Kế Toán Tổng Hợp Cần Biết Những Hàm Excel Nào?

Trong công việc kế toán tổng hợp, Excel không chỉ là công cụ hỗ trợ tính toán mà còn là "trợ lý đắc lực" giúp bạn xử lý khối lượng dữ liệu lớn một cách chính xác và nhanh chóng. Nếu chỉ biết cộng trừ đơn giản thì chưa đủ – kế toán tổng hợp cần thành thạo các hàm Excel chuyên dụng để tổng hợp, kiểm tra, đối chiếu, lọc và phân tích số liệu.

Bài viết này sẽ giúp bạn nhận diện những hàm Excel thường dùng nhất trong kế toán tổng hợp, kèm ví dụ minh họa dễ hiểu và gợi ý áp dụng vào từng nghiệp vụ thực tế. Đặc biệt, nếu bạn đang học hoặc chuẩn bị đi làm kế toán thực hành, đây là danh sách hàm nhất định phải biết để không bị “bỡ ngỡ” khi cầm file kế toán thật.

I. KẾ TOÁN TỔNG HỢP DÙNG EXCEL CHO NHỮNG NHIỆM VỤ GÌ?
Excel không chỉ là công cụ tính toán đơn thuần, mà còn là “trợ lý xử lý dữ liệu” không thể thiếu của kế toán tổng hợp trong mọi giai đoạn công việc. Dưới đây là những nhóm nghiệp vụ mà một kế toán tổng hợp sử dụng Excel hằng ngày:

🔹 1. Nhập liệu và xử lý chứng từ
Khi tiếp nhận hóa đơn, phiếu thu, chi, bảng lương hay các chứng từ kế toán khác, kế toán thường nhập vào Excel trước khi chuyển lên phần mềm. Excel giúp kiểm tra nhanh tính hợp lệ, đối chiếu giá trị, phát hiện sai sót trước khi định khoản và hạch toán.

🔹 2. Lập bảng tính lương, phân bổ chi phí
Excel được dùng để tính lương, phân bổ khấu hao, chi phí trả trước, chi phí lãi vay... Các công thức như IF, ROUND, và SUMPRODUCT rất thường xuyên xuất hiện trong bảng tính này.

🔹 3. Tổng hợp và đối chiếu số liệu kế toán
Kế toán tổng hợp sử dụng Excel để tổng hợp số liệu từ nhiều sheet (kho, công nợ, lương...) rồi đối chiếu với sổ cái và bảng cân đối. Excel giúp phát hiện chênh lệch, sai lệch phát sinh và hỗ trợ điều chỉnh nhanh chóng.

🔹 4. Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị
Trước khi lên báo cáo trên phần mềm hoặc HTKK, nhiều doanh nghiệp vẫn yêu cầu kế toán lập nháp báo cáo trên Excel. Điều này giúp BGĐ dễ hình dung số liệu, chỉnh sửa các hạng mục cần thiết trước khi hoàn thiện báo cáo chính thức.

III. NHÓM HÀM EXCEL CƠ BẢN – BẮT BUỘC PHẢI BIẾT
Dù bạn làm ở doanh nghiệp nhỏ hay lớn, dùng phần mềm hay làm Excel thủ công, thì vẫn có một “bộ hàm cơ bản” mà bất kỳ kế toán tổng hợp nào cũng cần nắm chắc. Những hàm này không chỉ dùng để tính toán, mà còn giúp bạn xử lý bảng lương, bảng phân bổ, sổ sách và nhiều loại báo cáo khác.

✅ 1. Hàm SUM, AVERAGE, MIN, MAX
SUM: Tính tổng giá trị, ứng dụng trong bảng lương, bảng tính thuế, bảng tổng hợp công nợ.

AVERAGE: Tính trung bình, thường dùng để tính đơn giá, suất tiêu hao, phân bổ chi phí.

MIN/MAX: Tìm giá trị nhỏ nhất/lớn nhất trong tập dữ liệu – dùng khi so sánh, đối chiếu công nợ hoặc chi phí.

📌 Ví dụ:
=SUM(D2:D20) – Tổng tiền lương nhân viên
=AVERAGE(B2:B10) – Trung bình chi phí vận chuyển
=MAX(C2:C50) – Tìm số dư công nợ lớn nhất

✅ 2. Hàm IF, AND, OR
Hàm điều kiện – rất hay dùng trong xử lý bảng tính có phân loại:
– Phân biệt hợp lệ/không hợp lệ
– Tính thuế TNCN theo bậc
– Xác định tình trạng thanh toán: "Đã thu", "Còn nợ", "Trễ hạn"…

📌 Ví dụ:
=IF(B2>=11, "Đóng BHXH", "Không đóng")
=IF(AND(E2>0,F2=""), "Thiếu chứng từ", "")

✅ 3. Hàm ROUND, ROUNDUP, ROUNDDOWN
Dùng để làm tròn số tiền, tính thuế, khấu hao, lương chính xác. Excel mặc định hiển thị số thập phân, nhưng báo cáo tài chính cần làm tròn đúng quy chuẩn.

📌 Ví dụ:
=ROUND(B2*10%,0) – Làm tròn thuế TNDN
=ROUNDUP(D2, -3) – Làm tròn lên bậc nghìn
=ROUNDDOWN(C2, 2) – Làm tròn xuống 2 chữ số sau dấu phẩy

✅ 4. Hàm COUNT, COUNTA, COUNTIF
Dùng để đếm số dòng dữ liệu, số ô có giá trị, đếm theo điều kiện. Kế toán dùng để kiểm tra phát sinh chứng từ, rà lỗi, lọc thông tin thiếu...

📌 Ví dụ:
=COUNT(A2:A100) – Đếm số dòng có số liệu
=COUNTA(B2:B100) – Đếm ô không rỗng
=COUNTIF(C2:C100, ">5000000") – Đếm số dòng có chi phí > 5 triệu

👉 Đây là nhóm hàm “sống còn” – nếu làm kế toán mà chưa biết hoặc chưa thành thạo thì rất khó để xử lý bảng tính nhanh, chính xác và hiệu quả.
IV. NHÓM HÀM XỬ LÝ DỮ LIỆU KẾ TOÁN THƯỜNG DÙNG
Kế toán tổng hợp không chỉ tính toán mà còn phải tra cứu, lọc, xử lý và định dạng số liệu một cách linh hoạt. Dưới đây là các nhóm hàm thường dùng nhất trong thực tế để thao tác nhanh chóng với danh mục hàng hóa, bảng lương, mã số thuế, mã nhân viên, công nợ...

✅ 1. Hàm VLOOKUP, XLOOKUP, INDEX + MATCH
Đây là nhóm hàm tra cứu dữ liệu tự động – cực kỳ quan trọng khi làm kế toán, đặc biệt khi làm việc với danh sách hàng dài trong kho, công nợ, bảng giá, mã tài khoản kế toán.

📌 Ứng dụng:

Tra đơn giá từ bảng danh mục hàng

Tra mã tài khoản kế toán từ bảng phân loại

Tra tên nhà cung cấp từ bảng mã số thuế

📌 Ví dụ:
=VLOOKUP(A2, Danhmuc!A:B, 2, FALSE) – Tra đơn giá theo mã hàng
=XLOOKUP(C2, Bảng!A:A, Bảng!B:B) – Tra tên nhân viên theo mã

✅ 2. Hàm TEXT, LEFT, RIGHT, MID
Dùng để cắt chuỗi, chuẩn hóa dữ liệu – ví dụ xử lý mã số thuế, mã nhân viên, phân tách ký hiệu hóa đơn...

📌 Ví dụ:
=LEFT(A2, 3) – Lấy 3 ký tự đầu mã tài khoản
=RIGHT(B2, 4) – Lấy số hóa đơn cuối
=MID(C2, 5, 2) – Cắt 2 ký tự từ vị trí thứ 5
=TEXT(D2,"#,##0") – Định dạng số có dấu phẩy

✅ 3. Hàm CONCATENATE (hoặc TEXTJOIN)
Dùng để gộp dữ liệu – mã số, chuỗi nội dung báo cáo, tạo tên tệp chứng từ...

📌 Ví dụ:
=CONCATENATE(A2, "-", B2) – Gộp mã khách hàng với mã đơn hàng
=TEXTJOIN(" ", TRUE, A2:D2) – Gộp thông tin trên 1 dòng

✅ 4. Hàm ISERROR, IFERROR
Dùng để kiểm soát lỗi khi tra cứu dữ liệu – giúp bảng tính không báo lỗi #N/A, #DIV/0, dễ trình bày hơn khi gửi báo cáo.

📌 Ví dụ:
=IFERROR(VLOOKUP(A2, Bảng!A:B, 2, FALSE), "Không tìm thấy")
=IF(ISERROR(D2/C2), "", D2/C2)

👉 Đây là nhóm hàm mà kế toán tổng hợp trong doanh nghiệp nào cũng sẽ dùng. Dù làm kho, lương, tài sản, hay lên báo cáo tổng hợp, các hàm này giúp tự động hóa – giảm thao tác thủ công – tăng độ chính xác đáng kể.

V. HÀM PHỤC VỤ LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Lập báo cáo tài chính là công đoạn quan trọng trong công việc kế toán tổng hợp, đòi hỏi sự chính xác và khả năng tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Excel cung cấp các công cụ và hàm mạnh mẽ giúp kế toán dễ dàng tạo báo cáo trực quan, rõ ràng và tiết kiệm thời gian.

🔹 Kết hợp nhiều hàm trong một công thức
Ví dụ: sử dụng hàm IF kết hợp VLOOKUP để lọc và tra cứu dữ liệu chính xác theo điều kiện.

Giúp tạo báo cáo công nợ, phân tích chi phí chi tiết nhưng vẫn tổng hợp được.

🔹 Sử dụng Pivot Table
Công cụ tổng hợp và phân tích dữ liệu tự động, rất phổ biến trong lập báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.

Giúp dễ dàng tổng hợp số liệu theo nhiều tiêu chí: theo tháng, theo đối tác, theo loại chi phí…

🔹 Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting)
Giúp làm nổi bật số liệu quan trọng, cảnh báo số liệu bất thường như số dư âm, công nợ quá hạn…

Tạo báo cáo trực quan, dễ nhìn, giúp lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh chóng.

🔹 Sử dụng các hàm hỗ trợ khác
Hàm SUMIFS, COUNTIFS để tính tổng và đếm theo nhiều điều kiện.

Hàm NOW, TODAY để xử lý dữ liệu ngày tháng, tính thời gian phát sinh công nợ, ngày trả…

Hàm SUBTOTAL để tổng hợp dữ liệu động trong bảng lọc.

Việc thành thạo các hàm và công cụ này sẽ giúp kế toán tổng hợp không chỉ lập báo cáo nhanh mà còn kiểm soát được chất lượng số liệu, hỗ trợ công tác quyết toán, báo cáo thuế và phân tích tài chính hiệu quả.

VI. GỢI Ý CÁCH HỌC VÀ LUYỆN HÀM EXCEL CHO NGƯỜI LÀM KẾ TOÁN
Việc thành thạo Excel không chỉ giúp bạn làm việc nhanh hơn mà còn giảm thiểu sai sót, nâng cao hiệu quả công việc. Dưới đây là một số gợi ý giúp người làm kế toán, đặc biệt là kế toán tổng hợp, dễ dàng học và luyện tập các hàm Excel cần thiết:

🔹 Học qua thực hành trên chứng từ thực tế
Lấy các chứng từ kế toán, bảng lương, báo cáo thuế... làm mẫu để thực hành các hàm Excel.

Tự tạo các bài tập tình huống như tính lương, phân bổ chi phí, đối chiếu công nợ.

🔹 Sử dụng các khóa học Excel chuyên biệt cho kế toán
Chọn các khóa học tập trung vào ứng dụng Excel trong kế toán, không học chung chung.

Ưu tiên khóa học có bài tập thực hành, kèm theo ví dụ minh họa liên quan đến nghiệp vụ kế toán.

🔹 Luyện tập thường xuyên, theo từng nhóm hàm
Chia nhỏ các hàm theo nhóm: tính toán, điều kiện, tra cứu, xử lý chuỗi...

Thực hành các bài tập tương ứng để nắm vững và nhớ lâu.

🔹 Tận dụng tính năng hỗ trợ của Excel
Học cách sử dụng Pivot Table, định dạng có điều kiện, lọc dữ liệu để xử lý số liệu nhanh hơn.

Khám phá tính năng ghi macro, tự động hóa thao tác (dành cho người nâng cao).

🔹 Tham khảo tài liệu và cộng đồng kế toán
Sử dụng sách, video hướng dẫn, diễn đàn chuyên về Excel và kế toán để học hỏi.

Tham gia nhóm học, trao đổi kinh nghiệm và giải quyết các vấn đề thực tế trong công việc.

Việc học Excel không nên dừng lại ở lý thuyết mà cần liên tục áp dụng trong thực tế để tạo thành kỹ năng vững vàng, giúp bạn tự tin và hiệu quả hơn trong công việc kế toán tổng hợp.
VII. TỔNG HỢP DANH SÁCH HÀM EXCEL NÊN THUỘC LÒNG CHO KẾ TOÁN TỔNG HỢP
Dưới đây là danh sách các hàm Excel quan trọng và thường dùng nhất mà kế toán tổng hợp cần thành thạo để xử lý công việc hiệu quả:

VIII. GỢI Ý KHÓA HỌC THỰC HÀNH EXCEL CHO KẾ TOÁN TỔNG HỢP TẠI LÊ ÁNH
Hiểu được tầm quan trọng của Excel trong kế toán, Kế toán Lê Ánh xây dựng khóa học thực hành Excel chuyên biệt dành cho kế toán tổng hợp với các ưu điểm:

Học viên được thực hành trên chứng từ kế toán thật, xử lý dữ liệu thực tế

Hướng dẫn chi tiết các hàm Excel từ cơ bản đến nâng cao ứng dụng trong nghiệp vụ kế toán

Áp dụng thành thạo Excel trong lập bảng lương, phân bổ chi phí, đối chiếu công nợ, lập báo cáo tài chính

Hỗ trợ giải đáp, chỉnh sửa bài tập thực hành xuyên suốt khóa học

Có cả hình thức học trực tiếp và online phù hợp mọi đối tượng

Việc thành thạo Excel sẽ là bước đệm quan trọng giúp kế toán tổng hợp làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp và nâng cao cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp.
Excel là công cụ không thể thiếu đối với kế toán tổng hợp trong việc xử lý và phân tích dữ liệu tài chính. Thành thạo các hàm Excel cơ bản và nâng cao sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn, chính xác hơn và giải quyết được những bài toán phức tạp trong nghiệp vụ kế toán hàng ngày.

Việc học và luyện tập thường xuyên các hàm Excel chuyên dụng cho kế toán tổng hợp không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn mở rộng cơ hội phát triển nghề nghiệp trong ngành kế toán – kiểm toán.

Tại Kế toán Lê Ánh, với các khóa học thực hành Excel dành riêng cho kế toán, bạn sẽ được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để tự tin ứng dụng ngay vào công việc thực tế, sẵn sàng làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả.