Những điều cần biết về thủ tục hủy hóa đơn GTGT

Kế toán viết sai hóa đơn GTGT là điều không tránh khỏi, nếu không thể tiếp tục sử dụng hóa đơn bị sai đó bạn phải tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT. Trong bài viết này, kế toán Lê Ánh xin hướng dẫn  bạn đọc tất cả những điều cần lưu ý khi làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT này.

>>>Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in

NHỮNG HÓA ĐƠN GTGT NHƯ THẾ NÀO PHẢI TIẾN HÀNH LÀM THỦ TỤC HỦY

Những hóa đơn được in thử, in sai, trùng lắp hay  in thừa,rách hỏng…. không thể tiếp tục sử dụng. Ngoài ra các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo hóa đơn đặt in, không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ hóa đơn. Các trường hợp tiêu bản này còn chữ có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản… thì phải tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT

Những hóa đơn đã hủy xong phải được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra hóa đơn mới vì không còn hiệu lực và giá trị sử dụng.

I.   CÁC TRƯỜNG HỢP PHẢI HỦY HÓA ĐƠN GTGT

Những trường hợp sau đây, bắt buộc phải tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT:

• Hóa đơn  bị in sai, in trùng hay thừa  không sử dụng hết . Trong những trường hợp này cần phải hủy hóa đơn trước khi thanh lý hợp đồng đặt in hóa đơn. lớp học kế toán thuế

• Doanh nghiệp, đơn vị, cá nhân có hóa đơn nhưng  sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn.

• Những hóa đơn đã lập phải hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

• Những hóa đơn GTGT chưa lập  nhưng  có dấu hiệu dính níu đến vi phạm pháp luật hoặc  là vật chứng của các vụ án thì  đơn vị, cá nhận không được tự ý làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT mà phải xử lý theo quy định của pháp luật.

Chú ý:

​Nếu công ty thay đổi tên, địa chỉ thì các số hóa đơn đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên từng hóa đơn thì thực hiện hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến

Trường hợp hóa đơn GTGT viết sai

Nếu hóa đơn viết sai mà chưa kê khai thì lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai là được không cần phải làm thủ tục hủy hóa đơn

Trường hợp hóa đơn viết sai đã kê khai thì lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai và xuất hóa đơn điều chỉnh

​

 Quy định về thủ tục hủy hóa đơn GTGT mới nhất năm 2017 

II.  THỜI HẠN LÀM THỦ TỤC HỦY HÓA ĐƠN GTGT

Theo Điểm b, Khoản 2, Điều 29 của Thông tư 39/2014/TT-BTC  do Bộ tài chính ban hành  quy định cụ thể về thời hạn hủy hóa đơn gtgt như sau:

• Thời hạn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ khi thông báo với cơ quan thuế.

• Trường hợp bị cưỡng chế bắt buộc là nếu cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng với đơn vị, tổ chức, các nhân (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế) thì các đơn vị này phải có trách nhiệm làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT chậm nhất là mười (10) ngày kể từ khi nhận được thông báo  cơ quan thuế hoặc từ tính từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Khi tiến hành hủy hóa đơn GTGT được chia thành 2 loại chính: Làm thủ tục hủy hóa đơn đơn của tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh và thủ tục hủy hóa đơn của cơ quan thuế

III.  TRÌNH TỰ LÀM THỦ TỤC HỦY HÓA ĐƠN GTGT KHÔNG SỬ DỤNG

Khi tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn gtgt, doanh nghiệp và cá nhân phải tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo các trình tự sau:

Bước 1: Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn

 Để tiến hành hủy hóa đơn cần phải có sự đồng ý của chủ doanh nghiệp cho phép thành lập Hội đồng hủy hóa đơn. Trong hội đồng có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức bắt buộc có trách nhiệm trước pháp luật, phải tiến hành các việc sau:

• Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

• Tiến hành hủy hóa đơn và Lập biên bản hủy hóa đơn

• Lập thông báo kết quả hủy hóa đơn

Bước 2: Lập Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy

Điểm d, Khoản 3, Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn cụ thể nội dung như sau:

“Trong bảng kê hóa đơn cần hủy này phải có các thông tin cần thiết như: Loại hóa đơn, Mẫu hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, từ quyển … đến quyển …Từ số … đến số … Và phải có chữ ký của người lập và hội đồng hủy hóa đơn.”

Hội đồng kiểm kê phải tiến hành rà soát lại toàn bộ số hóa đơn cần hủy theo các chỉ tiêu trong bảng kiểm kê và ký xác nhận trước khi tiến hành hủy hóa đơn. học kế toán thực tế ở đâu tphcm

Các bạn có thể Download Mẫu Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy tại đây

Bước 3 : Tiến hành hủy hóa đơn và lập Biên bản hủy hóa

Theo điểm b khoản 2 điều 29 có ghi về thủ tục hủy hóa đơn GTGT:

“b) Tổ chức, hộ, cá nhân có hoá đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện huỷ hoá đơn. Thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), tổ chức, hộ, cá nhân phải hủy hóa đơn, thời hạn huỷ hoá đơn chậm nhất là mười (10) ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hoá đơn đã mất.”

Hội đồng hủy hóa đơn phải tiến hành hủy hóa đơn gtgt theo đúng thời hạn quy định để tránh bị phạt hành chính. Tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn. Trên biên bản ghi rõ thông tin cần thiết theo các tiêu thức sau:

Phân loại và mẫu hóa đơn. Ký hiệu, từ quyển … đến quyển …, Từ số … đến số 

• Hình thức hủy hóa đơn

• Cắt góc

• Xé nhỏ

•  Đốt

Lưu ý: Sau khi biên bản được lập đã hủy  phải có đầy đủ chữ ký của những người trong Hội đồng hủy hóa đơn

Bước 4: Thông báo kết quả hủy hóa đơn

Đây là bước cuối  cùng sau khi tiến hành hủy hóa đơn hoàn chỉnh. Theo quy định tại  khoản 3 điểm d điều 29 trong Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn như sau:

“Thông báo kết quả hủy hoá đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy (mẫu số 3.11 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hồ sơ hủy hóa đơn được lưu tại tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn. Riêng Thông báo kết quả hủy hoá đơn được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá  năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện huỷ hoá đơn.”

Kế toán viên cần nắm rõ quy định hủy hóa đơn GTGT 

IV. TIẾN HÀNH THỦ TỤC LẬP HỒ SƠ HỦY HÓA ĐƠN

Sau khi hoàn thành các tiêu chí đã nếu, doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân tiến hành làm hồ sơ hủy hóa đơn bao gồm các loại giấy tờ sau:

• Lập Bảng kiểm kê hoá đơn cần hủy ghi chi tiết: tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn cần hủy

• Biên bản hủy hóa đơn: Các thành viên Hội đồng hủy hoá đơn phải ký vào biên bản hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

• Thông báo hủy hóa đơn phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số…đến số…, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy, theo mẫu số 3.11 phụ lục 3 ban hành kèm thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính

Lưu ý: Sau khi lập hoàn chỉnh bộ hồ sơ hủy hóa đơn, thì các chứng từ  này phải được lưu lại ở chính đơn vị tiến hành làm thủ tục hủy hóa đơn để xuất trình cho cơ quan thuế nếu có yêu cầu.

Hội đồng làm thủ tục hủy hóa đơn GTGT phải in thành 02 bản thông  báo kết quả hủy hóa đơn.  một bản gửi đến Cơ quan Thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp, cá nhân… và bản còn lại lưu tại chính đơn vị. Thời hạn chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ khi hoàn tất thủ tục hủy hóa đơn.

Trên đây là tổng hợp những điều cần lưu ý về thủ tục hủy hóa đơn GTGT chuẩn nhất được tổng hợp và biên soạn lại bởi đội ngũ giảng viên của kế toán Lê Ánh. Mong bài viết giúp cho bạn đọc xử lý tốt khi cần phải hủy hóa đơn.

>>>Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Hiện tại Lê Ánh đang đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, bạn có thể tham khảo tại website: ketoanleanh.edu.vn để biết thêm chi tiết.