Hướng dẫn viết hóa đơn điện tử khách hàng không lấy hóa đơn

Thông thường đối với những khách hàng là cá nhân (khách hàng lẻ) sẽ rất ít khi lấy hoá đơn điện tử. Do vậy, các doanh nghiệp thường không chú ý tới việc xuất hóa đơn cho khách lẻ, hoặc lựa chọn giải pháp cuối ngày hay cuối tháng xuất 1 hóa đơn tổng hợp cho khách hàng cá nhân.

Vậy quy định về việc xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng lẻ (cá nhân) như thế nào mới là chính xác?

Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn đọc qua bài viết Hướng dẫn viết hóa đơn điện tử khách hàng không lấy hóa đơn

>>>>>>>>>> Bài viết xem thêm:  Một số lưu ý về viết hóa đơn Giá trị gia tăng ( VAT)  

1. Quy định về việc xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng lẻ (cá nhân)

* Nội dung thông tin trên hoá đơn điện tử xuất cho khách hàng lẻ

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định về nội dung thể hiện trên hoá đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán phải lập hóa đơn:

- Tên hóa đơn; ký hiệu hóa đơn; số hóa đơn; ký hiệu mẫu số hóa đơn;

- Tên; địa chỉ; MST của người bán;

- Tên; địa chỉ; MST của người mua (nếu có);

- Tên hàng hoá - dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT; thuế suất thuế GTGT; tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất; tổng cộng tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT;

- Chữ ký số của người bán;

- Thời điểm lập HĐĐT;

- Mã của cơ quan thuế đối với HĐĐT có mã của cơ quan thuế;

- Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại; khuyến mại (nếu có) và các nội dung khác liên quan (nếu có).

* Một số trường hợp hoá đơn điện tử xuất cho khách hàng lẻ không cần đầy đủ nội dung:

Xuất hoá đơn điện tử cho khách hàng lẻ

Xuất hoá đơn cho khách hàng lẻ không cần đầy đủ nội dung

Đối với một số lĩnh vực đặc thù, hầu hết hoạt động bán hàng diễn ra thường xuyên, liên tục, với lượng hàng hóa và giá trị hàng hóa không lớn và nhu cầu lấy hóa đơn của khách hàng là người tiêu dùng cuối cùng (cá nhân) hầu như không có. Quy định cụ thể được áp dụng cho các lĩnh vực này như sau:

- Hoạt động kinh doanh bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại, hóa đơn điện tử bán xăng dầu, hóa đơn điện tử vận tải, vé xem phim, trông giữ phương tiện vận tải thì không nhất thiết có tên, địa chỉ người mua.

- Với hoá đơn điện tử có hình thức là tem, vé, thẻ (tem, vé, thẻ điện tử) thì không cần phải có chữ ký số của người bán (trừ khi tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, MST), tiền thuế, thuế suất thuế GTGT. Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử đã có sẵn mệnh giá trên đó thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

- Đối với dịch vụ vận tải hàng hoá không xuất qua website và hệ thống TMĐT mà được lập theo thông lệ quốc tế thì HĐĐT không cần phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua và chữ ký số người bán.

Tuy nhiên, tổ chức, doanh nghiệp bên bán cần lưu ý vẫn xuất đầy đủ hóa đơn theo từng lần bán hàng để hạch toán thuế.

* Nguyên tắc lập, quản lý sử dụng hoá đơn điện tử cho khách hàng lẻ

- Giai đoạn chuyển đổi sang Nghị định 119/2018/NĐ-CP từ 01/11/2018 – 31/10/2020

Trong giai đoạn chuyển đổi sang hoá đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020, Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP vẫn có hiệu lực thi hành. Do vậy, việc quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử trong thời gian này tiếp tục thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 39/2014/TT-BTC, cụ thể:

-Trường hợp cơ sở kinh doanh khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên cho mỗi lần bán (bao gồm cả trường hợp người mua không có nhu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, MST (nếu có) và trường hợp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị dưới 200.000 đồng/lần, nếu người mua yêu cầu lấy hóa đơn thì đơn vị cần phải lập hóa đơn theo nội dung được quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC.

- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, bao gồm tất cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng cho hoạt động khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi hay trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển, tiêu dùng trong nội bộ doanh nghiệp để tiếp tục quá trình sản xuất).

- Hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có tổng giá trị thanh toán dưới 200.000 đồng/lần thì người mua không cần phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn cho họ.

- Khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trường hợp không phải lập hóa đơn, người bán vẫn phải lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Bảng kê phải đầy đủ nội dung bao gồm: tên, địa chỉ và mã số thuế của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, giá trị hàng hóa - dịch vụ bán ra, ngày lập bảng kê, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê bán lẻ phải có đủ tiêu thức “thuế suất GTGT” và “tiền thuế GTGT”. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày (mẫu số 5.6 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC). Cuối mỗi ngày, khi kết thúc các hoạt động mua bán, cơ sở kinh doanh cần phải lập một hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng ghi tổng kết số tiền đã bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ trong ngày và được thể hiện đầy đủ trên dòng tổng cộng của bảng kê, ký số. Ở tiêu thức “Tên, địa chỉ người mua” trên hóa đơn này đơn vị ghi là “bán lẻ không giao hóa đơn”.

- Giai đoạn bắt buộc áp dụng hoá đơn điện tử hoàn toàn kể từ 01/11/2020

Tại Khoản 1 Điều 4 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử:

- Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

- Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán có sử dụng máy tính tiền thì đăng ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền của đơn vị có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Như vậy, khi hóa đơn điện tử có hiệu lực bắt buộc áp dụng từ ngày từ ngày 01/11/2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh khi bán hàng, cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và phân biệt đối tượng khách hàng.

2. Lập và xuất hoá đơn điện tử khi khách hàng lẻ không lấy hoá đơn

Xuất HĐĐT cho khách hàng lẻ không lấy hoá đơn

Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi bổ sung cho Điều 16, Thông tư 32/2014/TT-BTC hiện đang áp dụng

- Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có giá trị từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, nếu khách hàng không có nhu cầu lấy hoá đơn hoặc khách hàng không cung cấp thông tin về tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Thì người bán vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn “ hoặc ghi “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”

+ Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung 1 hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.

Tại Khoản 2 Điều 16 Thông tư 68/2019/TT-BTC triển khai hoàn toàn 100% hóa đơn điện tử từ 01/11/2020 có quy định bổ sung:

“2. Phương thức và thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

a) Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Thông tư này) cùng thời hạn nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng áp dụng đối với các trường hợp sau:

- Cung cấp dịch vụ thuộc lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính ngân hàng, vận tải hàng không.

- Bán hàng hóa là điện, nước sạch nếu có thông tin về mã khách hàng hoặc mã số thuế của khách hàng.

- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân mà trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ người mua theo hướng dẫn tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

- Riêng đối với trường hợp bán xăng dầu đến người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh thì người bán tổng hợp dữ liệu tất cả các hóa đơn bán hàng cho người tiêu dùng là cá nhân không kinh doanh trong ngày theo từng mặt hàng để thể hiện trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử.

Người bán lập Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong tháng/quý (tính từ ngày đầu của tháng, quý đến ngày cuối cùng của tháng, quý) theo Phụ lục số 2 ban hành kèm theo Thông tư này để gửi cơ quan thuế cùng với thời gian gửi Tờ khai thuế giá trị gia tăng theo quy định của Luật quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trường hợp phát sinh số lượng hóa đơn lớn thì người bán lập nhiều bảng tổng hợp dữ liệu, trên mỗi bảng thể hiện số thứ tự của bảng tổng hợp trong kỳ tổng hợp dữ liệu.

Sau thời hạn chuyển dữ liệu hóa đơn điện đến cơ quan thuế, người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung trong trường hợp gửi thiếu dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn đã gửi cơ quan thuế có sai sót thì người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.

b) Phương thức chuyển đầy đủ nội dung hóa đơn áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thuộc quy định tại điểm a khoản này.

Người bán sau khi lập đầy đủ các nội dung trên hóa đơn gửi hóa đơn cho người mua và đồng thời gửi hóa đơn cho cơ quan thuế.”

Như vậy, đối với khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn thì bên mua vẫn phải xuất hóa đơn đầy đủ cho từng lần bán, đồng thời từ thời điểm triển khai hóa đơn điện tử theo Thông tư 68/2019/TT-BTC thì bên bán còn cần báo cáo dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế theo quy định.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Hiện tại trung tâm Lê Ánh đang triển khai đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin chi tiết về các khóa học này, vui lòng truy cập theo địa chỉ web: ketoanleanh.edu.vn