Tổng hợp các cách điều chỉnh hóa đơn mua vào bán ra kế toán nhất định phải biết

Trong quá trình làm việc kế toán mua hàng, thương mại, xây dựng hay sản xuất…. đều không tránh khỏi những sai sót nhất định khi phát hành hóa đơn. Bạn đã biết cách điều chỉnh hóa đơn mua vào bán ra như thế nào hiệu quả chưa? Kế toán trưởng tại kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết bạn trong bài viết này.

I. CÁCH ĐIỀU CHÍNH HÓA ĐƠN, CHỨNG TỪ MUA VÀO

Có rất nhiều trường hợp điều chỉnh hóa đơn, chứng từ mua vào,  thông thường có các trường hợp cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế trên hóa đơn chưa đúng

Cách điều chính hóa đơn mua vào, bán ra viết sai như sau: Viêt đúng lại theo tên đăng ký kinh doanh, hoặc viết tắt theo quy định T39/2014/TT-BTC đồng thời phải xuất trình hóa đơn điều chỉnh.

Trường hợp 2: Gạch xóa, khi chưa ký nhận hoặc đã ký nhận

Cách điều chỉnh đúng  kế toán phải làm:

• Xoá bỏ để xuất lại hoá đơn mới thay thế
• Lập biên bản thu hồi, xuất hoá đơn điều chỉnh.

Trường hợp 3. Viết thiếu, không ghi rõ, đủ nội dung trên hóa đơn

Cách điều chỉnh: học kế toán thực hành

• Kế toán lập bảng kê, hợp đồng, dịch vụ kèm theo (Dịch vụ, cung cấp nhiều hàng hoá dịch vụ). có xác nhận chữ ký của cả 2 bên.

Trường hợp 4: Hóa đơn được lập theo hình thức mua hàng qua điện thoại, fax, email

Cách điều chỉnh:  Kế toán ghi lại đầy đủ thông tin, đóng dấu xác nhận bán hàng qua điện thoại phần ký nhận của  người mua.

Trường hợp 05: Trên hóa đơn ghi không đúng thuế suất GTGT

Cách xử lý tình huống này như sau:

Nếu chưa giao cho khách hàng hóa đơn kế toán vẫn giữ đủ 03 liên thì thực hiện gạch chéo các liên, ghi nội dung xóa bỏ.

Nếu đã giao cho khách hàng mà chưa kê khai thuế thì hai bên tiến hành lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai, xuất lại hóa đơn mơi.

Trường hợp khách hàng đã kê khai thuế thì kế toán lập lại biên bản thu hồi đề xuất hóa đơn thay thế. Đồng thời xuất hóa đơn điều chỉnh, căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh để kê khai điều chỉnh lại doanh số và thuế GTGT.

Trường hợp 06: Xuất trình hóa đơn chưa được làm thông báo phát hành hóa đơn Học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất tại TP HCM và Hà Nội

Cách điều chỉnh: Tra cứu trên trang: https://ketoanleanh.vnwww.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Trường hợp 07: Hóa đơn của cơ sở bỏ trốn, ngừng hoạt động.

Cách điều chỉnh:  Kế toán phải chứng minh được đầu vào của hóa đơn đúng như thực tế mua bán hàng hóa, có chứng từ nhập kho, hóa đơn đầy đủ và được hạch toán đầy đủ quy định, bù trừ tính vào chi chi phí xác định thu nhập chiu thuế.

Không kê khai khấu trừ tính vào chi phí doanh nghiệp. Để biết được hóa đơn nào của cơ sở bỏ trốn, ngừng hoạt động bạn có thể tra cứu thông tin trên mạng: https://ketoanleanh.vnwww.tracuuhoadon.gdt.gov.vn

Trường hợp 08: Hóa đơn xuất ra được lập 3 liên không giống nhau

Cách điều chỉnh:  Kê toán liên hệ với đơn vị bán hàng để thu hồi hóa đơn và lập lai  hóa đơn sai sót.

Trường hợp 09:  Với những hóa đơn lập ra có giá trị lớn  hơn 20 triệu.

Cách điều chỉnh hóa đơn mua vào

Theo quy định mới nhất của Bộ tài chính từ ngày 02/08/2014, với những hóa đơn có giá trị  lớn hơn 20 triệu thì phải tiến hành thanh toán qua ngân hàng mới được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trường hợp 10: Xuất nhiều hoá đơn nhỏ hơn 20 triệu đồng của một nhà cung cấp trong cùng một ngày.

Cách điều chỉnh: Với hóa đơn mua vào ngoài một số trường hợp quy định cụ thể  thì kế toán phải  thanh toán qua ngân hàng.

Trừ một số trường hợp cụ thể theo quy định.

Trường hợp 11: Xử lý với những hóa đơn viết sai, đã kê khai thuế

Cách điều chỉnh:

• Nếu hóa đơn viết sai thông tin phần thuế suất có thông tin tăng hay giảm thì tiến hành xuất hóa đơn điều chỉnh sau.
• Nếu hóa đơn có dấu hiệu gạch xóa phải lập biên bản thu hồi hoặc xuất hóa đơn điều chỉnh thay thế.

Kế toán viết sai, nhầm lẫn hóa đơn đầu ra là điều không tránh khỏi khi làm việc 

Trường hợp 13.  Kế toán làm mất hóa đơn đầu vào liên 2

Cách điều chỉnh:

• Lập biên bản ghi nhận sự việc
• Thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp
• Sao chụp liên 1 của hóa đơn,
• Nộp phạt về hành vi mất hóa đơn
• Căn cứ vào photo liên 1 để kê khai khấu trừ thuế.

II, CÁCH ĐIỀU CHÍNH HÓA ĐƠN MUA VÀO BÁN RA VỚI CHỨNG TỪ BÁN RA

Hướng dẫn cách điều chỉnh hóa đơn mua vào bán ra với những chứng từ  phát sinh sai  xót áp dụng với từng trường hợp cụ thể như sau:

TH1: Chứng từ, hóa đơn viết chưa  đúng tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế người mua hàng

Cách điều chỉnh:

• Xoá bỏ hóa đơn cũ và xuất hóa đơn mới thay thế
• Xuất lại hoá đơn điều chỉnh.

TH 2: Trên hóa đơn có dấu hiệu gạch xóa số lượng, đơn giá, thành tiền, viết bằng chữ sai quy định

• Kế toán chia ra thành các trường hợp cu thể nếu chưa giao cho khách hàng: thì kế toán hủy hóa đơn đó và xuất lại hóa đơn mới.
• Nếu đã giao cho khách hàng: Kế toán phải lập lại biên bản thu hồi, xuất lại hóa đơn điều chỉnh

TH.3:Hoá đơn đã mất xuất sai giá, sai thuế suất, hướng dẫn sai nội dung trong hóa đơn

Cách điều chỉnh:

• Kế toán phải xóa bỏ những hóa đơn cũ đã lập. Trường hợp mà kế toán đã chuyển cho khách hàng thì phải làm lại biên bản thu hồi hóa đơn.
• Nếu kế toán đã xuất lại hóa đơn thì phải lập lại hóa đơn điều chỉnh.

TH4: Hóa đơn đã viết phải đính kèm bảng kê

Cách điều chỉnh trong trường hợp này:

• Hướng dẫn điều chỉnh  lại các nội dung trên hoá đơn.
• Kế toán phải có con dấu, chữ ký xác nhận của bên bán và bên mua.
• Trên bảng kê mới lập phải ghi rõ số hóa đơn đính kèm
• Trên hóa đơn mới lập ghi rõ số hiệu của bảng kê đính kèm.

TH5: Trường hợp hóa đơn đã lập mà khách hàng không phải lấy hóa đơn

Hướng dẫn điều chỉnh trong trường hợp này: Tập hợp xuất hoá đơn xuất lại vào cuối ngày, cuối tháng

TH 6.  Hóa đơn đã được lập tổng hợp từ nhiều ngày bán  hàng có bảng kê nhưng lại phát sinh hoạt động bán hàng

Hướng dẫn điều chỉnh :  Hướng dẫn và nộp thuế GTGT vào đúng  theo thời điểm xác định doanh thu.

TH.7: Hóa đơn được lập chưa có thông báo phát hành hoặc sau khi phát hành chưa quá 5 ngày đã lập hóa đơn

Cách điều chỉnh:  Kế toán lập hóa đơn thu hồi và xuất bổ sung hóa đơn thay thế.

TH8: Kế toán đã làm mất hóa đơn liên  2

Cách điều chỉnh: Khi gặp trường hợp này, kế toán phải được thông báo với cơ quan thuế hướng dẫn quản lý lại trực tiếp theo mẫu  BC21/AC trong thời hạn  5 ngày kể từ khi phát hiện làm mất hóa đơn.

TH 9:  Xuất lại hóa đơn điều chỉnh đã có sai xót

Cách điều chỉnh: Kế toán hướng dẫn lập báo cáo hóa đơn sử dụng hoá đơn tại kỳ xuất hiện có điều chỉnh sai sót.

TH10:  Kế toán xuất hoá đơn đầu ra khi chưa có đầu vào

Cách điều chỉnh:  Trong trường hợp này doanh nghiệp phải tập hợpDoanh nghiệp phải tập hợp hóa đơn đầu tháng, chậm nhất là ngày cuối cùng trong tháng xuất hóa đơn bán ra.

Khi hạch toán xử lý kế toán hóa đơn đầu vào tùy từng trường hợp để điều chỉnh cụ thể 

TH11. Kế toán viết sai hoa đơn với hàng trả lại

Cách điều chỉnh hóa đơn đầu vào trương hợp này:

• Kế toán xuất lại hóa đơn trả lại hàng ghi thông tin, số hiệu hóa đơn nào, sốl lượng, đơn giá, thành tiền và tiền thuế.
• Trên hóa đơn ko ghi số âm.
• Hai bên căn cứ hoá đơn ghi giảm doanh thu, thuế ( ghi số âm)

TH12: Xuất sai hóa đơn với hàng chiết khấu, giả giá hàng bán

Căn cứ  điều chỉnh:

• Hướng dẫn hóa đơn chiết khấu giảm giá cho 1 lần
• Hoá đơn chiết khấu, giảm giá cho nhiều lần.

TH13. Xuất sai hóa đơn dành cho hàng khuyến mại

Cách điều chỉnh hóa đơn đầu vào với trường hợp này:

• Thành lập công văn xin phép lại Sở công thương áp dụng với mặt hàng không bị tính thuế GTGT. Nếu được cho phép thì không bị tính thuế GTGT
• Trường hợp văn bản đề nghị không được cho phép thì vẫn phải tính thuế GTGT

TH14: Kế toán xuất hóa đơn trước khi thực hiện dịch vụ không đúng quy trình

Cách xử lý:

• Kê khai nộp thuế GTGT.
• Ghi rõ trong hợp đồng.
• Không xác định doanh thu chịu thuế TNDN

TH15: Ghi nhận xuất hoá đơn ứng tiền thi công xây dựng, hoặc dịch vụ không đúng

Cách xử lý, điều chỉnh trường hợp này như sau:

• Hoàn thiện chương trình nếu kế toán xuất tiền trong xây lắp, thi công lần 2 trở đi
• Thực hiện khi ứng tiền trong dịch vụ.

TH 16:  Xuất sai hóa đơn đầu vào với hàng hóa cho, biếu, tặng

Khi điều chỉnh hóa đơn đầu ra và đầu vào trong trường hợp này là xuất lại hóa đơn theo giá thị trường của chính mặt hàng đó. Phương pháp này áp dụng với các loại hóa đơn chứng từ xuất cho hàng làm mẫu, dùng thử, trả thay lương

Trên đây là tổng hợp các cách điều chỉnh hóa đơn mua vào bán ra được tổng chia sẻ bởi đội ngũ giảng viên kế toán tại Kế toán Lê Ánh. Mong bài viết trên của kế toán Lê Ánh giúp các bạn nắm rõ được cách điều chỉnh hóa đơn và xử lý tốt các trường hợp xảy ra sai sót..

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

>>>>Bài viết xem thêm: hạch toán tài khoản 336 theo thông tư 133/2016

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Hiện tại trung tâm Lê Ánh có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin về khóa học này, bạn vui lòng truy cập website: ketoanleanh.edu.vn.