Mách bạn cách lưu sổ sách kế toán chuẩn nhất

Làm kế toán đã khổ đã vậy còn phải lưu chứng từ, sổ sách quan trọng theo đúng quy định khi cần kiểm kê là thấy ngay. Bạn chưa thành thạo cách lưu sổ sách kế toán có thể tham khảo ngay bài viết hướng dẫn nghiệp vụ này do kế toán trưởng tại trung tâm Lê Ánh trình bày chi tiết tại đây nhé.

Cách lưu sổ sách kế toán được thực hiện chi tiết theo từng tháng và quy sau khi đã hoàn thành các nghiệp vụ kế toán. Quy trình thực hiện cụ thể như sau.

I. Cách lưu sổ sách kế toán theo từng đợt

1. Cách lưu sổ sach kế toán khi khai báo thuế

– Bìa dùng để in sổ khi khai báo thuế là bìa màu xanh

–  Kế toán phải tiến hành khai báo thuế theo tháng và theo quý, làm theo các chỉ tiêu:

          +  Lập bảng kê bán ra và mua vào hàng hóa phụ lục

        +  Kế toán phải nộp mẫu giấy xác nhận đã nộp tờ khai qua mạng của tổng cục thuế

–   Tiến hành lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu: BC26/AC

–  Tổng hợp và lập phiếu thu và phiếu chi kèm theo mẫu phiếu hạch toán công nợ theo quy tắc sau:

          + Hóa đơn đầu ra liên xanh sắp trước

          + Hóa đơn vào liên đỏ sắp sau

Lập thông báo mẫu phát hành hóa đơn trong từng kỳ, kèm theo mẫu và các hợp đồng in ...học nghiệp vụ kế toán

2. Hướng dẫn lưu sổ sách kế toán kèm theo phiếu thu chi và chứng từ hạch toán

• In hết phiếu thu từ tháng 1 đến tháng 12

• In hết phiếu chi từ tháng 01 đến tháng 12

• In hết hạch toán từ thàng 01 đến tháng 12

• Kế toán in toàn bộ các phiếu xuất và phiếu nhập hàng và toàn bộ phiếu xuất – phiếu nhập kho của doanh nghiệp trong một năm đóng lại thành quyển.  Nếu trường hợp các loại phiếu này được đóng thành nhiều quyển chi tiết thì cần tập hợp và đóng thành 1 quyển.

3.  In và cách lưu sổ sách kế toán

Khi thực hiện in và lưu sổ sách kế toán theo hình thức nhật ký chung cần chú ý như sau:

+ In bài NKC và in lại NKC từ tháng 01 đến tháng 12

+ Hướng dẫn làm bìa sổ cái và in lại toàn bổ sổ cái trong 1 tháng đóng thành sổ áp dụng với các loại tài khoản từ mẫu TK01 đến mẫu TK09.

–    In mẫu cân đối số phát sinh: sẽ in mẫu theo kết quả hoạt động kinh doanh

+ In bìa sổ quỹ và sổ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.

 In tổng hợp bảng chi tiết công nợ phải nộp

Hướng dẫn lập chi tiết bảng tổng hợp công nợ phải thu và phải trả khách hàng theo từng tháng

Lập sổ chi tiết công nợ với từng đối tượng và nhóm khách hàng kèm theo đối tượng khách hàng

–  In tài khoản cụ thể: TK131 và TK331 để lưu trữ sổ sách kế toán

+  Trường hợp in bảng tổng hợp tồn kho NVL, hàng hóa như sau:  

In kế toán phải in tổng hợp NXT từ tháng 01 đến tháng 12 thành 01 cuốn hoặc nhiều cuốn

Kế toán thực hiện in chi tiết các sổ NVL, HH thành nhiều quyển tương tự với các tháng và năm kế toán.

–  Tài khoản phải in là TK152, Tk153, TK155 và TK156

Tiếp theo cần phải làm bảng phân bố khấu hao và tổng hợp các khoản chi phí trả trước khi lưu sổ sách kế toán

–  Lưu ý kế toán phải in bìa và bảng khấu hao, phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và dài hạn cần được áp dụng từ tháng 01 đến tháng 12.  Tài khoản phải in: TK 214, TK 242

+ Lập bảng tổng hợp giá thành xây lắp theo tài khoản TK154: đóng thành quyển in bìa xanh TK 154 từ tháng 01 đến tháng 12. Chi tiết tài khoản 154 áp dụng cụ thể với từng đối tượng cộng trình như sau:

–  Ngoài ra khi lưu sổ sách kê toán cần phải lập 1 bảng tổng hộ những hợp đồng kinh tế và lưu lại những hợp đồng đã bán và xuất hóa đơn tình trạng hiện tại của hợp đồng.

Hướng dẫn tách giá thành chi tiết áp dụng với hình thức xuất hóa đơn tính theo tài khoản: TK621,TK622,TK623,TK627 tính theo những tháng phát sinh tài khoản giá thành và công trình cần theo dõi. 

Hướng dẫn lưu sổ sách chứng từ kế toán theo quy định 

4. Hướng dẫn lưu trữ sổ sách khi làm báo cáo tài chính  cần phải lưu ý 

• Lập bảng cân đối tài khoản kế toán

• Lập bảng cân đối tài khoản phát sinh

• Lập báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo quý và năm-

• Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ 

• Lập thuyết minh báo cáo tài chính 

 B4: Cách lưu trữ và lập tờ khai quyết toán thuế TNDN khi lưu hồ sơ kế toán thực hiện như sau

• Lập và in  phụ lục tao kết quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh 

• Làm phụ lục kết chuyển lãi và lỗ nếu có trong kỳ

• Làm các loại bảng kê chi tiết phụ lục ưu đãi về thuế nếu có

• Hướng dẫn làm và áp dụng loại hình làm tờ khai quyết toán thuế TNCN 

• Làm mẫu giấy xác nhận nộp tờ khai thuế qua mạng trên Website tổng cục thuế

Đối với toàn bộ sổ sách kế toán đã in cần được sao kê nhiều hơn 02 bản. Một bản đê nộp cho tổng cục thuế và 01 bản để giữ lại đơn vị khi có thanh tra, làm tương tự với mẫu báo cáo tài chính.

>>> Xem thêm: Hướng dẫn cách viết phiếu thu đúng chuẩn quy định

5.  Cách lưu sổ sách kế toán và những hướng dẫn chi tiết về hợp đồng kinh tế

- Lưu lại toàn bộ các hợp đồng kinh tế đầu ra và đầu vào

Lưu ý: Đối với những hợp đồng kinh tế đầu ra phải được tập hợp và in bìa xanh.

• Lưu  toàn bộ các loại hợp đồng đầu vào của nhà cung cấp thành quyển có bìa còng hoặc bìa cứng Alco

• Lưu toàn bộ các loại hợp đồng bán ra đóng lại thành một quyển bìa còng hoặc bìa cứng Alco màu xanh.

• Lưu cả hồ sơ lao động theo mẫu bìa xanh để tổng hợp số hợp đồng lao động

• Hướng dẫn in và tạo quyết toán thuế TNCN đã nộp theo năm

Ngoài ra, kế toán phải in toàn bộ số hợp đồng ra giấy kẹp, kèm theo chứng minh thư nhân dân đã photo  với hợp đồng kèm theo.

In bảng lương và bảng chấm công 12 tháng bán hàng liên tục. 

In và lưu lai hợp đồng đã ký với người lao động, đối với những loại hợp đồng này kế toán phải ký tên trên  hợp đồng, kèm theo phụ lục số hợp đồng và lượng tăng giảm khi thực hiện lưu hồ sơ chứng từ sổ sách.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công !

>>> Bạn có thể tham khảo: Các khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu ke toan thuc hanh