Làm Gì Khi Doanh Nghiệp Bị Âm Quỹ Tiền Mặt?

Làm Gì Khi Doanh Nghiệp Bị Âm Quỹ Tiền Mặt? Đây không chỉ là câu hỏi của những kế toán viên mới vào nghề mà còn là nỗi băn khoăn của không ít chủ doanh nghiệp khi rà soát sổ sách cuối kỳ. 

Vậy khi gặp tình trạng này, doanh nghiệp cần xử lý ra sao để không bị truy thu thuế, phạt hành chính hay ảnh hưởng đến kết quả kiểm toán? Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ phân tích nguyên nhân, rủi ro và hướng dẫn cách xử lý phù hợp theo đúng quy định kế toán – thuế hiện hành.

I. Quỹ âm tiền mặt là gì?

Quỹ âm tiền mặt là tình trạng trên sổ sách kế toán, số dư quỹ tiền mặt bị ghi nhận âm, tức là doanh nghiệp chi nhiều hơn số tiền mặt hiện có tại thời điểm ghi nhận. Đây là một hiện tượng sai lệch kế toán nghiêm trọng, không hợp lý về mặt nguyên tắc tài chính và có thể dẫn đến vi phạm pháp luật kế toán – thuế.

Cụ thể hơn:

Tài khoản 111 (tiền mặt) theo chế độ kế toán luôn phải có số dư ≥ 0. Khi kết chuyển cuối ngày/tháng/năm, nếu tổng chi tiền mặt > thu tiền mặt, thì sẽ phát sinh quỹ âm.

Trên thực tế, không ai có thể chi tiền khi trong két không có tiền – nên quỹ âm phản ánh sai lệch nghiệp vụ

>>> Xem thêm: 05 phương pháp xử lý quỹ tiền mặt bị âm hiệu quả nhất

II. Nguyên nhân dẫn đến âm quỹ tiền mặt

- Hạch toán sai thời điểm thu – chi

Kế toán ghi nhận nghiệp vụ chi tiền mặt trước khi ghi nhận khoản thu tương ứng, dẫn đến mất cân đối tạm thời. Ví dụ, ngày 10/04 chi tiền mặt mua hàng nhưng đến ngày 12/04 mới hạch toán thu tiền khách – điều này khiến sổ quỹ bị âm dù thực tế không phát sinh âm quỹ.

- Ghi nhận chi tiền mặt trong khi thanh toán thực tế bằng chuyển khoản

Một số trường hợp thanh toán qua ngân hàng nhưng kế toán vẫn hạch toán vào tài khoản tiền mặt (TK 111), khiến quỹ tiền mặt bị ghi nhận chi sai và dẫn tới âm quỹ. Đây là lỗi thường gặp do không kiểm tra kỹ phương thức thanh toán thực tế.

- Thiếu sót hoặc bỏ quên chứng từ thu tiền mặt

Do thao tác vội vàng hoặc quy trình kế toán chưa chuẩn hóa, kế toán có thể bỏ sót phiếu thu tiền mặt hoặc hóa đơn bán hàng thu bằng tiền mặt, khiến sổ quỹ chỉ phản ánh phần chi mà không có thu, làm mất cân đối dòng tiền.

- Chi tiền mặt không có chứng từ hợp lý, hợp lệ

Doanh nghiệp thực hiện chi tiền cho các khoản như tiếp khách, mua sắm nhỏ lẻ hoặc ứng tiền cá nhân nhưng không lập đầy đủ phiếu chi, hóa đơn, biên bản… Những khoản chi không có chứng từ này không được phản ánh đầy đủ trong sổ sách, làm lệch số dư quỹ.

- Lạm dụng tiền mặt không kiểm soát hoặc rút tiền sai quy trình

Một số doanh nghiệp có thói quen chi tiền mặt cho các khoản ngoài sổ sách hoặc cho vay tạm ứng cá nhân mà không phản ánh vào hệ thống kế toán. Điều này dẫn đến mất kiểm soát dòng tiền và ghi nhận âm quỹ.

- Hạch toán sai định khoản

Kế toán nhầm lẫn giữa các tài khoản liên quan (ví dụ: hạch toán sai TK 112 – tiền gửi ngân hàng thành TK 111 – tiền mặt) cũng là nguyên nhân dẫn đến số liệu quỹ không phản ánh đúng thực tế, có thể gây âm.

- Cố tình “điều chỉnh” sổ sách kế toán

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có hành vi cố tình thao túng số liệu quỹ tiền mặt để phục vụ mục đích riêng như hợp thức hóa chi phí, làm đẹp báo cáo, hoặc điều chỉnh lợi nhuận. Tuy nhiên, việc điều chỉnh này dễ dẫn đến sai phạm nếu bị cơ quan thuế thanh kiểm tra.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý quỹ tiền mặt bị âm

III. Làm gì khi doanh nghiệp bị âm quỹ tiền mặt?

1. Bổ sung bút toán góp vốn bằng tiền mặt bằng cách kiểm tra xem các thành viên trong công ty đã góp đủ vốn điều lệ chưa. Các bạn yên tâm là có thể góp vốn bằng tiền mặt nhé không nhất thiết phải chuyển khoản. Chuyển khoản chỉ áp dụng khi góp vốn từ đơn vị này sang đơn vị khác. (Các bạn có thể tham khảo thêm thông tư TT09/2015/TT-BTC ngày 29/01/2015)

Hạch toán: Nợ TK 111/ Có TK 4111

2. Làm hợp đồng vay ngắn hạn lãi suất 0%. Cách này phổ biến, chiếm tỉ lệ 90% kế toán hay dùng.

Hạch toán: Nợ TK 111/  Có TK 311.

3. Dựa vào các hóa đơn bán hàng để làm các phiếu thu với nội dung khách hàng đặt trước tiền hàng.  

Hạch toán: Nợ TK 111 /   Có TK 131

4. Dựa vào các hóa đơn mua hàng để chuyển một số khoản phải trả cho nhà cung cấp lùi lại.

Hạch toán: Nợ 152,153..627,641,642….,1331/ có 331

5. Nếu không phát sinh tờ khai thuế TNCN thì có thể treo có TK 334 các tháng chỉ làm bút toán tạm ứng cho người lao động mà không thanh toán hết lương.

Khi đã xảy ra hiện tượng âm quỹ tiền mặt tức là nghiệp vụ phát sinh đã không được chuẩn 100% vì vậy bất kể áp dụng cách xử lý nào trong số các cách trên đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, và không tránh khỏi mức độ rủi ro. Cần lưu ý:

- Góp vốn qua ngân hàng thì càng tốt. Không thì góp tiền mặt cũng được (nhưng phải cập nhật thường xuyên thông tư Thuế vì kể từ T3/2014 đã có yêu cầu các khoản góp vốn, vay đều phải thực hiện qua ngân hàng, không dùng tiền mặt. Tuy nhiên chưa có Thông tư ghi rõ đối tượng góp vốn/cho vay là Cá nhân nên tạm thời vẫn áp dụng được cách này).

- Nếu công ty có lên sàn giao dịch và mua bán chứng khoán vốn có giá thì bắt buộc người đầu tư phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản.

Âm quỹ tiền mặt không phải là dấu chấm hết – quan trọng là doanh nghiệp nhận diện và hành động kịp thời, xử lý đúng cách và đúng quy định pháp luật.

>>> Tham khảo: KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

-------------------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh       

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM