Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương

Việc  xây dựng thang bảng lương rất quan trọng, và phải tuân thủ các quy tắc nguyên tắc  nhất định. Doanh nghiệp, công ty, tổ chức, người sử dụng lao động có trách nhiệm xây dựng thang lương, bảng lương, định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.  

Bài viết dưới đây Kế Toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn cách xây dựng thang lương, bảng lương chi tiết

1. Đối tượng xây dựng thang bảng lương              

Doanh nghiệp sẽ phải lập thang bảng lương và phải gửi thang bảng lương trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Khi doanh nghiệp mới thành lập, thời hạn nộp thang bảng lương là 6 tháng kể từ ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.

Trường hợp 2: Khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng mà mức lương tối thiểu trong Thang Bảng Lương doanh nghiệp đã nộp Phòng Lao Động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện tại.

Xem thêm:  Lương thưởng tháng 13 có được cho vào chi phí hợp lệ không?          

2. Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương  

Nguyên tắc xây dựng thang bảng lương   

Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP Hướng dẫn cách xây dựng thang lương, bảng lương. Khi xây dựng thang bảng lương cần tuân thủ các nguyên tắc sau đây.  

- Số bậc và chức danh, vị trí công việc của thang lương, bảng lương.  

Phụ thuộc vào đặc điểm, đặc thù hoạt động kinh doanh để doanh nghiệp quyết định và xây dựng các chức danh, vị trí công việc cho riêng doanh nghiệp mình.  nhân viên c&b là gì  

- Khoảng cách chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề.  

Phải bảo đảm khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệm, phát triển tài năng nhưng ít nhất bằng 5%.  

- Mức lương thấp nhất (khởi điểm) khi xây dựng thang bảng lương (Bậc 1).  

+ Đối với công việc đơn giản nhất trong điều kiện lao động bình thường (Lao động phổ thông): Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện hành (Được quy định tại Nghị định 141/2017/NĐ-CP)  

Nếu làm công việc hoặc chức danh giản đơn nhất trong điều kiện lao động bình thường không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng.  

Xem thêm: Mức Lương Tối Thiểu Vùng Cập Nhật Mới Nhất

-> Nếu làm công việc hoặc chức danh đòi hỏi lao động qua đào tạo, học nghề (kể cả lao động do doanh nghiệp tự dạy nghề) phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.  

-> Nếu làm công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 5%; công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương của công việc hoặc chức danh có độ phức tạp tương đương, làm việc trong điều kiện lao động bình thường.  

Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm đối với người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề  học kế toán thực hành tại cầu giấy  

Mức lương thấp nhất của công việc hoặc chức danh có điều kiện lao động đặc biệt nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm đối với người lao động đã qua học nghề, đào tạo nghề   

Chú ý: Kể từ ngày 1/1/2018 Mức tiền lương tháng đóng BHXH là: Mức tiền lương ghi trong hợp đồng lao động (Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng) , phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác.  

3. Các bước xây dựng thang bảng lương           

Bước 1. Công ty rà soát, thống kê các chức danh, công việc chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ.  

Đây là công việc đầu tiên khi xây dựng thang bảng lương. Cần xác định, thống kê các công việc theo từng chức danh đang sử dụng trong doanh nghiệp.  

Bước 2. Phân nhóm chức danh công việc.  

 - Số lượng nhóm chức danh công việc khi xây dựng thang lương, bảng lương chủ yếu dựa trên yêu cầu về trình độ đào tạo của công việc.  

- Các công việc có cùng yêu cầu trình độ về đào tạo thì xếp thành một nhóm chức danh. Ngoài ra còn có thể xem xét về kinh nghiệm làm việc, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ và các bằng cấp, thể lực, điều kiện làm việc, chứng chỉ khác để phân nhóm.  

Lưu ý.  

Việc phân nhóm này phải có tác dụng khuyến khích người lao động tích lũy kinh nghiệm, thâm niên để làm tốt công việc hiện tại. Đồng thời cũng nâng cao trình độ chuyên môn để có thể đảm nhận các công việc ở mức độ cao hơn.  

Bước 3: Thiết kế mức lương tương ứng với các bậc trong thang lương, bảng lương.  

Lưu ý khi xây dựng thang bảng lương:   

- Tôn trọng tính bình đẳng  

- Phải xây dựng tiêu chuẩn để xếp lương, điều kiện để được nâng bậc lương.  

- Định kỳ rà soát để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với điều kiện thực tế (Tổ chức sản xuất, tổ chức lao động, mặt bằng tiền lương, mức lương tối thiểu vùng,…)  

- Phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể người lao động tại doanh nghiệp. Công bố công khai tại nơi làm việc của người lao động trước khi thực hiện.  

- Thang bảng lương phải được gửi cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt cơ sở sản xuất của doanh nghiệp.  

4. Cách lập thang bảng lương

Hệ thống thang bảng lương

Cột 1: Cột chức danh

Đối với thang bảng lương chức vụ quản lý doanh nghiệp, sẽ bao gồm 3 vị trí chức danh: Giám đốc, phó giám đốc và kế toán trưởng.

Đối với thang bảng lương của các công việc còn lại, căn cứ vào chức danh, vị trí công việc thực tế tại doanh nghiệp các bạn, với những nhóm cùng chung một mức lương, các bạn có thể tách riêng hoặc gộp chung vào một nhóm.

Ví dụ: Công ty TNHH Hợp tác và Đào tạo Kế toán Việt có 2 vị trí chức danh là nhân viên kế toán và nhân viên hành chính được chi trả mức lương như nhau tại tất cả các bậc lương. Khi đó, công ty trên có thể gộp lại hoặc tách 2 vị trí chức danh này riêng trong thang bảng lương.

Trong vị trí của từng chức danh, sẽ phải có thông tin của hệ số chức vụ và mức lương. Doanh nghiệp sẽ tự quyết định các thông số này như sau:

Hệ số lương: Doanh nghiệp sẽ tự quyết định và đưa ra hệ số chức vụ sao cho phù hợp với mức lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động. Hệ số này phải đảm bảo điều kiện thấp hơn hệ số lương của viên chức quản lý theo hạng công ty được xếp tại Phụ lục số I ban hành hèm theo Nghị định số 51/2013/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính Phủ, trừ một số lao động chuyên môn, kỹ thuật cao, chuyên gia, nghệ nhân của công ty.

Ví dụ: Công ty TNHH Hợp tác đào tạo và Dịch vụ Kế toán Việt là công ty do chủ sở hữu xếp hạng 2, do vậy công ty sẽ áp dụng hệ số lương trả cho giám đốc tối đa là 6.31, Phó giám đốc tối đa là 5.32, Kế toán trưởng tối đa là 4.99. Trong trường hợp này, công ty lấy hệ số lương thấp nhất (bậc 1) của Giám đốc là 3.5, Phó giám đốc là 3, Kế toán trưởng là 2.7.

Mức lương: Đây là mức lương mà doanh nghiệp sẽ quyết định trả cho người lao động và đóng bảo hiểm ở từng vị trí công việc, từng cấp bậc. Mức lương này được tính như sau:

20 lần mức lương cơ sở ≥ Mức lương = (Hệ số lương x mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng) ≥ mức lương tối thiểu vùng.

Mức lương tối thiểu của doanh nghiệp đưa ra phải ≥ mức lương tối thiểu vùng.

Lưu ý: Trên thực tế, các doanh nghiệp không đưa phần hệ số vào thang bảng lương và vẫn được cơ quan bảo hiểm chấp nhận. Điều này là do các mức lương mà doanh nghiệp đưa ra vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn ở cột 3 (Cấp bậc) dưới đây.

Cột 2: Mã số

Cột này các bạn có thể điền thông tin hoặc không đưa vào thang bảng lương của doanh nghiệp.

Cột 3: Cấp bậc

Theo quy định, doanh nghiệp có thể xây dựng bao nhiêu bậc lương tùy ý. Hiện nay, các doanh nghiệp thường xây dựng 10 bậc lương trong hệ thống thang bảng lương. Khi bắt đầu vào làm việc, người lao động sẽ nhận mức lương bậc 1, và sẽ được tang lương theo quy định của doanh nghiệp.

Khi xác định mức lương cấp bậc, các doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

Lưu ý 1: Mức lương thấp nhất (bậc 1) được xác định cho lao động phổ thông (chưa qua đào tạo, học nghề) tối thiểu phải bằng mức lương tối thiểu vùng.

Lưu ý 2: Mức lương bậc 1 được xác định cho lao động đã qua đào tạo, học nghề thì phải cao hơn mức lương tối thiểu vùng ít nhất là 7%.

Lưu ý 3: Đối với lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì mức lương của họ cộng thêm 5% vào mỗi bậc.

Lưu ý 4: Chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề ít nhất là 5%. Khoảng cách này giúp tăng động lực làm việc cho người lao động.

Lưu ý 5: Mức lương cơ bản ghi trong hợp đồng lao động tối thiểu phải lớn hơn mức lương ghi trong bậc lương tương ứng của người lao động (Cái này khóa học kế toán thực hành Lê Ánh nhắc để doanh nghiệp không quên khi biên soạn hợp đồng lao động). Đây chỉ là mức lương cơ bản để doanh nghiệp đóng bảo hiểm cho người lao động, và thường các doanh nghiệp sẽ xây dựng mức lương này thấp, để đóng bảo hiểm thấp cho người lao động, và sẽ tính thêm vào tiền lương cho người lao động các khoản phụ cấp, trợ cấp khác (được quy định cụ thể trong quy chế lương, thưởng của doanh nghiệp).

Sau khi lập xong thang bảng lương, các bạn nhớ hoàn thiện hồ sơ (làm 2 bộ) và sắp xếp theo thứ tự như mục 4 trên để nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho cơ quan chức năng nhé.

Riêng file Excel về tính thang bảng lương, các bạn hãy comment địa chỉ mail ở bên dưới để lớp học gửi file cho các bạn nhé.

Lập thang bảng lương không khó đúng không nào? Các bạn hãy làm tuần tự theo các bước trên để có 1 thang bảng lương tốt nhé.

5. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương.

• Công văn đề nghị đăng ký thang lương bảng lương
• Hệ thống thang lương bảng lương
• Bảng quy định chi tiết các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng đối với từng chức danh và nhóm chức ngành nghề, công việc trong thang lương bảng lương 
• Quy chế lương, bảng phụ cấp (có Phòng lao động yêu cầu, có phòng lao động không yêu cầu)
• Biên bản thống nhất ý kiến về hệ thống thang bảng lương.
• Văn bản của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành Công đoàn lâm thời trong doanh nghiệp nêu ý kiến về hệ thống thang lương, bảng lương (nếu doanh nghiệp đã có công đoàn). khóa học kế toán căn bản
• Công văn xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập công đoàn của Liên Đoàn Lao Động (nếu không đủ điều kiện thành lập công đoàn thì liên hệ Liên đoàn lao động quận, huyện,…để có công văn xác nhận doanh nghiệp không đủ điều kiện thành lập công đoàn này)

6. Biên bản thống nhất ý kiến về hệ thống thang bảng lương

BIÊN BẢN

(V/v: Thông qua hệ thống thang bảng lương)

1. Thời gian: 8h 00 phút ngày ……. tháng …… năm ….

2. Địa điểm: Tại phòng họp CÔNG TY ABC , P607, 163 Xuân Thuỷ, cầu giấy, Hà Nội

3. Thành phần gồm : Học kế toán ở đâu tốt tphcm

- Ông:  …………………. - Giám Đốc.

- Bà  : ……………………. - Thư ký

- Cùng toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty.

4. Nội dung cuộc họp :

Thực hiện Nghị định số 122/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2013 của Chính Phủ quy định mức lương tối thiểu vùng đối với người lao động làm việc ở công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác của Việt Nam có thuê mướn lao động.

Căn cứ Quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiếu vùng.

Các thành viên trong Công ty nhất trí về hệ thống thang bảng lương mà Công ty đã đưa ra và áp dụng cho toàn thể CBCNV CÔNG TY ABC kể từ ngày ……………….

           Biên bản được lập xong vào hồi 11h 00 ngày …… tháng …… năm …

5. Kết luận cuộc họp:

Tất cả cán bộ công nhân viên trong Công ty đồng ý với hệ thống thang bảng lương do phòng hành chính xây dựng và cam kết tuân thủ thực hiện đúng ( phụ lục kèm theo).

7. Công văn đề nghị đăng ký thang bảng lương

Kính gửi : Phòng Lao động Thương binh & Xã hội Quận …………..

CÔNG TY ABC thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 0106482709 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư thành phố Hà Nội cấp ngày 20 tháng 09 năm 2014.

Địa chỉ: 173 Xuân thuỷ, cầu giấy, Hà Nội.

Mã số thuế: 0106482709

Điện thoại liên hệ: 0984 322 539

Thực hiện theo Nghị Định số 122/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 11 năm 2015 của Chính Phủ quy định mức lương tối thiểu  vùng đối với người lao động làm việc ở công ty, doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác, trang trại, hộ gia đình, cá nhân và các tổ chức khác của Việt Nam có thuê mướn lao động.

Căn cứ Quy định danh mục các địa bàn áp dụng mức lương tối thiếu vùng.

Căn cứ các văn bản liên quan.

Để đảm bảo quyền lợi cho người lao động làm việc trong doanh nghiệp, CÔNG TY ABC  xin đăng ký mức lương tối thiểu vùng với Phòng Lao Động - Thương Binh và Xã hội quận ……………..là 5.400.000 đ  kể từ ngày  …. .………… và Công ty tự xây dựng thang bảng lương áp dụng cho toàn  thể CBCNV trong Công ty.

          (Có danh sách bảng lương kèm theo)

Rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý cơ quan.

Xin trân trọng cảm ơn! 

8. Nơi đăng ký Thang bảng lương

Doanh nghiệp sử dụng từ 100 lao động trở lên hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

Doanh nghiệp sử dụng dưới 100 lao động:  đăng ký tại Phòng Lao động – TBXH Quận - Huyện nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.

Trên đây là những hướng dẫn xây dựng thang bảng lương. Mong bài viết trên của Kế toán Lê Ánh giúp ích cho bạn đọc.  

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về  khóa học kế toán tổng hợp thực hành .   

Kế toán Lê Ánh   chúc bạn thành công!   

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán , khóa học kế toán tổng hợp online / offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu , khóa học phân tích báo cáo tài chính ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.  

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855 / Mrs Lê Ánh  

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu  online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.