Kế Toán Xuất Nhập Khẩu Cần Biết Những Gì?
Bài viết được cố vấn chuyên môn bởi cô Mai Thị Huyền Thanh - Trưởng phòng Kế toán tài chính CÔNG TY CỔ PHẦN HTKT & XNK SAVIMEX. Giảng viên độc quyền Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành tại Trung tâm Lê Ánh
Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, vai trò của kế toán không chỉ dừng lại ở việc ghi nhận số liệu mà còn đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các thủ tục, chính sách thuế và quy định pháp luật liên quan. Vậy kế toán xuất nhập khẩu cần biết những gì để đảm bảo công việc được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả? Nếu bạn đang muốn tìm hiểu hoặc chuẩn bị bước chân vào lĩnh vực này, bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và kỹ năng cần thiết để thành công trong vai trò kế toán xuất nhập khẩu.
I. Nhiệm vụ và công việc của kế toán xuất nhập khẩu
1. Nhiệm vụ của kế toán xuất nhập khẩu
- Theo dõi và đánh giá quá trình ký kết cũng như thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, đồng thời kiểm tra việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa xuất nhập khẩu cả về mặt giá trị và số lượng.
- Thực hiện công tác kế toán tổng hợp và chi tiết liên quan đến hàng hóa, quản lý hoạt động thanh toán ngoại thương một cách khoa học, phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế toán thuế có trách nhiệm kiểm soát và giám sát quá trình thanh toán giữa các đối tác, phản ánh chính xác và kịp thời tình hình tiêu thụ của từng loại hàng hóa, từng nhóm sản phẩm cả về số lượng lẫn chất lượng.
- Tính toán chính xác và đầy đủ chi phí phát sinh trong từng giai đoạn xuất nhập khẩu, đồng thời tối ưu hóa việc sử dụng vật tư, nguồn vốn để đảm bảo an toàn tài chính cho hàng nhập khẩu, góp phần bảo toàn và gia tăng nguồn vốn kinh doanh.
- Cung cấp dữ liệu, tài liệu cần thiết liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, đồng thời tiến hành kiểm tra và phân tích các chỉ tiêu tài chính nhằm hỗ trợ công tác lập kế hoạch, theo dõi và triển khai kế hoạch kinh doanh hiệu quả.
2. Công việc của kế toán xuất nhập khẩu
- Chuẩn bị hồ sơ khai báo Hải quan, xử lý chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu và phối hợp với cơ quan Hải quan để kiểm kê hàng hóa.
- Rà soát các chứng từ xuất nhập khẩu, ghi nhận kết quả kinh doanh và thực hiện thủ tục xin cấp phép thông quan.
- Liên tục cập nhật thông tin về tỷ giá ngoại tệ trong ngày nhằm đảm bảo tính chính xác trong các giao dịch tài chính.
- Thực hiện các giao dịch với ngân hàng, bao gồm mở thư tín dụng (L/C) và thanh toán theo phương thức chuyển tiền điện tử (T/T) cho các lô hàng xuất nhập khẩu.
- Xử lý các bộ chứng từ chưa hợp lệ để hoàn tất thủ tục Hải quan, đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định.
- Thực hiện các thủ tục lập bộ chứng từ xuất khẩu để gửi đến ngân hàng phục vụ quá trình thu hộ tiền.
- Khai báo và nộp thuế xuất nhập khẩu, đồng thời hoàn thành giấy tờ nộp tiền vào Ngân sách Nhà nước theo quy định.
- Ghi nhận, xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ vào cuối kỳ và phản ánh chính xác trên sổ sách kế toán cũng như phần mềm kế toán.
- Quản lý quy trình xuất – nhập hàng hóa cho cả khách hàng bên ngoài và hoạt động nội bộ của doanh nghiệp.
- Xử lý các nghiệp vụ kế toán nội bộ liên quan đến quy trình hoạt động của công ty.
- Giám sát chặt chẽ lượng hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp, theo dõi và kiểm soát quy trình luân chuyển hàng hóa.
- Chủ động theo dõi, đôn đốc và thu hồi công nợ từ khách hàng nhằm đảm bảo dòng tiền ổn định cho doanh nghiệp.

II. Nghiệp vụ kế toán xuất nhập khẩu
1. Phương pháp và quy trình hạch toán kế toán hàng nhập khẩu
a. Căn cứ vào bộ chứng từ nhập khẩu
Bộ chứng từ nhập khẩu bao gồm: Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói packing list, đơn đặt hàng, vận đơn, tờ khai, giấy tờ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu…sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 151 – Hàng đi đường (nếu hàng chưa về nhập kho).
Nợ TK 156, 158 – Hàng hóa, hàng kho bảo thuế (nếu hàng đã về nhập kho).
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
Lưu ý: Kế toán cần đảm bảo ghi nhận đúng loại ngoại tệ phát sinh trong giao dịch và quy đổi sang VND theo tỷ giá thực tế, tuân thủ theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC.
b. Căn cứ vào bộ chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu
Bộ chứng từ nộp thuế ở khâu nhập khẩu bao gồm: Tờ khai hải quan, giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước, giấy đề nghị thanh toán…sẽ hạch toán như sau:
– Hạch toán thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt khâu nhập khẩu:
Nợ TK 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.
Có TK 3333 – Thuế nhập khẩu.
Có TK 3332 – Thuế tiêu thụ đặc biệt.
– Hạch toán thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ.
Có TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
– Hạch toán thanh toán thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế GTGT hàng nhập khẩu:
Nợ TK 3333, 3332 – Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt.
Nợ TK 33312 – Thuế GTGT hàng nhập khẩu.
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
c. Căn cứ vào chứng từ logistic
Chứng từ logistic là những chi phí có liên quan đến việc nhập khẩu lô hàng, tính từ thời điểm đặt hàng đến lúc nhập hàng về kho (hóa đơn GTGT của các hãng tàu, đại lý logistic, cơ quan hải quan…sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 151, 156 – Hàng đi đường hoặc hàng hóa.
Có TK 331 – Phải trả người bán.
d. Căn cứ vào chứng từ thanh toán lô hàng nhập khẩu
Chứng từ thanh toán lô hàng nhập khẩu sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán.
Có TK 111, 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
e. Căn cứ vào chứng từ thanh toán phí logistic
Chứng từ thanh toán phí logistic sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán.
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
2. Quy trình hạch toán kế toán xuất khẩu hàng hóa
a. Căn cứ vào bộ chứng từ xuất khẩu
Bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn thương mại, đơn đặt hàng, đơn giao hàng, hợp đồng, tờ khai, giấy tờ chứng minh hàng đủ điều kiện xuất khẩu…sẽ hạch toán như sau:
– Ghi nhận doanh thu:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (Nếu khách hàng trả tiền ngay).
Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (Nếu khách hàng chưa thanh toán).
Có TK 511 – Doanh thu.
Có TK 333 – Thuế phải nộp NS (chi tiết các loại thuế xuất khẩu phải nộp nếu có)
– Ghi nhận giá vốn:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán.
Có TK 156, 158 – Hàng hóa, hàng kho bảo thuế.
b. Căn cứ vào hóa đơn logistic của các công ty logistic, đại lý logistic
Chi phí làm hàng, chi phí vận chuyển, chi phí mở tờ khai…tính từ thời điểm xuất hàng ra khỏi kho đến khi hàng hóa đã được giao cho khách hàng, hạch toán như sau:
Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng.
Có TK 331 – Phải trả người bán.
c. Căn cứ vào chứng từ nộp thuế xuất khẩu
Nếu có chứng từ nộp thuế xuất khẩu thì sẽ hạch toán như sau:
Nợ TK 333 – Thuế xuất khẩu phải nộp NSNN (chi tiết rõ loại thuế XK phải nộp).
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
d. Căn cứ vào chứng từ thu tiền bán hàng (Giấy báo có của ngân hàng)
Cách hạch toán trong trường hợp này như sau:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
Có TK 131 – Phải thu khách hàng.
e. Căn cứ vào chứng từ thanh toán tiền cho công ty, đại lý logistic, hạch toán như sau:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán.
Có TK 111, 112 – Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán mua hàng nhập khẩu
III. Những kỹ năng cần có của kế toán xuất nhập khẩu
- Kiến thức về nghiệp vụ kế toán và hạch toán các giao dịch xuất nhập khẩu
Kế toán xuất nhập khẩu cần nắm vững nguyên tắc kế toán, phương pháp hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế, bao gồm:
Hạch toán chi phí mua hàng, vận chuyển, bảo hiểm, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (GTGT), thuế xuất khẩu.
Xử lý các bút toán ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ, chênh lệch tỷ giá hối đoái.
Kiểm tra, đối chiếu công nợ với nhà cung cấp và khách hàng nước ngoài.
Hạch toán hàng nhập khẩu theo các phương pháp tính giá hàng tồn kho (FIFO, LIFO, Bình quân gia quyền, giá đích danh).
- Hiểu biết về các quy định hải quan, thuế xuất nhập khẩu
Am hiểu các quy định của Tổng cục Hải quan và Bộ Tài chính về thủ tục nhập khẩu, xuất khẩu hàng hóa.
Nắm rõ chính sách thuế liên quan đến xuất nhập khẩu như:
Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu: Cách tính thuế theo từng loại hình xuất nhập khẩu.
Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Phương pháp kê khai và khấu trừ.
Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
Chính sách miễn, giảm, hoàn thuế nhập khẩu đối với các loại hình đặc biệt như gia công, sản xuất xuất khẩu, chế xuất.
Hiểu rõ quy trình khai báo hải quan điện tử trên VNACCS/VCIS và các phần mềm hải quan khác.
- Thành thạo kỹ năng làm việc với chứng từ, hợp đồng thương mại quốc tế
Hiểu rõ về Incoterms và các điều kiện giao hàng phổ biến như FOB, CIF, EXW…
Thành thạo trong việc kiểm tra, đối chiếu và xử lý các loại chứng từ xuất nhập khẩu như:
Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phiếu đóng gói (Packing List).
Vận đơn (Bill of Lading, Airway Bill).
Chứng nhận xuất xứ (C/O - Certificate of Origin).
Tờ khai hải quan (Customs Declaration).
Chứng từ thanh toán quốc tế (L/C, T/T, D/P, D/A).
Kỹ năng soạn thảo, kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của chứng từ, hạn chế sai sót để tránh rủi ro trong giao dịch.
- Kỹ năng ngoại ngữ (đặc biệt là tiếng Anh thương mại)
Đọc hiểu và xử lý các hợp đồng, chứng từ thương mại quốc tế bằng tiếng Anh.
Giao tiếp với đối tác nước ngoài qua email, điện thoại hoặc các cuộc họp trực tuyến.
Thành thạo các thuật ngữ chuyên ngành kế toán – xuất nhập khẩu bằng tiếng Anh.
Sử dụng thành thạo các mẫu email, thư tín thương mại để trao đổi về điều kiện thanh toán, giao nhận hàng hóa, khiếu nại, bồi thường.
- Sử dụng thành thạo phần mềm kế toán chuyên dụng và hệ thống hải quan điện tử
Biết cách sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp như MISA, Fast, SAP, Oracle… để hạch toán các nghiệp vụ liên quan đến xuất nhập khẩu.
Thành thạo phần mềm VNACCS/VCIS để thực hiện khai báo hải quan điện tử.
Biết cách kiểm tra và đối chiếu dữ liệu trên cổng thông tin hải quan, tra cứu thuế suất và các chính sách thuế liên quan.
IV. Những sai lầm thường gặp và cách tránh trong kế toán xuất nhập khẩu
- Sai sót trong khai báo hải quan, ảnh hưởng đến thời gian thông quan
Sai lầm thường gặp:
Nhập sai mã HS Code, dẫn đến tính thuế sai hoặc bị cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung giấy tờ, kéo dài thời gian thông quan.
Khai báo thiếu hoặc sai thông tin về hàng hóa (tên hàng, số lượng, trọng lượng, xuất xứ…), gây khó khăn trong quá trình kiểm tra hải quan.
Không kịp thời cập nhật thông tin trên hệ thống hải quan điện tử, dẫn đến việc xử lý tờ khai chậm trễ.
Sử dụng tờ khai hải quan không đúng với loại hình xuất nhập khẩu (ví dụ: nhập khẩu nguyên liệu sản xuất nhưng lại khai theo loại hình kinh doanh thương mại).
Cách tránh:
Xác định chính xác mã HS Code dựa trên biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành, tránh nhầm lẫn hoặc áp sai thuế suất.
Kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai hải quan trước khi nộp để đảm bảo khớp với chứng từ đi kèm như hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn.
Thường xuyên cập nhật các thay đổi về chính sách khai báo hải quan trên cổng thông tin
Tổng cục Hải quan hoặc qua các văn bản pháp luật liên quan.
Sử dụng phần mềm khai báo hải quan VNACCS/VCIS thành thạo để giảm thiểu lỗi nhập liệu.
- Tính sai thuế nhập khẩu, dẫn đến phát sinh chi phí không mong muốn
Sai lầm thường gặp:
Nhập sai giá trị tính thuế (CIF/FOB), dẫn đến số tiền thuế bị kê khai không chính xác.
Không áp dụng đúng chính sách miễn, giảm thuế theo quy định của nhà nước, làm tăng chi phí nhập khẩu không cần thiết.
Không kiểm tra kỹ sự thay đổi trong biểu thuế xuất nhập khẩu, dẫn đến việc sử dụng thuế suất cũ.
Nhầm lẫn giữa các loại thuế liên quan (thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường).
Cách tránh:
Xác định chính xác giá tính thuế theo phương pháp quy định của hải quan (CIF đối với hàng nhập khẩu và FOB đối với hàng xuất khẩu).
Cập nhật biểu thuế xuất nhập khẩu mới nhất trên website của Bộ Tài chính hoặc Tổng cục Hải quan để đảm bảo áp dụng đúng thuế suất.
Kiểm tra kỹ các hiệp định thương mại tự do (FTA) để biết liệu hàng hóa có được hưởng ưu đãi thuế suất hay không (ví dụ: sử dụng C/O form D cho hàng nhập khẩu từ ASEAN để hưởng thuế suất ưu đãi).
Sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm hỗ trợ tính thuế nhập khẩu để tránh sai sót.
- Không kiểm tra kỹ chứng từ, dẫn đến sai sót khi thanh toán quốc tế
Sai lầm thường gặp:
Chứng từ xuất nhập khẩu không khớp với nhau (ví dụ: hóa đơn thương mại và packing list có sự sai lệch về số lượng hoặc đơn giá).
Không kiểm tra kỹ điều khoản thanh toán trong hợp đồng, dẫn đến hiểu sai phương thức thanh toán quốc tế (L/C, T/T, D/P, D/A…).
Chậm trễ trong việc nộp chứng từ thanh toán cho ngân hàng, ảnh hưởng đến thời gian nhận hàng hoặc giải phóng hàng tại cảng.
Không đối chiếu tỷ giá khi thực hiện thanh toán, dẫn đến chênh lệch tỷ giá ảnh hưởng đến chi phí doanh nghiệp.
Cách tránh:
Kiểm tra kỹ bộ chứng từ thanh toán quốc tế, bao gồm hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O, packing list… trước khi gửi cho ngân hàng hoặc đối tác.
Đọc kỹ và đối chiếu điều khoản thanh toán trong hợp đồng để đảm bảo hiểu đúng phương thức thanh toán.
Làm việc chặt chẽ với ngân hàng để xử lý thanh toán đúng thời hạn, tránh chậm trễ gây phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Cập nhật tỷ giá ngoại tệ hàng ngày để tính toán chính xác chi phí thanh toán và tránh rủi ro tỷ giá.
- Không cập nhật các quy định thuế xuất nhập khẩu mới nhất
Sai lầm thường gặp:
Không theo dõi các văn bản pháp luật mới, dẫn đến áp dụng sai quy định về thuế và thủ tục hải quan.
Không cập nhật danh mục hàng hóa chịu thuế hoặc được miễn giảm thuế, ảnh hưởng đến việc kê khai thuế chính xác.
Bỏ sót các quy định về kiểm tra chuyên ngành, kiểm định chất lượng đối với một số mặt hàng nhập khẩu, dẫn đến hàng hóa bị giữ lại tại cảng hoặc phải bổ sung hồ sơ.
Cách tránh:
Theo dõi và cập nhật các thông tư, nghị định mới từ Bộ Tài chính, Tổng cục Hải quan, và các cổng thông tin thương mại quốc tế.
Đăng ký nhận thông tin từ các hiệp hội xuất nhập khẩu hoặc tham gia các khóa đào tạo về thuế xuất nhập khẩu để cập nhật kịp thời.
Sử dụng các phần mềm kế toán có tích hợp cập nhật biểu thuế mới nhất, giúp giảm thiểu rủi ro kê khai sai.
Tra cứu các yêu cầu kiểm tra chuyên ngành đối với hàng nhập khẩu để đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn và không bị giữ lại khi nhập khẩu.
Để trở thành một kế toán xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, việc hiểu rõ kế toán xuất nhập khẩu cần biết những gì là vô cùng quan trọng. Từ việc nắm vững các quy định pháp luật, chính sách thuế, cho đến việc xử lý chứng từ và quản lý dòng tiền, mỗi yếu tố đều góp phần đảm bảo hoạt động kinh doanh quốc tế diễn ra suôn sẻ. Hy vọng bài viết trên của Kế toán Lê Ánh đã giúp bạn có cái nhìn toàn diện về những kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực này. Đầu tư vào việc học hỏi và trau dồi chuyên môn chính là chìa khóa để bạn phát triển bền vững trong nghề kế toán xuất nhập khẩu!
>>> Xem thêm: Kế Toán Xuất Nhập Khẩu Là Gì? Cần Làm Những Gì?
-------------------------------------------
Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.
Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh
Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.
Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM