Chứng Từ Kế Toán Cần Biết Khi Làm Kế Toán Xã, Phường

Làm kế toán tại xã, phường đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững hệ thống chứng từ mang tính đặc thù, tuân thủ đúng chế độ kế toán hành chính sự nghiệp và quy trình thanh toán qua Kho bạc Nhà nước. Khác với doanh nghiệp, các khoản chi tại đơn vị hành chính phải đầy đủ chứng từ, đúng thủ tục mới được thanh toán.

Với những ai mới bắt đầu công việc này, việc chưa quen các loại chứng từ thường dẫn đến sai sót hoặc bị Kho bạc từ chối hồ sơ. Trong bài viết dưới đây, Kế toán Lê Ánh sẽ tổng hợp các loại chứng từ kế toán cần biết khi làm việc tại xã, phường – kèm theo những lưu ý thực tế để xử lý đúng quy định.

I. Nhóm chứng từ kế toán cần biết khi làm kế toán xã, phường

1. Chứng từ thu – chi tiền mặt

Đây là nhóm chứng từ xuất hiện thường xuyên trong kế toán xã, phường, dùng để ghi nhận các khoản thu vào và chi ra bằng tiền mặt. Các khoản như thu phí dịch vụ, lệ phí hành chính, chi thanh toán nhỏ lẻ, chi trả lương trực tiếp… đều thuộc nhóm này.

Chứng từ cần có:

• Phiếu thu, phiếu chi (theo mẫu C40-BB – Thông tư 70)
• Biên lai thu tiền (nếu có thu phí, lệ phí theo quy định)
• Giấy đề nghị thanh toán
• Bảng kê chứng từ gốc kèm theo

📌 Lưu ý:

Mỗi bộ chứng từ phải đầy đủ chữ ký theo đúng thẩm quyền: người lập – người duyệt – thủ quỹ – kế toán trưởng – chủ tài khoản. Đây là điều kiện bắt buộc để Kho bạc chấp nhận thanh toán.

2. Chứng từ tạm ứng – thanh toán tạm ứng

Các khoản chi hội nghị, công tác, mua sắm nhỏ… thường được ứng trước và thanh toán sau. Kế toán phải đảm bảo quy trình chặt chẽ từ lúc đề xuất đến khi quyết toán.

Chứng từ cần có:

• Giấy đề nghị tạm ứng
• Quyết định phê duyệt tạm ứng của lãnh đạo
• Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng
• Hóa đơn tài chính, bảng kê chi phí, biên bản nghiệm thu (nếu có)

📌 Lưu ý:

Tạm ứng cần được thanh toán dứt điểm trong thời hạn quy định. Nếu hồ sơ thiếu hóa đơn, không khớp nội dung chi sẽ bị yêu cầu hoàn ứng hoặc bổ sung.

3. Chứng từ thanh toán qua Kho bạc Nhà nước

Mọi khoản chi từ ngân sách nhà nước đều phải thực hiện thông qua Kho bạc. Đây là nhóm chứng từ “đặc thù” nhất trong kế toán xã, phường.

Chứng từ cần có:

• Giấy rút dự toán ngân sách (mẫu C2-03/NS)
• Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (nếu có)
• Bảng kê chứng từ thanh toán
• Hợp đồng kinh tế, quyết định phê duyệt dự toán, biên bản nghiệm thu

📌 Lưu ý:

Toàn bộ nội dung, số tiền, mã mục – tiểu mục trên chứng từ phải trùng khớp với dự toán đã giao. Kho bạc sẽ từ chối thanh toán nếu sai mã, sai định mức hoặc thiếu căn cứ.

4. Chứng từ lương và các khoản thanh toán cá nhân

Tiền lương, phụ cấp, khấu trừ thuế và các khoản nộp thay người lao động là nội dung kế toán phải theo dõi thường xuyên, đặc biệt với các đơn vị có nhiều cán bộ, hợp đồng.

Chứng từ cần có:

• Bảng chấm công
• Bảng tính lương, bảng thanh toán lương
• Hợp đồng lao động, quyết định nâng lương
• Giấy nộp BHXH, thuế TNCN

📌 Lưu ý:

Phải lưu đầy đủ hồ sơ liên quan đến hệ số lương, nguồn chi, quy định chi trả – để phục vụ kiểm tra sau này. Trường hợp có thay đổi chính sách cần có quyết định kèm theo.

5. Chứng từ về tài sản, công cụ dụng cụ, vật tư

Đối với các khoản chi mua sắm, cấp phát hoặc ghi tăng tài sản – kế toán phải theo dõi kỹ nguồn vốn hình thành và phản ánh đúng sổ sách.

Chứng từ cần có:

• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
• Biên bản giao nhận tài sản
• Biên bản kiểm kê định kỳ
• Sổ theo dõi tài sản cố định, công cụ dụng cụ

Bài viết tham khảo: Kế Toán Xã Phường Làm Những Công Việc Gì? Quy Định Mới Nhất

📌 Lưu ý:

Giá trị tài sản ghi nhận phải đúng với chứng từ thanh toán. Đối với tài sản có nguồn từ cấp trên, phải kèm biên bản bàn giao và quyết định ghi tăng.

6. Chứng từ chi hội nghị, công tác, tiếp khách

Đây là nhóm chi dễ bị “soi” nhất khi thanh tra, do thường vượt định mức hoặc thiếu hồ sơ đi kèm. Cần đặc biệt thận trọng khi chuẩn bị chứng từ.

Chứng từ cần có:

• Dự toán chi đã được phê duyệt
• Quyết định cử đi công tác (nếu có)
• Hóa đơn hợp lệ (ăn uống, khách sạn, vé xe, vé máy bay...)
• Bảng kê chi phí, biên bản thanh lý hoặc nghiệm thu (nếu tổ chức hội nghị)

📌 Lưu ý:

Phải áp dụng đúng định mức theo Thông tư 40/2017/TT-BTC (chi công tác phí) và Thông tư 71/2018/TT-BTC (chi hội nghị, tiếp khách). Mọi hóa đơn cần mang tên đơn vị, đúng thời gian và nội dung chi.

7. Chứng từ quyết toán ngân sách cuối năm

Đây là bộ hồ sơ tổng hợp toàn bộ hoạt động tài chính trong năm – là căn cứ để cấp trên thẩm định kết quả và ra quyết định phê duyệt quyết toán ngân sách.

Chứng từ cần có:

• Báo cáo quyết toán thu – chi ngân sách (C01-X, C02-X)
• Thuyết minh báo cáo tài chính (B09-X)
• Biên bản kiểm kê tài sản
• Biên bản đối chiếu công nợ với Kho bạc, nhà cung cấp

📌 Lưu ý:

Cần hoàn thiện trước 31/3 năm sau. Số liệu trên báo cáo phải đối chiếu chặt chẽ với sổ kế toán, bảng cân đối và dữ liệu từ Kho bạc Nhà nước.

II. Những sai sót thường gặp khi xử lý chứng từ kế toán xã, phường

Trong quá trình làm kế toán tại xã, phường – đặc biệt với những anh chị mới chuyển từ doanh nghiệp sang đơn vị hành chính – việc mắc lỗi khi lập và xử lý chứng từ là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu nhận diện sớm và có thói quen kiểm tra kỹ trước khi nộp hồ sơ thanh toán, kế toán hoàn toàn có thể hạn chế rủi ro, tránh bị Kho bạc trả lại hoặc bị nhắc nhở khi thanh tra.

Dưới đây là một số lỗi sai phổ biến mà kế toán xã, phường thường gặp trong thực tế:

1. Thiếu hoặc sai chữ ký theo thẩm quyền

Đây là lỗi rất thường gặp khi chứng từ thiếu chữ ký của kế toán trưởng hoặc chủ tài khoản, hoặc ký sai người được ủy quyền.

Ví dụ: Giấy đề nghị thanh toán chỉ có người lập ký, thiếu chữ ký của người duyệt hoặc chủ tài khoản.

Cách phòng tránh:

Luôn kiểm tra kỹ phần chữ ký trước khi chuyển chứng từ đi Kho bạc. Với đơn vị có nhiều người kiêm nhiệm, cần lưu quyết định ủy quyền đầy đủ để hợp thức hóa chữ ký.

2. Hóa đơn không hợp lệ hoặc không phù hợp nội dung chi

Một số hóa đơn không đủ điều kiện thanh toán vì:

• Không có tên đơn vị mua hàng
• Không khớp nội dung với quyết định chi
• Hóa đơn tự in không hợp lệ, hoặc vượt thời gian sử dụng

Ví dụ: Hóa đơn in tay từ cơ sở không đăng ký xuất hóa đơn hợp pháp, hoặc chi công tác nhưng hóa đơn lại ghi “dịch vụ du lịch”.

Cách phòng tránh:

Chỉ nhận hóa đơn tài chính hợp lệ (theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), kiểm tra kỹ thông tin đơn vị mua, thời gian và nội dung ghi trên hóa đơn.

3. Ghi sai mã tiểu mục, sai nguồn kinh phí

Chi sai mục lục ngân sách là lỗi thường bị Kho bạc “trả lại ngay”, vì ảnh hưởng trực tiếp đến hạch toán ngân sách và quản lý nguồn vốn.

Ví dụ: Chi sửa chữa tài sản cố định nhưng ghi vào tiểu mục mua sắm; chi từ nguồn tự chủ nhưng hạch toán vào nguồn không thường xuyên.

Cách phòng tránh:

Tham khảo danh mục Mục – Tiểu mục ngân sách mới nhất do Bộ Tài chính ban hành và nhờ kế toán Kho bạc hỗ trợ nếu chưa chắc chắn khi lập giấy rút.

4. Tạm ứng xong nhưng không quyết toán đúng hạn

Không ít đơn vị tạm ứng xong rồi quên hoặc chậm quyết toán, đến cuối năm dồn lại, dẫn đến thiếu hóa đơn, thất lạc chứng từ.

Ví dụ: Tạm ứng hội nghị tháng 8, đến tháng 12 mới quyết toán – một số hóa đơn đã quá hạn hoặc không còn bản gốc.

Cách phòng tránh:

Lập sổ theo dõi tạm ứng, yêu cầu quyết toán trong vòng 10–15 ngày kể từ khi hoàn thành nhiệm vụ. Nhắc nhở người tạm ứng thực hiện đúng cam kết.

5. Thiếu hồ sơ phê duyệt đi kèm

Kế toán đôi khi chỉ nộp hóa đơn mà quên chuẩn bị hồ sơ đầu vào như quyết định chi, hợp đồng, dự toán được duyệt...

Ví dụ: Chi công tác nhưng không có quyết định cử đi, không có phê duyệt dự toán công tác phí.

Cách phòng tránh:

Luôn rà soát hồ sơ theo chu trình: Đề xuất → Phê duyệt → Thực hiện → Thanh toán. Cần có đầy đủ giấy tờ tương ứng ở mỗi bước.

6. Không lưu trữ hồ sơ đầy đủ, khoa học

Sau thanh toán, nhiều đơn vị để hồ sơ rời rạc, thiếu đánh số trang, dẫn đến khó kiểm tra hoặc thất lạc khi cần đối chiếu.

Ví dụ: Cùng một nghiệp vụ chi mua sắm nhưng hợp đồng, biên bản giao nhận, hóa đơn để rải rác ở các tập hồ sơ khác nhau.

Cách phòng tránh:

Lưu theo từng nhóm nghiệp vụ (lương, mua sắm, công tác…), đánh số chứng từ, đánh bút lục, ký giáp lai hồ sơ trước khi lưu.

7. Sử dụng mẫu biểu cũ, không đúng quy định hiện hành

Một số kế toán vẫn sử dụng biểu mẫu của Thông tư cũ (ví dụ: Thông tư 107) thay vì Thông tư 70 hoặc Thông tư 24 mới nhất.

Ví dụ: Lập phiếu thu, phiếu chi theo mẫu doanh nghiệp thay vì mẫu hành chính sự nghiệp.

Cách phòng tránh:

Cập nhật mẫu biểu kế toán theo đúng thông tư đang áp dụng tại địa phương, đặc biệt lưu ý biểu mẫu kèm Thông tư 70 và Thông tư 24/2023/TT-BTC.

III: Lưu ý khi xử lý và lưu trữ chứng từ

Chứng từ kế toán không chỉ phục vụ cho việc hạch toán và thanh toán trước mắt, mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng trong suốt vòng đời hoạt động tài chính của đơn vị. 

Do đó, việc xử lý đúng ngay từ đầu và lưu trữ khoa học về sau là yêu cầu bắt buộc trong công tác kế toán tại cấp xã, phường.

Dưới đây là những lưu ý quan trọng để đảm bảo chứng từ kế toán được xử lý và bảo quản đúng quy định:

1. Kiểm tra tính hợp lệ – hợp lý – hợp pháp của chứng từ trước khi hạch toán

Chỉ sử dụng hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo đúng quy định hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC...)

Nội dung chứng từ phải phù hợp với mục đích chi, đúng định mức, đúng đối tượng và trong phạm vi dự toán được duyệt

Chứng từ phải được lập đúng mẫu, có đầy đủ chữ ký, đóng dấu đúng thẩm quyền

📌 Mẹo nhỏ: Trước khi ký nháy thanh toán, nên rà soát một lượt theo checklist để tránh sai sót đáng tiếc.

2. Sắp xếp chứng từ theo từng nhóm nghiệp vụ

Phân loại rõ ràng theo các nhóm chính: tiền mặt – tiền gửi – lương – mua sắm – công tác – quyết toán cuối năm

Mỗi nhóm nên tách riêng theo tháng hoặc quý để dễ truy xuất khi cần

Đính kèm đầy đủ các tài liệu liên quan như: hợp đồng, bảng kê, quyết định phê duyệt, hóa đơn, phiếu chi/thu…

📌 Lưu ý: Hạn chế tối đa việc để chứng từ “rời rạc” – vừa dễ thất lạc, vừa khó giải trình khi có kiểm tra.

3. Đánh số trang, bút lục và ký giáp lai khi lưu hồ sơ

Sau khi thanh toán xong, cần đánh số thứ tự từng chứng từ trong bộ hồ sơ

Ghi bút lục ở góc phải phía trên mỗi chứng từ để dễ tra cứu

Với các bộ hồ sơ dày, cần đóng dấu giáp lai, ký xác nhận và lưu tại tủ hồ sơ của đơn vị

📌 Lưu ý: Các chứng từ liên quan đến ngân sách nhà nước bắt buộc lưu giữ tối thiểu 10 năm (theo Luật Kế toán và Thông tư 162/2014/TT-BTC)

4. Lưu hồ sơ thanh toán riêng với hồ sơ sổ sách kế toán

Hồ sơ chứng từ thanh toán nên lưu theo nghiệp vụ

Sổ sách kế toán (sổ cái, sổ chi tiết, bảng cân đối…) nên lưu theo niên độ kế toán

Không nên gộp chung tất cả vào một file hoặc lẫn giữa các năm

📌 Gợi ý: Dán nhãn ngoài bìa hồ sơ: Tên nghiệp vụ – Tháng – Năm – Người lập hồ sơ

5. Sao lưu dữ liệu chứng từ quan trọng sang bản mềm

Trong thời đại số, việc quét (scan) và lưu bản mềm giúp kế toán tra cứu nhanh, gửi qua email hoặc phục vụ kiểm tra đột xuất

Có thể lưu bản mềm trên máy tính, ổ cứng ngoài hoặc Google Drive (nếu được phép)

📌 Lưu ý: Không thay thế bản gốc bằng bản scan – chỉ dùng bản mềm làm tài liệu tham khảo hoặc dự phòng.

6. Rà soát chứng từ định kỳ – đặc biệt trước khi quyết toán

Trước thời điểm quyết toán (thường từ tháng 12 đến tháng 3), cần kiểm tra lại toàn bộ chứng từ đã thanh toán trong năm

Đối chiếu giữa sổ sách – báo cáo tài chính – dữ liệu Kho bạc – và chứng từ gốc

Phát hiện thiếu sót thì bổ sung ngay để không bị động khi có đoàn kiểm tra

📌 Mẹo: Có thể lập một bảng "Tự kiểm tra chứng từ cuối năm" để tick ✔ từng đầu việc cần rà soát.

Chứng từ kế toán là "xương sống" của toàn bộ hoạt động tài chính tại xã, phường. Mỗi khoản chi, mỗi nghiệp vụ phát sinh dù nhỏ cũng cần được ghi nhận đầy đủ, đúng mẫu biểu, đúng quy trình, kèm theo hệ thống hồ sơ chặt chẽ để đảm bảo minh bạch, hợp lý và sẵn sàng giải trình khi cần.

Với những anh chị kế toán mới chuyển sang làm tại đơn vị hành chính, việc làm quen với hệ thống chứng từ đặc thù như: giấy rút dự toán, bảng kê thanh toán, quyết định phê duyệt chi… có thể gây lúng túng ban đầu. 

Tuy nhiên, nếu nắm chắc từng nhóm chứng từ theo từng loại nghiệp vụ, đồng thời xây dựng thói quen lưu trữ khoa học và kiểm tra hồ sơ định kỳ, thì việc làm kế toán xã/phường sẽ trở nên nhẹ nhàng và chủ động hơn rất nhiều.

Hiểu và làm đúng từ chứng từ là bước khởi đầu để bạn vững vàng hơn trên hành trình làm kế toán trong khu vực hành chính sự nghiệp. Nếu bạn còn nhiều bỡ ngỡ, hãy mạnh dạn học thêm từ thực tế, trao đổi với giảng viên, đồng nghiệp và chọn một lộ trình bồi dưỡng bài bản để phát triển nghề nghiệp một cách chắc chắn, lâu dài.

Bài viết tham khảo: Khóa Học Kế Toán Hành Chính Sự Nghiệp