Quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán doanh nghiệp hết thời hạn lưu trữ, không còn giá trị sử dụng phải tiến hành tiêu hủy tài liệu.Vậy quy chế áp dụng với việc tiêu hủy tài liệu như thế nào. Kế toán Lê Ánh xin chia sẻ kinh nghiệm tiêu hủy tài liệu kế toán tới bạn đọc tham khảo nhé.

1. Quy định về tiêu hủy tài liệu kế toán

Luật kế toán quy định về việc tiêu hủy tài liệu kế toán cụ thể tại Nghị định 174/2016 quy định và hướng dẫn cục thể về tiêu hủy tài liệu kế toán trong doanh nghiệp áp dụng với tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ.

Trường hợp tài liêu đó không có thêm chỉ định nào khác của cơ quan chức năng quy định phải lưu giữ tài liệu sẽ được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp Luật của đơn vị kế toán ( giám đốc, quản lý, chủ doanh nghiệp ..) 

Doanh nghiệp tự tiêu hủy tài liệu kế toán tại đơn vị của mình không cần mang tới cơ quan chức năng để tiêu hủy. quy chế trả lương theo kpi

Các hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán phổ biến tại doanh nghiệp là: đốt cháy, cắt, xé nhỏ,dùng máy huỷ tài liệu đảm bảo rằng sau khi tiêu hủy thông tin sẽ không thể sử dụng được những tài liệu và thông tin trên tài liệu kế toán đó.

Nghị định 174/2016 quy định cụ thể về việc hủy tài liệu kế toán 

2. Quy trình và thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán 

Tài liệu kế toán không còn giá trị sử dụng khi thự hiện tiêu hủy tài liêu phải thực hiện lập hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ. Thành phần của hội đồng hủy tài liệu gồm có:  Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện chính của bộ phận lưu trữ tài liệu và những thành phần khác theo quy định của luật kế toán. học kế toán thực tế ở đâu hà nội

Khi lập quyết định tiêu hủy tài liệu, hội đồng phải tiến hành kiểm tra, đánh giá và kiểm kê  phân loại tài liệu kế toán theo từng nhóm. Sau khi lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. kế toán doanh nghiệp sản xuất

Lưu ý: “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”  phải được lập sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung:  Những loại tài liệu mà kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu tài liệu đó trong bao lâu, hình thưc tiêu hủy tài liệu đó là gì , và kết luân đầy đủ kèm theo chữ ký của thành viên tại hội đồng tiêu hủy tài liệu. 

 Quy trình hủy tài liệu kế toán thực hiện ngay tại doanh nghiệp 

3. Mẫu hồ sơ quy định thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán 

 Hồ sơ tiêu hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ phải lập hồ sơ hủy tài liệu gồm những chứng từ sau: 

• Mẫu 01 – Danh mục tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ cần tiêu hủy.
• Mẫu 02 – Bản thuyết minh tài liệu kế toán tiêu hủy.
• Mẫu 03- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ.
• Mẫu 04 – Biên bản họp Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ
• Mẫu 05 – Biên bản bàn giao tài liệu kế toán cần tiêu hủy.
• Mẫu 06 – Quyết định tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ
• Mẫu 07 – Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán

​4. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán liên quan trực tiếp đến ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính năm phải lưu trữ 20 năm, được quy định:

- Tài liệu kế toán về đầu tư dự án hoàn thành, bao gồm tài liệu kế toán của các niên độ kế toán, tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành

- Tài liệu kế toán thuộc niên độ kế toán lưu trữ 20 năm tính từ khi kết thúc niên độ kế toán

- Tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, cổ phần hóa, chuyển đổi hình thức sở hữu

- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và các tài liệu liên quan đến tiêu hủy tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán lưu trữ trên 20 năm là tài liệu có ý nghĩa xã hội, kinh tế, chính trị xã hội đối với đơn vị, ngành, địa phương gồm:

- Sổ kế toán tổng hợp

- Báo cáo tài chính năm

- Chứng từ và tài liệu kế toán khác

- Hồ sơ báo cáo quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành

>>>Xem thêm: Bù trừ công nợ có được xem là thanh toán không dùng tiền mặt

Trên đây là tổng hợp các quy định về tiêu hủy tài tài liệu được tổng hợp và biên soạn lại bởi đội ngũ giảng viên của kế toán Lê Ánh. Mong bài viết này giúp ích cho bạn đọc.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công! 

Hiện tại trung tâm Lê Ánh đang triển khai đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, nếu quan tâm vui lòng truy cập theo địa chỉ web: ketoanleanh.edu.vn hoặc liên hệ theo hotline để được tư vấn chi tiết.