Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không?

Hóa đơn giấy cần dấu và chữ ký giám đốc, thủ trưởng, chủ đơn vị vậy thủ tục với hóa đơn điện tử như  thế nào. Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Là thắc mắc của rất nhiều người. Trong bài viết này, trung tâm Lê Ánh sẽ hướng dẫn và giải thích cụ thể cho bạn về chức năng và cách sử dụng với hóa đơn điện tử trong bài viết này.

>>>Xem thêm: Những điều cần biết về thủ tục hủy hóa đơn GTGT

Quy định mới nhất do Bộ tài chính nêu rõ chức năng của hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ. Loại hóa đơn này đươc tạo ra từ phần mềm lắp đặt trước có thể, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Vậy hóa đơn điện tử có cần đóng dấu và chữ ký không? Cách sử dụng loại hóa đơn này có gì khác với các loại hóa đơn giấy thông thường không.

I. QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG DẤU VÀ CHỮ KÝ ÁP DỤNG VỚI HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Về điều khoản này thông tư 119/2014/TT-BTC tại điểm b Khoản 2 Điều 5 có quy định như sau:

“Tổ chức kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ có thể tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán trong trường hợp sau: hóa đơn điện; hóa đơn nước; hóa đơn dịch vụ viễn thông; hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in theo hướng dẫn tại Thông tư này.

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”.

Theo quy định này thì: Các loại hóa đơn  điện tử không cần phải đóng dấu của người bán và chữ ký người mua nếu doanh nghiệp bán hàng đủ điều kiện tự in hóa đơn theo đúng quy định pháp luật.

Quy định về con dấu và chữ ký với các loại hình hóa đơn điện tử

II. NHỮNG ĐIỀU KIỆN GÌ ĐỂ ĐƯỢC CẤP HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Đối tượng được tự in hóa đơn điện tử

Các đơn vị, tổ chức nằm trong điều kiện sau sẽ được tự in hóa đơn kể từ khi có mã số thuế gồm:

• Doanh nghiệp hoạt động tại khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao theo quy định nhà nước.
• Đơn vị sản xuất công lập, có hoạt động kinh doanh theo quy định pháp luật.

2. Điều kiện để được tự in hóa đơn điện tử

Những đơn vị, tổ chức, công ty sau đáp ứng đủ các điều kiện sau sẽ được tự in hóa đơn điện tử:

Công ty, tổ chức, Ngân hàng có mức vốn điều lệ từ 15 tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hóa đơn, bao gồm cả Chi nhánh, đơn vị trực thuộc khác tỉnh, thành phố với trụ sở chính có thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT.

Những đơn vị mới thành lập từ ngày TT 119/2014/TT-BTC có hiệu lực có vốn điều lệ dưới 15 tỷ đồng. Áp dụng với những  doanh nghiệp sản xuất, dịch vụ có thực hiện đầu tư mua sắm tài sản cố định, máy móc, thiết bị giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên.  Đơn vị, doanh nghiệp có thể được tự in hóa đơn để sử dụng cho việc bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nếu có đủ các điều kiện sau:

• Có mã số thuế
• Có doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ
• Có đủ điều kiện về thiết bị (máy tính, máy in, máy tính tiền) đảm bảo cho việc in và lập hóa đơn điện tử

3. Ngoài ra, điều kiện không thể thiếu với các đơn vị này phải đáp ứng được các yêu cầu sau

• Doanh nghiệp hoạt động với tư cách như đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Doanh nghiệp có phần mềm tự in hóa đơn đảm bảo định kỳ hàng tháng. Dữ liệu từ phần mềm phải được chuyển vào sổ kế toán để hạch toán doanh thu và quyết toán GTGT với cơ quan thuế.
• Đơn vị hoạt động đúng quy định, không vi phạm pháp luật về thuế.  Trường hợp bị xử phạt và đã chấp hành xử phạt vi phạm pháp luật về thuế thì tổng tiền phải nộp nhỏ hơn (50) triệu đồng trong vòng ba trăm sáu mươi lăm (365) ngày. Được tính liên tục từ ngày đầu thông báo phát hành hóa đơn về trước.
• Có văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn tự in và được cơ quan thuế quản lý trực tiếp xác nhận đủ điều kiện. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị của doanh nghiệp, cơ quan thuế quản lý trực tiếp phải có ý kiến về điều kiện sử dụng hóa đơn tự in của doanh nghiệp.

Những đơn vị đáp ứng được các điều kiện này phải có trách nhiệm quyết định áp dụng hóa đơn tự in và chịu trách nhiệm về quyết định này.

Điều kiện và thủ tục làm hóa đơn điện tử với các doanh nghiệp đang được cải thiện theo hướng tích cực

III. THÔNG TIN CẦN BIẾT VỀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ CÓ CẦN IN VÀ ĐÓNG DẤU CHỮ KÝ

Khi quyết định in hóa đơn điện tử và làm thủ tục tự in hóa đơn doanh nghiệp cần biết các điều kiện sau: Khóa học kế toán cho người mới bắt đầu

Những đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp  có thể đồng thời cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy. Tuy nhiên, các quy định và thông tư của nhà nước khuyến khích hình thức hóa đơn điện tử.

Trên hóa đơn điện tử phải đầy đủ các thông tin sau:

• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán
• Ghi rõ ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.

Trong trường hợp người mua và người bán đều là đơn vị kế toán thì người mua cũng cần phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải đóng dấu và chữ ký giám đốc không.

Những lưu ý hóa đơn điện tử không có đầy đủ các nội dung bắt buộc được thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

• Người mua không phải là đơn vị kế toán.

• Nếu người mua là đơn vị kế toán có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa hai bên như:

     + Hợp đồng kinh tế

     + Phiếu xuất kho học kế toán thực tế ở đâu hà nội

     + Biên bản giao nhận hàng hóa,

     + Biên nhận thanh toán,

     + Phiếu thu...

Trong những trường hợp này, người bán vẫn lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định. Trên hóa đơn điện tử có thể không cần chữ ký điện tử của người mua.

Bộ Tài chính có nghĩa vụ giao Cục Thuế xem xét từng trường hợp phát sinh trong các nghiêp vụ, để hóa đơn điện tử không nhất thiết phải cần đóng đâu và chữ ký.

Hỗ trợ các điều kiện cần thiết cho doanh nghiệp để miễn tiêu thức chữ ký điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử. Vậy hóa đơn điện tử không cần đóng dấu và chữ ký chỉ cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định của pháp luật là được.

Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy có nhiều trang

Theo công văn 2806/TCT-CS ngày 18/7/2018 của Tổng cục thuế

" Về tiêu thức chữ kỹ điện tử của người mua trên hóa đơn điện tử, Bộ tài chính đã có công văn số 2402/BTC-TCT ngày 23/02/2016 gửi Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Căn cứ Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính và Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính, theo đó trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được thể hiện bằng hóa đơn nhiều hơn một trang nêu trên phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị: cùng số hóa đơn như của trang đầu (do hệ thống máy tính cấp tự động); cùng tên, địa chỉ, MST của người mua, người bán như trang đầu; cùng mẫu và ký hiệu hóa đơn như trang đầu; kèm theo ghi chú bằng tiếng Việt không dấu "tiep theo trang truoc - trang X/Y" (trong đó X là số thứ tự trang và Y là tổng số trang của hóa đơn đó)"

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

>>> Có thể bạn quan tâm: Các khóa đào tạo xuất nhập khẩu cho người mới bắt đầu