Xử lý chi phí xăng xe để tính vào chi phí hợp lý

Chi phí xăng xe là chi phí phát sinh thường xuyên trong doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp sử dụng xe của giám đốc để phục vụ hoạt động của Công ty. Khi đó, kế toán phải linh hoạt xử lý chi phí xăng xe để được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN.

Bài viết dưới đây, giảng viên tại lớp học kế toán thực tế tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn xử lý chi phí xăng xe.

1. Xử lý chi phí xăng xe trường hợp xe ô tô là sở hữu của doanh nghiệp

Để chi phí xăng xe được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN, cần có những chứng từ sau:

• Bản đăng ký sử dụng xe đi công tác

• Bản xác nhận giao hàng bằng xe

• Lịch trình hoạt động xe

• Định mức sử dụng nhiên liệu

• Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy. Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng

• Hóa đơn GTGT tiền xăng học kế toán thực hành

2. Xử lý chi phí xăng xe trong trường hợp xe ô tô đi mượn/thuê

Trường hợp 1: Nếu doanh nghiệp đi thuê xe của Công ty vận tải: Doanh nghiệp cần cung cấp những chứng từ sau:

• Hợp đồng thuê xe

• Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng của việc thuê xe

• Chứng từ thanh toán

• Mục đích của việc thuê xe phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh

Để chi phí xăng xe của xe đi thuê được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cung cấp thêm các chứng từ:

• Lịch trình hoạt động xe

• Định mức sử dụng nhiên liệu

• Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng

• Hóa đơn GTGT của xăng

Trường hợp 2: Doanh nghiệp dùng xe của Giám đốc

Trong trường hợp này, bạn có thể có 2 cách xử lý

Cách 1: Làm hợp đồng mượn xe: Cách này doanh nghiệp không phải đóng thuế giống như hợp đồng thuê xe, nhưng không được tính chi phí thuê xe, chỉ được tính chi phí xăng xe. Học kế toán ở đâu tốt

Căn cứ xác định chi phí xăng xe gồm có:

• Hợp đồng mượn xe

• Lịch trình hoạt động xe

• Định mức sử dụng nhiên liệu

• Cuối tháng tổng hợp số KM xe chạy.Từ đó xác định số nhiên liệu tiêu thụ cho một tháng

• Hóa đơn GTGT của xăng

 Cách 2: Làm hợp đồng thuê xe: Doanh nghiệp phải nộp các loại thuế liên quan đến hợp đồng thuê xe: Thuế GTGT, Thuế TNCN nếu trị giá thuê lớn hơn 100 triệu/năm; Doanh nghiệp được tính chi phí thuê xe và chi phí xăng xe. Các chứng từ cần có giống Trường hợp 1

3. Định khoản nghiệp vụ về chi phí xăng xe:

Căn cứ vào mục đích sử dụng xe, ghi nhận vào chi phí liên quan:

Nợ TK 642

Nợ TK 641

Nợ TK 133 (Nếu có)

          Có TK 111, 112

>>> Xem thêm: Xử lý chi hỗ trợ đi lại ngày lễ, Tết cho nhân viên

Trên đây là những chia sẻ về cách xử lý chi phí xăng xe để tính vào chi phí hợp lý. Mong bài viết của Kế toán Lê Ánh giúp ích được cho bạn đọc.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để biết được thông tin của các khóa học này.