Hướng dẫn chi tiết cách lập thang bảng lương cho doanh nghiệp

Lập thang bảng lương và gửi đến các cơ quan chức năng là việc mà doanh nghiệp phải làm khi bắt đầu thành lập. Thông tin trên thang bảng lương sẽ là căn cứ để doanh nghiệp đóng BHXH cho người lao động.

Do vậy, các kế toán phải biết cách lập thang bảng lương đúng và hiệu quả. Bài viết dưới đây, đội ngũ Kế toán trưởng tại lớp học kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách lập thang bảng lương  chính xác nhất, đảm bảo tuân thủ theo những quy định mới nhất hiện nay.

1. Các trường hợp doanh nghiệp phải lập thang bảng lương

Doanh nghiệp sẽ phải lập thang bảng lương và phải gửi thang bảng lương trong các trường hợp sau:

Trường hợp 1: Khi doanh nghiệp mới thành lập, thời hạn nộp thang bảng lương là 6 tháng kể từ ngày doanh nghiệp bắt đầu hoạt động.

Trường hợp 2: Khi có sự thay đổi về mức lương tối thiểu vùng mà mức lương tối thiểu trong Thang Bảng Lương doanh nghiệp đã nộp Phòng Lao Động thấp hơn mức lương tối thiểu vùng hiện tại.

>>>>Tham khảo thêm: Hướng dẫn cách lập tờ khai tham gia BHXH lần đầu

2. Nơi đăng ký Thang bảng lương

• Doanh nghiệp sử dụng từ 100 lao động trở lên hoặc doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài: đăng ký tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội

• Doanh nghiệp sử dụng dưới 100 lao động:  đăng ký tại Phòng Lao động – TBXH Quận-Huyện nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp.

3. Văn bản pháp luật tham khảo để lập thang bảng lương

• Bộ luật lao động 10/2012/QH13 ban hành ngày 18 tháng 06 năm 2012, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 05 năm 2013.

• Nghị định 49/2013/NĐ-CP ban hành ngày 14 tháng 05 năm 2013, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 07 năm 2013.

• Nghị định 103/2014/NĐ-CP ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2014, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2015.

4. Hồ sơ đăng ký thang bảng lương.

• Công văn đề nghị đăng ký thang lương bảng lương

• Hệ thống thang lương bảng lương (sẽ được hướng dẫn kỹ ở phần 5)

• Bảng quy định chi tiết các tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng đối với từng chức danh và nhóm chức ngành nghề, công việc trong thang lương bảng lương Học kế toán doanh nghiệp ở đâu

• Quy chế lương, bảng phụ cấp (có Phòng lao động yêu cầu, có phòng lao động không yêu cầu)

• Biên bản thống nhất ý kiến về hệ thống thang bảng lương.

• Văn bản của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc Ban chấp hành Công đoàn lâm thời trong doanh nghiệp nêu ý kiến về hệ thống thang lương, bảng lương (nếu doanh nghiệp đã có công đoàn). khóa học kế toán căn bản

• Công văn xác nhận chưa đủ điều kiện thành lập công đoàn của Liên Đoàn Lao Động (nếu không đủ điều kiện thành lập công đoàn thì liên hệ Liên đoàn lao động quận, huyện,…để có công văn xác nhận doanh nghiệp không đủ điều kiện thành lập công đoàn này)

5. Cách lập thang bảng lương

Các bạn quan sát hình thức của mẫu thang bảng lương sau nhé:

Sau khi quan sát, các bạn điền thông tin vào bảng, bằng cách thực hiện theo các bước sau:

Cột 1: Cột chức danh

Đối với thang bảng lương chức vụ quản lý doanh nghiệp, sẽ bao gồm 3 vị trí chức danh: giám đốc, phó giám đốc và kế toán trưởng.

Đối với thang bảng lương của các công việc còn lại, căn cứ vào chức danh, vị trí công việc thực tế tại doanh nghiệp các bạn, với những nhóm cùng chung một mức lương, các bạn có thể tách riêng hoặc gộp chung vào một nhóm.

Ví dụ: Công ty TNHH Hợp tác và Đào tạo Kế toán Việt có 2 vị trí chức danh là nhân viên kế toán và nhân viên hành chính được chi trả mức lương như nhau tại tất cả các bậc lương. Khi đó, công ty trên có thể gộp lại hoặc tách 2 vị trí chức danh này riêng trong thang bảng lương.

Trong vị trí của từng chức danh, sẽ phải có thông tin của hệ số chức vụ và mức lương. Doanh nghiệp sẽ tự quyết định các thông số này như sau:

Hệ số lương: Doanh nghiệp sẽ tự quyết định và đưa ra hệ số chức vụ sao cho phù hợp với mức lương mà doanh nghiệp trả cho người lao động. Hệ số này phải đảm bảo điều kiện thấp hơn hệ số lương của viên chức quản lý theo hạng công ty được xếp tại Phụ lục số I ban hành hèm theo Nghị định số 51/2014/NĐ-CP ngày 14/5/2013 của Chính Phủ, trừ một số lao động chuyên môn, kỹ thuật cao, chuyên gia, nghệ nhân của công ty.

Ví dụ: Công ty TNHH Hợp tác đào tạo và Dịch vụ Kế toán Việt là công ty do chủ sở hữu xếp hạng 2, do vậy công ty sẽ áp dụng hệ số lương trả cho giám đốc tối đa là 6.31, Phó giám đốc tối đa là 5.32, Kế toán trưởng tối đa là 4.99. Trong trường hợp này, công ty lấy hệ số lương thấp nhất (bậc 1) của Giám đốc là 3.5, Phó giám đốc là 3, Kế toán trưởng là 2.7.

Mức lương: Đây là mức lương mà doanh nghiệp sẽ quyết định trả cho người lao động và đóng bảo hiểm ở từng vị trí công việc, từng cấp bậc. Mức lương này được tính như sau:

20 lần mức lương cơ sở ≥ Mức lương = (Hệ số lương x mức lương tối thiểu doanh nghiệp áp dụng) ≥ mức lương tối thiểu vùng.

Mức lương tối thiểu của doanh nghiệp đưa ra phải ≥ mức lương tối thiểu vùng.

Trong ví dụ trên, công ty Kế toán Việt lựa chọn mức lương tối thiểu doanh nghiệp = mức lương tối thiểu vùng 1 (doanh nghiệp thuộc vùng 1) = 3.5tr

Lưu ý: Trên thực tế, các doanh nghiệp không đưa phần hệ số vào thang bảng lương và vẫn được cơ quan bảo hiểm chấp nhận. Điều này là do các mức lương mà doanh nghiệp đưa ra vẫn đảm bảo các tiêu chuẩn ở cột 3 (Cấp bậc) dưới đây. 

Cột 2: Mã số

Các bạn xem cách đánh mã số thang bảng lương trong file đính kèm. Cột này các bạn có thể điền thông tin hoặc không đưa vào thang bảng lương của doanh nghiệp.

Cột 3: Cấp bậc

Theo quy định, doanh nghiệp có thể xây dựng bao nhiêu bậc lương tùy ý. Hiện nay, các doanh nghiệp thường xây dựng 10 bậc lương trong hệ thống thang bảng lương. Khi bắt đầu vào làm việc, người lao động sẽ nhận mức lương bậc 1, và sẽ được tang lương theo quy định của doanh nghiệp.

Khi xác định mức lương cấp bậc, các doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

Lưu ý 1: Mức lương thấp nhất (bậc 1) được xác định cho lao động phổ thông (chưa qua đào tạo, học nghề) tối thiểu phải bằng mức lương tối thiểu vùng.

Ví dụ: Nhân viên bảo vệ tại Công ty TNHH Hợp tác Đào tạo và Dịch vụ Kế toán Việt không qua đào tạo được chi trả tại mức lương bậc 1 là 3.5tr. Trong đó hệ số lương bậc 1 là 1.0, mức lương tối thiểu của doanh nghiệp là 3.5tr.

Lưu ý 2: Mức lương bậc 1 được xác định cho lao động đã qua đào tạo, học nghề thì phải cao hơn mức lương tối thiểu vùng ít nhất là 7%.

Ví dụ: Nhân viên Kế toán bậc 1 tại Công ty TNHH Hợp tác Đào tạo và Dịch vụ Kế toán Việt tốt nghiệp Đại học (tức đã qua đào tạo), theo Luật sẽ nhận được mức lương tối thiểu  = 3.5tr + 7%*3,5tr = 3,745tr.

Do vậy nếu Công ty trên chi trả cho nhân viên Kế toán với mức lương 4,025tr (hệ số lương = 1,15) là hoàn toàn đúng Luật.

Lưu ý 3: Đối với lao động làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì mức lương của họ cộng thêm 5% vào mỗi bậc.

Ví dụ: Công ty TNHH Hợp tác Đào tạo và Dịch vụ Kế toán Việt có nhân viên vận chuyển hàng nặng, nhân viên này chưa qua đào tạo, công ty chi trả mức lương bậc 1 (hệ số 1.0) của họ = 3.5 + 5%*3.5 = 3.675(tr)

Lưu ý 4: Chênh lệch giữa hai bậc lương liền kề ít nhất là 5%. Khoảng cách này giúp tăng động lực làm việc cho người lao động.

Ví dụ: Lương bậc 1 của nhân viên kế toán của Công ty trên là 4.025 tr thì lương bậc 2 của nhân viên này tại Công ty sẽ tối thiểu≥ 4,025 tr + 5% *4,025tr = 4,22625 tr.

Trong hệ thống thang bảng lương trên, Công ty áp dụng mức chênh lệch của GĐ, PGĐ, KTT, TP là 6%, các vị trí còn lại là 5%.

Lưu ý 5: Mức lương cơ bản ghi trong hợp đồng lao động tối thiểu phải lớn hơn mức lương ghi trong bậc lương tương ứng của người lao động (Cái này lớp học kế toán thực hành Lê Ánh nhắc để doanh nghiệp không quên khi biên soạn hợp đồng lao động). Đây chỉ là mức lương cơ bản để doanh nghiệp đóng bảo hiểm cho người lao động, và thường các doanh nghiệp sẽ xây dựng mức lương này thấp, để đóng bảo hiểm thấp cho người lao động, và sẽ tính thêm vào tiền lương cho người lao động các khoản phụ cấp, trợ cấp khác (được quy định cụ thể trong quy chế lương, thưởng của doanh nghiệp).

Ví dụ: Kế toán bậc 1 của Công ty TNHH Hợp tác Đào tạo và Dịch vụ Kế toán Việt trên có mức lương trong thang bảng lương là 4,025tr. Khi ký kết hợp đồng lao động với nhân viên kế toán, doanh nghiệp chú ý phải để mức lương cơ bản ≥ 4,025tr.

Sau khi lập xong thang bảng lương, các bạn nhớ hoàn thiện hồ sơ (làm 2 bộ) và sắp xếp theo thứ tự như mục 4 trên để nộp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện cho cơ quan chức năng nhé.

Các kế toán trưởng tại lớp học kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh cũng xin chia sẻ với các bạn toàn bộ hồ sơ lập thang bảng lương bằng file mềm. Bạn có thể tải TẠI ĐÂY.

Riêng file Excel về tính thang bảng lương, các bạn hãy comment địa chỉ mail ở bên dưới để lớp học gửi file cho các bạn nhé.

Lập thang bảng lương không khó đúng không nào? Các bạn hãy làm tuần tự theo các bước trên để có 1 thang bảng lương tốt nhé.

Tham khảo thêm bài viết: Hướng dẫn cách viết mẫu giấy đề nghị tạm ứng theo quy định mới nhất

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

Hiện tại trung tâm Lê Ánh có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, vui lòng truy cập website: ketoanleanh.edu.vn để biết thông tin chi tiết nếu bạn quan tâm về các khóa học này.

Bình luận