Dấu Treo Là Gì? Phân Biệt Dấu Treo Và Dấu Chức Danh

Bài viết được cố vấn chuyên môn bởi cô Trần Thị Hồng Huệ hiện đang là Giảng viên Bộ môn Kế toán – Kiểm toán tại trường học viện Trường ĐH Đại Nam, phụ trách kế toán cho các doanh nghiệp lớn và là giảng viên chính thức đứng lớp các khóa kế toán tại Kế toán Lê Ánh.

Trong các văn bản hành chính hay tài liệu công ty, chắc hẳn bạn đã từng nghe qua cụm từ “dấu treo” và “dấu chức danh”. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ dấu treo là gì, cách phân biệt dấu treo và dấu chức danh một cách chính xác. Việc sử dụng đúng loại dấu không chỉ đảm bảo tính hợp pháp của văn bản mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công việc. 

Bài viết dưới đây Kế toán Lê Ánh sẽ giúp bạn làm rõ khái niệm dấu treo, cách sử dụng và những điểm khác biệt quan trọng giữa dấu treo và dấu chức danh.

1. Dấu treo là gì

a, Khái niệm

Dấu treo là loại con dấu của tổ chức, doanh nghiệp được đóng trên các văn bản, tài liệu mang tính chất thông báo, gửi kèm hoặc tài liệu bổ sung, mà không yêu cầu chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. Dấu treo thường được sử dụng để xác nhận tính chính thống của văn bản mà không cần phải ký tên ở cuối tài liệu.

Dấu treo thường thể hiện thông tin cơ bản của đơn vị như tên công ty, mã số thuế, địa chỉ hoặc logo.

b, Vị trí đóng dấu trên văn bản

Dấu treo được đóng tại góc trên bên trái của trang đầu tiên trên văn bản, thường là ở vị trí chồng lên một phần tên đơn vị phát hành.

Vị trí này đảm bảo rằng dấu treo không che khuất nội dung chính của văn bản nhưng vẫn đủ nổi bật để xác nhận tính chính thức của tài liệu.

c, Ý nghĩa pháp lý của dấu treo

Dấu treo không mang tính chất pháp lý như dấu chức danh hay dấu ký tên.

Nó chỉ xác nhận tài liệu thuộc về tổ chức phát hành, không xác nhận nội dung hay cam kết pháp lý của văn bản.

Dấu treo thường được dùng khi nội dung văn bản không cần xác nhận của người đại diện pháp luật.

d, Khi nào sử dụng dấu treo? 

Sử dụng trong các loại văn bản không có chữ ký trực tiếp:

• Các văn bản thông báo nội bộ, bảng biểu, phụ lục, bảng kê đính kèm.

• Hóa đơn hoặc tài liệu gửi kèm mà không yêu cầu xác nhận bằng chữ ký của người có thẩm quyền.

Các trường hợp phổ biến sử dụng dấu treo:

• Hóa đơn: Đóng dấu treo trên hóa đơn để xác nhận hóa đơn đó thuộc về công ty phát hành.

• Phụ lục hợp đồng: Khi phụ lục chỉ mang tính bổ sung thông tin mà không làm thay đổi điều khoản chính của hợp đồng.

• Bảng kê đính kèm: Sử dụng dấu treo trên bảng kê kèm theo hóa đơn, hợp đồng để xác nhận tài liệu đi kèm thuộc về tổ chức phát hành.

e, Cách đóng dấu treo đúng quy định 

- Dấu treo được đóng tại góc trên bên trái của văn bản, chồng lên một phần tên đơn vị phát hành hoặc phần tiêu đề của tài liệu. Đảm bảo dấu treo không che khuất nội dung chính của văn bản nhưng vẫn đủ nổi bật để xác nhận tài liệu chính thức từ tổ chức, doanh nghiệp.

- Yêu cầu về kích thước và màu sắc của dấu treo:

Kích thước: Phải phù hợp với kích thước văn bản và rõ ràng để dễ nhận biết. Thông thường, đường kính của dấu treo nằm trong khoảng 36mm - 45mm.

Màu sắc: Theo quy định tại Việt Nam, màu mực dấu treo phải là màu đỏ để đảm bảo tính chính thống và dễ phân biệt với nội dung văn bản.

Độ nét và rõ ràng: Dấu treo phải được đóng rõ nét, không bị nhòe mực hoặc bị lệch. Trường hợp dấu bị mờ, cần đóng lại để đảm bảo tính chính thức của tài liệu.

>>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

2. Dấu chức danh là gì?

a, Khái niệm

Dấu chức danh là loại con dấu thể hiện chức vụ của người ký trong tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó thường ghi rõ chức danh như Giám đốc, Trưởng phòng, Phó giám đốc,... Dấu chức danh không chứa tên cá nhân nhưng thể hiện quyền hạn và trách nhiệm của người ký trên văn bản.

Dấu chức danh được sử dụng để xác nhận vai trò và thẩm quyền của người ký trên văn bản, giúp minh bạch về người chịu trách nhiệm nội dung.

Dấu chức danh giúp đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của văn bản trong giao dịch hành chính và kinh doanh.

b, Vị trí đóng dấu trên văn bản

Dấu chức danh được đóng ngay bên cạnh hoặc phía trên chữ ký tay của người có thẩm quyền ký văn bản.

Thông thường, dấu chức danh nằm ở góc phải hoặc bên dưới phần ký tên, đảm bảo rõ ràng và không che khuất chữ ký. Vị trí này giúp người đọc dễ dàng nhận diện người ký là ai và có chức vụ gì trong tổ chức.

c, Ý nghĩa pháp lý của dấu chức danh

Dấu chức danh mang ý nghĩa pháp lý cao, khẳng định thẩm quyền và trách nhiệm của người ký đối với nội dung văn bản.

Khi đi kèm với chữ ký tay, dấu chức danh giúp xác nhận nội dung văn bản có giá trị pháp lý và ràng buộc trách nhiệm pháp lý đối với người ký.

Văn bản có dấu chức danh thường được sử dụng trong các giao dịch chính thức, hợp đồng, quyết định hay thông báo quan trọng.

d, Khi nào sử dụng dấu chức danh

- Dấu chức danh thể hiện rõ vai trò của người ký như Giám đốc, Trưởng phòng, Kế toán trưởng,... Thường áp dụng khi người ký có thẩm quyền ra quyết định hoặc phê duyệt nội dung văn bản.

- Thường đi kèm với chữ ký tay trên các văn bản quan trọng:

Quyết định: Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật,…

Thông báo: Thông báo nội bộ, thông báo công khai tới đối tác, khách hàng.

Hợp đồng: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động, hợp đồng mua bán,…

Công văn: Công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…

Các văn bản pháp lý khác: Giấy ủy quyền, biên bản họp, báo cáo tài chính,…

e, Cách đóng dấu chức danh đúng quy định 

- Dấu chức danh được đóng bên phải hoặc bên dưới chữ ký tay của người ký để đảm bảo tính hợp pháp và chuyên nghiệp. Đảm bảo dấu chức danh không che khuất chữ ký hoặc nội dung văn bản.

- Trên dấu chức danh, phải ghi rõ chức vụ của người ký, ví dụ: "GIÁM ĐỐC", "TRƯỞNG PHÒNG KẾ TOÁN", "PHÓ GIÁM ĐỐC",... Nếu người ký giữ nhiều chức danh, chỉ được ghi chức danh liên quan trực tiếp đến nội dung văn bản.

- Không được ghi tên cá nhân trên dấu chức danh.

- Yêu cầu về kích thước và màu sắc của dấu chức danh:

Kích thước: Đường kính dấu chức danh thường từ 36mm - 45mm, tùy thuộc vào quy định của từng tổ chức.

Màu sắc: Màu đỏ là màu sắc quy định cho dấu chức danh tại Việt Nam để đảm bảo tính chính thống và dễ nhận biết.

Độ rõ ràng và sắc nét: Dấu chức danh phải được đóng rõ ràng, không bị nhòe mực, đảm bảo dễ đọc và dễ nhận diện.

>>> Xem thêm: Các trường hợp bắt buộc phải thay đổi con dấu công ty

3. Phân biệt dấu treo và dấu chức danh

Dấu treo và dấu chức danh đều đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận và đảm bảo tính chính thống của văn bản. Tuy nhiên, chúng có sự khác biệt rõ ràng về ý nghĩa pháp lý, cách sử dụng và vị trí đóng dấu.

- Dấu treo chủ yếu dùng để xác nhận tài liệu thuộc về tổ chức phát hành, không có giá trị pháp lý mà chỉ mang tính chất xác nhận nguồn gốc tài liệu.

- Dấu chức danh khẳng định quyền hạn và trách nhiệm của người ký, có giá trị pháp lý khi đi kèm với chữ ký tay trên các văn bản quan trọng.

4. Lưu ý khi sử dụng dấu treo và dấu chức danh

- Không nên lạm dụng dấu treo khi không cần thiết 

Lạm dụng dấu treo có thể dẫn đến:

• Mất giá trị pháp lý: Nếu sử dụng dấu treo trên các văn bản cần chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền, văn bản đó có thể bị xem là không hợp lệ về mặt pháp lý.

• Gây hiểu nhầm: Đối tác hoặc người nhận tài liệu có thể hiểu sai rằng văn bản đã được phê duyệt chính thức, dẫn đến những tranh chấp không cần thiết.

• Giảm tính chuyên nghiệp: Sử dụng dấu treo quá thường xuyên có thể làm giảm độ tin cậy và tính chuyên nghiệp của tổ chức.

- Đảm bảo quy định pháp lý về sử dụng con dấu trong tổ chức, doanh nghiệp 

Theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, con dấu của doanh nghiệp phải được đăng ký và sử dụng đúng mục đích, chức năng.

Dấu chức danh chỉ được sử dụng khi người ký có thẩm quyền và chức vụ ghi trên dấu phù hợp với nội dung văn bản.

Dấu treo không được sử dụng thay cho dấu chức danh hoặc dấu ký tên cá nhân.

Nếu sử dụng sai dấu chức danh hoặc dấu treo, văn bản có thể bị vô hiệu hóa hoặc không có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính hoặc phải chịu trách nhiệm pháp lý nếu sử dụng con dấu sai mục đích hoặc làm giả dấu chức danh.

- Thận trọng trong việc đóng dấu để tránh nhầm lẫn, sai sót về giá trị pháp lý của văn bản 

Đảm bảo nội dung văn bản đã chính xác và không cần chỉnh sửa trước khi đóng dấu. Kiểm tra kỹ chức danh của người ký trên văn bản để sử dụng đúng dấu chức danh phù hợp.

Con dấu phải rõ nét, không bị nhòe mực hoặc bị lệch để đảm bảo dễ đọc và hợp lệ về mặt pháp lý. Trong trường hợp dấu bị mờ hoặc nhòe mực, cần đóng lại dấu để đảm bảo tính chính thức của tài liệu.

- Không thay thế dấu ký tên cá nhân bằng dấu chức danh

Dấu chức danh không thay thế được chữ ký tay của người có thẩm quyền. Vì vậy, phải đi kèm chữ ký tay trên các văn bản yêu cầu xác nhận của cá nhân.

Mỗi văn bản chỉ sử dụng một loại dấu phù hợp để tránh nhầm lẫn hoặc hiểu sai về giá trị pháp lý của tài liệu. Nếu một văn bản cần sử dụng nhiều loại dấu (ví dụ: dấu treo trên bảng kê đính kèm và dấu chức danh trên hợp đồng), cần ghi chú rõ ràng để tránh nhầm lẫn.

Việc hiểu rõ dấu treo là gì, cách phân biệt dấu treo và dấu chức danh không chỉ giúp bạn sử dụng con dấu một cách chính xác mà còn đảm bảo tính hợp pháp và chuyên nghiệp của các văn bản hành chính. Hy vọng qua bài viết này của Kế toán Lê Ánh, bạn đã nắm được kiến thức cần thiết để áp dụng hiệu quả trong thực tế. Hãy luôn cẩn trọng khi sử dụng con dấu để tránh những sai sót không đáng có.

>>> Xem thêm: KHÓA HỌC KẾ TOÁN THUẾ CHO NGƯỜI MỚI BẮT ĐẦU

-------------------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh  

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM