Toàn bộ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán

Thời hạn lưu trữ tải liệu kế toán tối đa là bao lâu, quy định cụ thể  như thế nào. Thời hạn lưu trữ tài liệu được lưu trữ trong bao nhiêu lâu sẽ hết hạn lưu trữ hay được lưu trữ vĩnh viễn. Nếu bạn chưa rõ về thời gian lưu trữ tài liệu kế toán và những lưu ý về thông tin  tuyển dung hãy tham khảo bài viết chi tiết do kế toán trường tại trung tâm kế toán Lê Ánh trình bày tại đây nhé. 

>>>Xem thêm: Kiểm toán báo cáo tài chính là gì? Mục tiêu của kiểm toán báo cáo tài chính

Dựa vào nghị định số 174/2016 quy định và hướng dẫn chi tiết về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán trong các trường hợp được trình bày cụ thể như sau:  

I. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tại doanh nghiệp 

Về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính theo quy định tại điều 12 của  khoản 1,2 và 7 thêm điều 13,14 của Nghị định 174/2016. Có nêu rõ về  thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán sẽ được tính bắt đầu từ ngày kết thúc của kỳ kế toán năm.

Thời điểm bắt đầu tính về thời hạn lưu trữ tài liệu Thời điểm để tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được căn cứ theo khoản 3 của điều 13, Nghị định này là được tính từ ngày Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành được duyệt cụ thể.

+ Thời hạn lưu trữ còn liên quan dựa trên việc thành lập đơn vị tính kế toán tài liệu kế toán này sẽ được tính liên quan đến việc  tách hay hợp nhất hoặc phân chia và chuyển đổi loại hình sở hữu. khóa học kế toán sản xuất

Trường hợp tài liệu liên quan tới giải thể hoặc phá sản hay kết thúc hoạt động sản xuất và kinh doanh, dự án sẽ được tính từ ngày hoàn thành và giải thể thủ tục và phá sản… Những tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán, thanh tra hay kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền tính từ ngày có báo cáo kiểm toán hoặc kết luận kiểm tra thanh tra.

 Quy định cụ thể về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán như thế nào

TH1: Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu 05 năm 

Các loại chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp ghi sổ kế toán và lập BCTC như: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán quá 5 năm. đánh giá kpi

Các loại chứng từ và nhưng tài liệu kế toán dùng để quản lý và điều hành đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán hay dùng để lập báo cáo tài chính. 

Những tài liệu được quy định cụ thể tại khoản 1 và điều 2 của Điều này hoặc những điều kiện khác mà lưu trữ nhiều hơn 5 năm sẽ được thực hiện theo quy định đó.  học kế toán ở đâu tốt nhất

TH2: Thời hạn lưu trữ tài liệu tối thiểu 10 năm

Thời hạn phân loại chứng từ kế toán này được sử dụng để ghi sổ BCTC và những bảng kê, phần loại tổng hợp chi tiết về số sách kế toán tổng hợp và lập BCTC thwo từn ngay, tháng và quý năm của đơn vị kế toán và lập Báo cáo, quyết toán và báo cáo kiểm tra dựa trên những biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán và thực hiện lưu trữ những tài liệu kiểm tra, và những biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ sử dụng trực tiếp để sử dụng trực tiếp ghi số kế toán lập BCTC .

Tài liệu kế toán liên quan tới việc nhượng bán và thanh lý TSCĐ, báo cáo kết quả kiểm kê đánh giá lại TSCĐ.  

Về tài liệu kế toán của đơn vị do chủ đầu tư cung cấp gồm có chứng từ và những tài liệu của kỳ kế toán theo năm và  tài liệu quyết toán về dự án hoàn thành thuộc vào nhóm B và nhóm C theo quy định.

Toàn bộ tài liệu liên quan đến thành lập doanh nghiệp liên quan đến hoạt động đến thành lập hoặc chia tách và hợp nhất sáp nhập về chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp thành đơn vị giải thế hoặc phá sản và chấm dứt hoạt động hay kết thúc dự án. Những tài liệu kế toán liên quan đến hoạt động thành lập, chia tách hay hợp nhất, sáp nhập hay chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp, chuyển đổi đơn vị hay giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án.

Toàn bộ tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán nhà nước, hồ sơ thanh tra hoặc kiểm tra giám sát cơ quan nhà nước có thẩm quyền dựa trên tổ chức kiểm toán độc lập.  

Tài liệu không quy định theo điều 12, 14 có trong Nghị Định này. 

Trường hợp việc lưu trữ tài liệu kế toán có trong quy định tại khoản 1,2,3,4,5,6  có trong điều này mà pháp luật khác quy định thì phải lưu trữ trên 10 năm sẽ thực hiện lưu trữ theo quy định đó. 

TH3: Quy định cụ thể về tài liệu kế toán được lưu trữ vĩnh viễn

Đối với những đơn vị kế toán trong Nhà nước, những tài liệu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn bao gồm như Báo cáo tổng quyết Ngân sách Nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn; Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn, Hồ sơ và Báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia, những Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu và có ý nghĩa kinh tế, an ninh quốc phòng quan trọng.

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán sẽ được quy định là lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện tính theo đúng pháp luật của đơn vị kế toán hoặc nghành, địa phương quyết định  tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế hay an ninh quốc phòng.

Các hình thức hoạt động kinh doanh và những tài liệu kế toán được lưu trữ vĩnh viễn phải bao gồm tài liệu, ý nghĩa kinh tế và tính an ninh quốc phòng cực kỳ quan trọng thì phải lưu trữ tài liệu kế toán vĩnh viễn. 

Tài liêu kế toán phải được lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu và đai diện pháp luật theo quy định tại đơn vị kế toán dựa vao tính dữ liệu và ý nghĩa của tài liệu này mang tính giao cho bô phận kế toán và những bộ phận khác được lưu trữ  dưới dạng bản gốc hoặc những hình thức lưu trữ khác. 

Thời hạn lưu trữ tài khoản vĩnh viễn là những liêu kế toán có thể lưu trữ trên 10 năm đến khi tài liệu kê toán bị hủy hoại tự nhiên thì kết thúc việc lưu trữ tài liệu. 

II. Mức phạt khi mất tiền tài liệu kế toán

Phạt cảnh cáo đối với

- Không sắp xếp tài liệu kế toán vào lưu trữ theo trình tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm

- Đưa tài liệu kế toán vào lưu trữ chậm từ 12 tháng trở lên so với quy định

Phạt từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với các hành vi

- Hủy bỏ tài liệu chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định

- Không thành lập hội đồng tiêu hủy, không lập biên bản tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy theo quy định

Chú ý: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng cũng là chứng từ kế toán vì vậy mất hóa đơn cũng bị xử phạt từ 5 đến 10 triệu đồng

Vậy với tài liệu và chứng từ kế toán tại doanh nghiệp của mình bạn đã biết cách lưu trữ và phân loại chứng từ kế toán tại doanh nghiệp mình đúng theo quy trình rồi nhé.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Hiện tại trung tâm Lê Ánh có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu thực tế, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng truy cập website: ketoanleanh.edu.vn