Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng lương hàng tháng

Hàng tháng kế toán phải lập bảng lương cho bán bộ nhân viên trong công ty, kế toán phải thực hiện như thế nào để đảm bảo đúng chuẩn mực. Kế toán Lê Ánh xin gửi đến bạn đọc chi tiết cách lập bảng lương hàng tháng đầy đủ và chi tiết trong bài viết này.

I.    Căn cứ lập bảng lương hàng tháng 

Bảng lương hàng tháng được lập dựa trên hợp đồng lao động, phiếu xác nhận, bảng chấm công và những giấy tờ liên quan khác: phiếu chi, tạm ứng… khi lập bảng lương hàng tháng theo chuẩn mực kế toán mới nhất theo các mẫu sau, theo hướng dẫn: 

Bước 1:  Kế toán phải tập hợp đầy đủ giấy tờ pháp lý, chứng từ liên quan để lập bảng lương hàng tháng dựa trên các yếu tố (Hợp đồng lao động, bảng chấm công, quy chế trả lương…)

Bước 2:  Trên các cột trong thang bảng lương kế toán phải quan sát kỹ các nội dung trong thang bảng lương để nắm rõ tính chất của kế toán tiền lương để biết  tìm hiểu lương chính là gì, nó được lấy ở đâu?...

Bước 3: Trên thang bảng lương phải cập nhật đầy đủ các chi tiết và quy định mới nhất liên quan đến thang bảng lương. Tính mức lương cơ bản và mức trích theo lương… hiện tại mức trích lương tối thiểu là 12.4% tính theo lương tối thiểu vùng. 

Nghị định 122/2015/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 1/1/2016 về mức lương tối thiểu vùng cho người lao động quy định tăng trung bình 12,4% áp dụng từ ngày 1/1/2016.  Mức lương tối thiểu từng vùng khi lập bảng lương hàng tháng như sau: 

• Vùng I: 3.500.000 đồng/tháng

• Vùng II: 3.100.000 đồng/tháng

• Vùng III: 2.700.000 đồng/tháng

• Vùng IV: 2.400.000 đồng/tháng

Theo nghị định 122/2015/NĐ-CP quy định các đơn vị đóng trên địa bàn nào thì tính và áp dụng theo mức lương tối thiểu ở đó. Nếu doanh nghiệp có đơn vị, chi nhánh hoạt động trên các địa bàn có mức lương tối thiểu vùng khác nhau thì chi nhánh ở nơi nào áp dụng theo mức lương tối thiểu ở vùng đó.  

Kế toán phải thực hiện thực hành lập bảng lương hàng tháng 

Bước 4: Điền số liệu vào các cột của bảng lương

Cột 1:  Điền lương chính và lương cơ bản khi lập bảng lương

Dựa vào số liệu trên hợp đồng lao động hoặc bản mô tả công việc quy định mức lương tối thiểu doanh nghiệp trả không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng. Trường hợp khi lập bảng lương hàng tháng với lao động thử việc phải nhận được 85% mức lương chính. 

Cột 2: Các khoản trợ cấp

Lấy số liệ trên hợp đồng lao động, nếu trong hợp đồng lao động không thể hiện rõ về khoản phụ cấp thì dựa trên quy chế lương thưởng hoặc nội bộ của công ty để áp dung. Có một vài lưu ý trong việc tính phụ cấp:

+ Phụ cấp trách nhiệm: Trước năm 2016, khoản phụ cấp này không bị tính vào lương đóng Bảo hiểm bắt buộc. Nhưng từ năm 2016 sẽ bị cộng vào lương để đóng bảo hiểm bắt buộc. Khoản phụ cấp này sẽ bị tính vào thu nhập chịu thuế khi tính thuế TNCN. Đối tượng hưởng phụ cấp trách nhiệm là ban giám đốc công ty, trưởng các phòng ban…

+ Phụ cấp ăn trưa: Khoản phụ cấp này không phải cộng vào lương để đóng bảo hiểm. Với thuế TNCN thì được miễn tối đa là 680.000. Với thuế TNDN thì không bị khống chế.

+ Phụ cấp điện thoại: Không bị cộng vào để đóng BHBB và Thuế Thu nhập cá nhân (Theo Công Văn Số: 5274/TCT-TNCN Ngày 09/12/2015). Trong thuế TNDN cũng không có quy định khống chế mức chi. Do đó, doanh nghiệp được thoải mái quy định mức chi cho loại phụ cấp này.

+ Xăng xe: có những doanh nghiệp sẽ gọi tên khác là phụ cấp đi lại: Không bị cộng vào để đóng BHBB. Bị tính vào Thu nhập chịu thuế khi tính TNCN.

Cột 3:  Chi phí hỗ trợ nhà ở

Chi phí hỗ trợ nhà ở không bị cộng vào lương khi đóng bảo hiểm. đồng thời sẽ được tính vào chi phí giảm trừ khi tính thuế TNDN áp dụng theo quy chế của công ty. Nhưng sẽ bị chịu thuế với khoản thu này khi tính thuế TNCN, mức thuế áp dụng với khoản chi này không được quá 15% với tổng thu nhập chịu thuế phát sinh (chưa bao gồm tiền thuê nhà, điện nước và dịch vụ kèm theo (nếu có).

Cột 4: Tổng thu nhập

Khi lập bảng lương hàng tháng cột tổng thu nhập là toàn bộ lệ phí mà người lao động được hưởng hàng tháng: học kế toán thực tế

Tổng thu nhập = lương chính + phụ cấp trách nhiệm + phụ cấp ăn trưa + phụ cấp điện thoại + phụ cấp xăng xe + hỗ trợ nhà ở.

Cột 5: Ngày công thực tế

Ngày công thực tế chính là số ngày công mà người lao động đã đi làm trong tháng, dựa trên bảng thực chấm công hàng tháng.

 Vẫn phải tính vào những ngày được nghỉ hưởng nguyên lương theo quy định của nhà nước như sau:

• Tết Dương lịch 01 ngày (ngày 01 tháng 01 dương lịch)

• Tết Âm lịch 05 ngày

• Ngày Chiến thắng 01 ngày (ngày 30 tháng 4 dương lịch)

• Ngày Quốc tế lao động 01 ngày (ngày 01 tháng 5 dương lịch)

• Ngày Quốc khánh 01 ngày (ngày 02 tháng 9 dương lịch)

• Ngày Giỗ Tổ Hùng Vương 01 ngày (ngày 10 tháng 3 âm lịch).

• Nếu những ngày nghỉ trên trùng vào ngày nghỉ hằng tuần, thì người lao động được nghỉ bù vào ngày kế tiếp.

Những trường hợp người lao động nghỉ việc riêng mà vẫn được hưởng nguyên lương:

a) Kết hôn: nghỉ 03 ngày;

b) Con kết hôn: nghỉ 01 ngày;

c) Bố đẻ, mẹ đẻ, bố vợ, mẹ vợ hoặc bố chồng, mẹ chồng chết; vợ chết hoặc chồng chết; con chết: nghỉ 03 ngày.

Cột 6: Cột tổng lương thực tế

Khi lập bảng lương hàng tháng cột tổng tính lương thực tế được xác định trên cốt tổng thu nhập so với ngày đi làm thực tế lựa chọn 1 trong 2 cách tính lương như sau trong quy chế trả lương của doanh nghiệp. 

Có 2 cách xác định tổng lương thực tế của người lao động. Các doanh nghiệp được chọn lựa 1 trong 2 cách tính này và cách tính này phải được quy định trong quy chế trả lương của doanh nghiệp.

Cách1:

Lương thực tế = Tổng thu nhập / ngày công chuẩn của tháng X số ngày làm việc thực tế

Cách 2:

Lương thực tế = Tổng thu nhập / 26 X ngày công thực tế làm việc

(Việc để 26 hay 24 ngày là do doanh nghiệp quy định)

Cột 7: Cột Lương đóng bảo hiểm

Lương đóng theo luật bảo hiểm sửa đổi số 58/2014/ QH13 và hướng dẫn mới nhất tại Thông tư TT59/2015/TT-BLĐTBXH quy định mức lương và phụ cấp đóng BHXH.

Theo đó, tiền lương tháng đóng BHXH đối với người lao động đóng BHXH theo chế độ  cụ thể do người sử dụng lao động quyết định như sau:

+ Từ ngày 1/1/2016 đến ngày 31/12/2017, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy định tại Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH.

+ Từ ngày 01/01/2018  tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động.:

+ Các khoản phụ cấp lương phải đóng bảo hiểm bắt buộc như phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên, khu vực; phụ cấp lưu động và các phụ cấp có tính chất tương tự.

+ Các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ không phải cộng vào để tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác theo Khoản 11 Điều 4 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP.

Đối với lao động ký hợp đồng từ 03 công ty sẽ phải đóng bảo hiểm xã hội bằng Lương chính + Phụ cấp trách nhiệm.

Cột 8: Cột các khoản trích trừ vào lương

Khi có người lao động tham gia bảo hiểm thì tỷ lệ trích đóng bảo hiểm mới nhất năm 2016 được thực hiện theo Quyết định 959/QĐ-BHXH như sau:

Cụ thể về cách làm các cột trích vào lương:

+ Cột BHXH = 8% X lương đóng Bảo hiểm

+ Cột BHYT = 1,5% X lương đóng bảo hiểm

+ Cột BHTN = 1% X lương đóng bảo hiểm.

Cột 9: Thuế Thu nhập Cá nhân

Sau khi các bạn đã tính ra số thuế TNCN phải khấu trừ của từng người thì các bạn ghi vào đây.

Cột 10: Tạm ứng

Khi lập bảng lương hàng tháng nếu nhân viên tạm ứng tiền lương thì phải theo dõi thông sổ sách tạm ứng thu chi và phiếu chi hàng tháng. Đến cuối tháng, kế toán cần đưa khoản tạm ứng của nhân viên đó vào cột Tạm ứng để trừ đi khi xác định số tiền thực lĩnh.

Cột 11:  Số tiền thực lĩnh

Chính là số tiền người lao động được nhận khi trừ đi các khoản được giảm trừ như 

bảo hiểm (cột cộng), thuế TNCN, tạm ứng (nếu có)…

Thực lĩnh = Cột Tổng lương thực tế – Cột Cộng (các khoản trích trừ vào lương) – Thuế TNCN – Tạm ứng (Nếu có)

Cột 12: Ký nhận

Lâp bảng lương hàng tháng trong cột  ký nhận, thì kế toán phải yêu cầu người lao động ký và ghi rõ họ tên  thì chi phí tiền lương mới được coi là chi phí hợp lệ. 

Nếu lập bảng lương xong và thanh toán tiền lương qua ngân hàng chỉ cần chứng từ kèm theo như Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sổ phụ ngân hàng sẽ được tính là chi phí hợp lệ. 

Để hiểu rõ nghiệp vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương được hướng dẫn trực tiếp trong các khóa học kế toán tổng hợp thực hành và khóa học kế toán thuế chuyên sâu do kế toán trưởng tại trung tâm Lê Ánh trực tiếp hướng dẫn.

>>>Xem thêm: Hộ kinh doanh sử dụng trên 10 lao động có phải thành lập doanh nghiệp không

Trên đây là Hướng dẫn chi tiết cách lập bảng lương hàng tháng. Mong bài viết trên của Kế toán Lê Ánh giúp ích cho bạn đọc.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để biết được thông tin của các khóa học này.

Bình luận