuế lũy tiến) x {[12]/([11] – [13])} x 50%.

Trong đó biểu thuế suất lũy tiến như sau:

- Chỉ tiêu [21] Tổng số thuế phải nộp: Là tổng số thuế phải nộp của cá nhân uỷ quyền quyết toán thay.

Cụ thể:

- Chỉ tiêu [21]=([18] x thuế suất biểu thuế lũy tiến) – [20].

- Chỉ tiêu [22] Số thuế đã nộp thừa: Nếu xuất hiện chỉ tiêu này thì các bạn có thể làm thủ hoàn thuế hoặc chuyển kỳ sau.

- Chỉ tiêu [23] Số thuế còn phải nộp: Nếu xuất hiện chỉ tiêu này các bạn phải đi nộp thêm tiền thuế.

3. Cách lập PL 05-2BK-TNCN:

Phụ lục này dùng để xác định Thuế TNCN phải nộp cho những cá nhân lao động thời vụ dưới 3 tháng hoặc những cá nhân không cư trú.

Chỉ tiêu [07] đến [09]: Các bạn nhập theo từng cá nhân. Trong đó lưu ý xem cá nhân thuộc đối tượng cư trú hay không cư trú. Các bạn phân biệt như sau:

Phần: “Thu nhập chịu thuế (TNCT)”

Chỉ tiêu [11] Tổng số: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công đã trả trong kỳ cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động hoặc có hợp đồng lao động dưới 03 tháng và cá nhân không cư trú trong kỳ, kể cả các khoản tiền lương, tiền công nhận được do làm việc tại khu kinh tế và thu nhập được miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế 2 lần.

Chú ý: Đối với cá nhân lao động thời vụ thì các khoản phụ cấp không được giảm trừ, miễn thuế. Do đó, chỉ tiêu 11 là tổng thu nhận mà họ nhận được bao gồm khoản phụ cấp.

VD: Nhân viên B có hợp đồng thời vụ 2 tháng, lương cơ bản 2.8 triệu, phụ cấp tiền ăn 300.000 thì tổng tiền chịu thuế của nhân viên B là 3.100.000 đồng.

(Theo Công văn 4217/CT-TTHT ngày 26/5/2015 của Cục thuế TP.HCM)

- Chỉ tiêu [12] Làm việc trong KKT: Là các khoản thu nhập chịu thuế mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập trả cho cá nhân do làm việc tại khu kinh tế trong kỳ, không bao gồm thu nhập được miễn giảm theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần (nếu có).

- Chỉ tiêu [13] Theo hiệp định: Là các khoản thu nhập chịu thuế làm căn cứ xét miễn, giảm thuế theo Hiệp định tránh đánh thuế hai lần.

- Chỉ tiêu [14] Số thuế TNCN đã khấu trừ: Là tổng số thuế thu nhập cá nhân mà tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ của từng cá nhân trong kỳ.

- Nếu các bạn làm bản cam kết 23 hoặc 02 (Tức là không khấu trừ 10%) thì các bạn nhập 0 vào đây.

- Chỉ tiêu [15] Số thuế TNCN được giảm do làm việc trong KKT: Số thuế được giảm bằng 50% số thuế phải nộp của thu nhập chịu thuế cá nhân nhận được do làm việc tại khu kinh tế. Cách xác định tương tự như đối với lao động trên 3 tháng.

4. Cách lập PL 05-3BK-TNCN: Kê khai người phụ thuộc

Đây là tờ khai quan trọng để cơ quan thuế xác định thuế thu nhập cá nhân cho người lao động. Thông tin về người phụ thuộc phải được kê khai đầy đủ trên bảng kê 05-3/BK-TNCN này.

Các bạn ghi nhớ rằng, tất cả người phụ thuộc đều được cấp MST để cơ quan Thuế theo dõi. Do vậy, sẽ có 2 trường hợp:

Trường hợp 1: Kê khai đối với những NPT đã được đăng ký:

Kế toán chỉ cần khai thông tin tại các chỉ tiêu [06] “STT”, [07] “Họ và tên người nộp thuế”, [08] “MST của người nộp thuế”, [09] “Họ và tên người phụ thuộc”, [11] “MST của người phụ thuộc”, [14] “Quan hệ với người nộp thuế”, [21] “Thời gian tính giảm trừ từ tháng”, [22] “Thời gian tính giảm trừ đến tháng”.

- Đối với trường hợp tổ chức trả thu nhập có yêu cầu cấp trước MST cho NPT trước khi nộp hồ sơ quyết toán thuế, để đảm bảo khai đầy đủ 100% NPT đã tính giảm trừ gia cảnh trong năm 2015 thì cơ quan thuế hướng dẫn và hỗ trợ tổ chức trả thu nhập thực hiện như sau:

• Tổ chức trả thu nhập gửi thông tin của NPT cho cơ quan thuế trước khi gửi hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2015 bằng cách khai vào Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT Mẫu số 16/TH được hỗ trợ trên các ứng dụng HTKK, iHTKK và QTTNCN đến cơ quan thuế. Căn cứ vào thông tin trên Mẫu số 16/TH, cơ quan thuế thực hiện cấp MST cho người phụ thuộc của NNT.

• Khi nộp hồ sơ quyết toán thuế tổ chức trả thu nhập chỉ phải khai vào Phụ lục bảng kê 05-3/BK-TNCN đối với những NPT đã có MST trước thời điểm quyết toán năm 2015 và những NPT chưa có MST (bao gồm cả những NPT đã khai vào Mẫu số 16/TH nhưng chưa được cấp MST thành công). Trường hợp NPT đã khai vào Mẫu số 16/TH nhưng đã được thông báo cấp MST thành công thì không phải khai lại vào Phụ lục bảng kê 05-3/BK-TNCN.

• Trường hợp đã khai thông tin NPT vào Phụ lục 05-3/BK-TNCN nhưng vẫn có yêu cầu được cấp trước MST cho NPT thì cơ quan thuế hướng dẫn sử dụng chức năng “Tải dữ liệu từ Bảng kê 05-3/BK-TNCN trên tờ khai 05/KK-TNCN” tại màn hình chức năng 16/TH để lấy dữ liệu gửi đến cơ quan thuế đối với những NPT đã có đầy đủ thông tin.

Ví dụ: Công ty A trong năm 2015 tính giảm trừ cho 2.000 NPT, trong đó có 1400 NPT đã được cấp MST trước thời điểm quyết toán 2015, còn lại 600 NPT chưa có MST và Công ty A đã gửi để cấp MST trước 500 NPT theo mẫu số 16/TH. Trong 500 NPT gửi cấp MST trước thì chỉ có 450 NPT được thông báo cấp MST thành công. Trường hợp này, khi Công ty A gửi hồ sơ quyết toán thuế năm 2015, tại Phụ lục Bảng kê 05-3/BK-TNCN chỉ phải khai 1400 NPT đã có MST trước thời điểm quyết toán năm 2015 và 150 NPT chưa được cấp MST (bao gồm 50 NPT chưa được cấp MST thành công tại mẫu số 16/TH).

TH2: Kê khai đối với những người phụ thuộc đăng ký mới hoặc có sự thay đổi thông tin

Trường hợp NNT có thay đổi thông tin NPT, bổ sung thêm mới NPT hoặc giảm NPT thì tổ chức trả thu nhập thực hiện khai bổ sung theo nguyên tắc sau:

• Trường hợp thay đổi thông tin NPT, bổ sung thêm mới NPT hoặc giảm NPT mà không làm sai sót dữ liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN và các Phụ lục khác kèm theo tờ khai quyết toán thuế thì tổ chức trả thu nhập chỉ cần khai Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT cho các trường hợp cần thay đổi/bổ sung NPT.

• Trường hợp thay đổi thông tin NPT, bổ sung thêm mới NPT hoặc giảm NPT có làm sai sót dữ liệu đã kê khai trên tờ khai 05/KK-TNCN và các Phụ lục khác kèm theo tờ khai thì tổ chức trả thu nhập thực hiện kê khai như sau:

        - Khai bổ sung tờ khai QT 05/KK-TNCN kèm theo các Phụ lục cần điều chỉnh (trừ Phụ lục 05-3/BK-TNCN).

        -  Khai thông tin thay đổi/bổ sung về NPT vào Bảng tổng hợp đăng ký giảm trừ NPT.

Như vậy là các bạn đã kê khai xong 3 bảng kê phụ lục của Thuế TNCN rồi. Sau khi đã kê khai xong 3 phụ lục các bạn ấn :"Ghi" và quay trở lại tờ khai để kiểm tra số liệu nhé.

- Nếu xuất hiên chỉ tiêu [46] thì các bạn phải nộp thêm tiền thuế.

- Nếu xuất hiện chỉ tiêu [47] thì các bạn theo dõi bù trừ kỳ sau hoặc làm thủ tục hoàn thuế TNCN

Các bạn nhớ: Thời hạn nộp tờ khai cũng là thời hạn nộp tiền thuế. Chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch. (Tức là 30/3/2016).

>>> Xem thêm: Viết sai HĐGTGT cách xử lý theo thông tư mới nhất

Trên đây là Hướng dẫn chi tiết cách lập tờ khai quyết toán thuế TNCN năm 2015 theo mẫu 05/KK-TNCN được tổng hợp và biên soạn bởi đội ngũ giảng viên tại Kế toán Lê Ánh. Mong bài viết của Kế toán Lê Ánh giúp ích được cho bạn đọc.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu thực tế, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để biết được thông tin của các khóa học này.