Những Lỗi Kế Toán Thường Gặp Khi Lập Báo Cáo Tài Chính

Lập báo cáo tài chính là một trong những công việc quan trọng và phức tạp nhất đối với kế toán doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, không ít kế toán – đặc biệt là người mới hoặc chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế – dễ mắc phải những sai sót tưởng chừng nhỏ nhưng có thể dẫn đến hậu quả lớn.

Trong bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ chỉ ra những lỗi kế toán thường gặp, đồng thời đưa ra một số lời khuyên thực tế giúp bạn hạn chế rủi ro khi lập báo cáo tài chính.

I. Những lỗi kế toán thường gặp khi lập báo cáo tài chính

1. Sai sót trong việc ghi nhận doanh thu và chi phí

• Ghi nhận không đúng kỳ kế toán

• Ghi nhận doanh thu chưa đủ điều kiện 

• Bỏ sót hoặc ghi nhận thiếu chi phí liên quan

• Lỗi trong phân bổ chi phí trả trước hoặc chi phí trích trước

2. Lỗi khi lập bảng cân đối kế toán

Trong thực tế, một số doanh nghiệp không tiến hành kiểm kê lại khi khóa sổ kế toán cuối năm khiến số liệu không chính xác.

• Chênh lệch giữa tổng tài sản và tổng nguồn vốn

• Phân loại sai tài sản ngắn hạn – dài hạn hoặc nợ ngắn hạn – dài hạn

• Không cập nhật giá trị hao mòn lũy kế tài sản cố định… 

3. Lỗi trong lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ

• Nhầm lẫn giữa dòng tiền trực tiếp và gián tiếp

• Không điều chỉnh các khoản không phải là tiền mặt

• Ghi nhận sai nguồn thu/chi giữa hoạt động kinh doanh – đầu tư – tài chính

4. Lỗi trong đối chiếu số liệu giữa các báo cáo

• Số liệu không khớp giữa Bảng cân đối kế toán và các báo cáo khác

• Thiếu kiểm tra logic giữa chỉ tiêu đầu kỳ – cuối kỳ – phát sinh trong kỳ

• Không kiểm tra tính nhất quán giữa BCTC và thuyết minh báo cáo tài chính

5. Bỏ sót các bút toán điều chỉnh, khóa sổ

• Không lập đầy đủ bút toán điều chỉnh cuối kỳ (khấu hao, phân bổ, dự phòng...)

• Quên thực hiện thao tác khóa sổ trên phần mềm

• Để lại các tài khoản tạm chưa xử lý

6. Các lỗi về trình bày và hình thức

• Trình bày không đúng mẫu biểu theo Thông tư (200, 133, 107...)

• Thiếu chữ ký, dấu, ngày tháng, hoặc phụ lục kèm theo

• Thiếu ghi chú/thuyết minh chi tiết các khoản mục lớn

Theo quy định, báo cáo tài chính phải được tính bằng Việt Nam đồng (VNĐ). Không những thế, một số báo cáo tài chính khi công bố còn thiếu thời gian lập, người lập, kế toán trưởng hay chữ ký của giám đốc. 

Việc sai hình thức trình bày, báo cáo tài chính của doanh nghiệp sẽ bị trả về. Hãy cẩn thận hơn trong việc trình bày để tránh được các lỗi sai cơ bản khi làm báo cáo tài chính.

7. Sai số trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Số dư trong tài khoản không khớp với sổ chi tiết: Số dư trong tài khoản ngân hàng không khớp với số liệu ngân hàng thông báo; số dư trên chỉ tiêu không khớp với số dư nhập, xuất, tồn; các khoản chi phí trên bảng phân bổ không khớp với số trên chỉ tiêu.

Bù trừ số dư nợ, công nợ phải thu dẫn tới các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán bị sai. 

Số dư trên chỉ tiêu Thuế GTGT được khấu trừ không khớp với số dư trong chỉ tiêu 43 trên tờ khai thuế GTGT nhưng chưa có bảng giải trình.

Hàng tồn kho âm nhưng số dư cuối năm các tài khoản hàng tồn kho vẫn dương.

8. Khai sai tờ quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

• Số tiền được giảm trừ gia cảnh bị ghi nhận sai

• Tính sai thuế thu nhập cá nhân

• Không xóa cột thuế TNCN trong phụ lục số 02 dù thuộc diện được làm bản cam kết số 02

• Thuộc diện khấu trừ toàn phần nhưng vẫn kê vào phụ lục số 1 để quyết toán thuế

• Không tính thuế TNCN phải nộp dù không đủ điều kiện làm bản cam kết số 02

• Tích vào ô ủy quyền quyết toán dù không đủ điều kiện ủy quyền quyết toán

9. Ghi nhận nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp bị sai

Thuế TNDN = lợi nhuận kế toán trước thuế * thuế suất

Lợi nhuận kế toán trước thuế là lợi nhuận được ghi nhận theo quy định của chế độ, chuẩn mực kế toán, khác hoàn toàn so với Thu nhập tính thuế thu nhập doanh nghiệp do những chênh lệch giữa kế toán và Thuế. 

Kế toán cần ghi nhận số thuế thu nhập doanh nghiệp phát sinh trong năm phải được lấy từ Tờ khai Quyết toán Thuế thu nhập doanh nghiệp (mẫu số 03/TNDN).

10. Liên quan tới phụ lục chuyển lỗ

Nguyên tắc chuyển lỗ trong TT 78/2014 quy định rõ nếu lãi, doanh nghiệp được chuyển lỗ các năm trước bù trừ với lãi của năm nay. Nhưng một số kế toán quên không kê khai phụ lục chuyển lỗ khi lập Báo cáo Tài chính.

Kế toán lấy số lỗ trên bảng cân đối kế toán để đưa lên phụ lục chuyển lỗ. Theo nguyên tắc, kế toán cần phải lấy lỗ trên các tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp của các năm trước để đưa lên bảng cân đối kế toán của năm nay.

II. Hậu quả khi báo cáo tài chính có sai sót

1. Bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính

Một trong những hậu quả nghiêm trọng nhất khi báo cáo tài chính sai sót là bị cơ quan thuế phát hiện và truy thu số thuế kê khai thiếu. Ngoài việc nộp bổ sung phần thuế còn thiếu, doanh nghiệp còn có thể bị:

• Phạt chậm nộp thuế 

• Phạt hành vi khai sai, trốn thuế

• Thậm chí bị chuyển hồ sơ sang cơ quan điều tra nếu có dấu hiệu gian lận

Những khoản phạt này không chỉ làm thất thoát tài chính mà còn gây gián đoạn dòng tiền và hoạt động của doanh nghiệp

2. Mất uy tín với kiểm toán, đối tác, ngân hàng

Báo cáo tài chính là cơ sở để các đơn vị bên ngoài đánh giá mức độ minh bạch và lành mạnh về tài chính của doanh nghiệp. Nếu báo cáo có sai sót – đặc biệt là sai sót nghiêm trọng và lặp lại nhiều kỳ:

• Kiểm toán sẽ đưa ra ý kiến ngoại trừ hoặc từ chối đưa ý kiến → làm giảm giá trị pháp lý của báo cáo

• Đối tác, nhà cung cấp có thể nghi ngờ về năng lực tài chính, không muốn hợp tác lâu dài
  Ngân hàng có thể từ chối cho vay, hoặc đánh giá lại hạn mức tín dụng, yêu cầu thế chấp bổ sung

• Những điều trên làm doanh nghiệp mất rất nhiều cơ hội về vốn và quan hệ thương mại.

3. Ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh của lãnh đạo doanh nghiệp

Ban lãnh đạo dựa vào các chỉ tiêu tài chính trong báo cáo (lợi nhuận, công nợ, dòng tiền...) để đưa ra quyết định chiến lược như mở rộng sản xuất, đầu tư, vay vốn, tuyển dụng, hay cắt giảm chi phí. Nếu số liệu bị sai:

• Doanh nghiệp có thể ra quyết định sai hướng, dẫn đến mất cân đối dòng tiền

• Không phát hiện kịp thời các vấn đề tài chính tiềm ẩn (lỗ lũy kế, nợ xấu...)

• Dẫn tới hệ quả lớn trong dài hạn như đầu tư sai, mất khả năng thanh toán, thậm chí phá sản

4. Làm sai lệch các chỉ tiêu tài chính – ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh

Sai sót trong báo cáo tài chính sẽ làm các chỉ tiêu tài chính bị lệch chuẩn, ví dụ:

• Sai doanh thu – sai chỉ tiêu tăng trưởng

• Sai giá vốn – sai lợi nhuận gộp

• Sai công nợ – khó kiểm soát thu hồi tiền

• Sai tài sản cố định – ảnh hưởng khấu hao và chi phí định kỳ… 

Tất cả các kế hoạch tài chính – ngân sách năm sau, phân bổ vốn đầu tư, KPI của các phòng ban… đều sẽ dựa trên nền tảng dữ liệu sai, dẫn tới hiệu suất giảm và khó kiểm soát.

>>> Xem thêm: Tổng hợp thủ thuật kiểm tra báo cáo tài chính

III. Giải pháp hạn chế sai sót khi lập báo cáo tài chính

1. Kiểm tra chéo số liệu trước khi lập báo cáo

Trước khi tiến hành lập báo cáo tài chính, kế toán cần thực hiện kiểm tra chéo toàn bộ số liệu liên quan như: số dư đầu kỳ – cuối kỳ, phát sinh trong kỳ, tính đúng đắn của các bút toán kết chuyển, khấu hao, dự phòng,... Việc này giúp phát hiện và điều chỉnh sớm các sai lệch tiềm ẩn, tránh ảnh hưởng đến tính minh bạch và trung thực của báo cáo.

2. Thường xuyên đối chiếu các sổ sách liên quan

Đối chiếu sổ cái với sổ chi tiết, sổ quỹ với ngân hàng, công nợ phải thu – phải trả với đối tác,… là việc cần làm định kỳ (hàng tháng/quý) để đảm bảo số liệu khớp đúng. Nếu để đến cuối năm mới xử lý, kế toán rất dễ bị rối, dẫn đến bỏ sót hoặc ghi nhận sai lệch.

3. Cập nhật chính sách kế toán mới nhất theo Thông tư, Nghị định

Chính sách kế toán – thuế tại Việt Nam thay đổi thường xuyên, đặc biệt là các quy định liên quan đến chuẩn mực kế toán, ghi nhận doanh thu, chi phí, tài sản… Việc chậm cập nhật các Thông tư như Thông tư 200, 133, 88/2021/TT-BTC,... có thể dẫn đến việc áp dụng sai quy định, ảnh hưởng đến tính hợp pháp của báo cáo tài chính.

4. Sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp và thao tác đúng quy trình

Việc ứng dụng phần mềm kế toán giúp tự động hóa nhiều nghiệp vụ, giảm rủi ro thao tác thủ công. Tuy nhiên, kế toán viên cần đảm bảo sử dụng đúng quy trình, cấu hình đúng tài khoản, và phân quyền phù hợp. Ngoài ra, nên thường xuyên sao lưu dữ liệu để tránh mất mát thông tin khi có sự cố xảy ra.

5. Tham gia khóa học thực hành báo cáo tài chính – cập nhật và luyện kỹ năng

Một trong những giải pháp hiệu quả để nâng cao năng lực lập báo cáo tài chính là tham gia các khóa học thực hành thực tế, đặc biệt với những ai:

• Mới làm kế toán tổng hợp

• Chuyển từ kế toán viên sang làm báo cáo tài chính

• Muốn củng cố kỹ năng lập BCTC theo đúng quy định mới nhất

Lập báo cáo tài chính không chỉ là yêu cầu bắt buộc về mặt pháp lý mà còn là “bức tranh tài chính” phản ánh trung thực, khách quan tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Việc mắc phải các lỗi kế toán – dù là nhỏ nhất – có thể dẫn đến sai lệch số liệu, ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh, kiểm toán và thanh tra thuế.

Do đó, nắm rõ những lỗi kế toán thường gặp khi lập báo cáo tài chính và chủ động phòng tránh sẽ giúp bạn nâng cao chất lượng công việc và đảm bảo sự minh bạch cho doanh nghiệp.

Nếu bạn là người mới hoặc còn cảm thấy chưa tự tin khi lập báo cáo tài chính, hãy cân nhắc tham gia các khóa học kế toán thực hành để được hướng dẫn bài bản và rèn luyện kỹ năng xử lý tình huống thực tế.

>>> Tham khảo: Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành - Học thực chiến cùng 100% kế toán trưởng

-------------------------------------------

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán, khóa học kế toán tổng hợp, khóa học kế toán thuế cho người mới bắt đầu, khóa học kế toán thuế chuyên sâu, khóa học phân tích tài chính doanh nghiệp, khóa học chứng chỉ kế toán trưởng, khóa học kế toán cho chủ doanh nghiệp... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online/offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855/ Mrs Lê Ánh       

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khóa học hành chính nhân sự, khóa học xuất nhập khẩu TPHCM, Hà Nội, online chất lượng tốt nhất hiện nay.

Thực hiện bởi: KẾ TOÁN LÊ ÁNH - TRUNG TÂM ĐÀO TẠO KẾ TOÁN SỐ 1 VIỆT NAM