Hướng dẫn chi tiết cách đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân

Điều kiện cần để người lao động được hưởng giảm trừ bản thân và người phụ thuộc là người lao động đó phải có mã số thuế Thu nhập cá nhân (MST TNCN). Bài viết này Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết cách đăng ký mã số thuế TNCN qua mạng trên phần mềm TNCN 3.3.0.

1. Quy định về thời hạn đăng ký MST cá nhân:

Theo Quy định tại  khoản 5 điều 6 Thông tư 95/2016/TT- BTC ngày 28/6/2016 (có hiệu lực từ ngày từ ngày 12/8/2016):

“5. Cơ quan chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thuế cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công và đăng ký thuế cho người phụ thuộc của cá nhân một lần trong năm chậm nhất là 10 (mười) ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hàng năm.”

Như vậy, doanh nghiệp phải đăng ký MST cá nhân cho người lao động trước thời hạn quyết toán thuế TNCN 10 ngày làm việc.

VD: Công ty Kế toán Lê Ánh dự định nộp hồ sơ quyết toán thuế TNCN năm 2016 vào ngày 31/3/2017, như vậy công ty Kế toán Lê Ánh phải nộp hồ sơ đăng ký MST cá nhân chậm nhất là ngày 21/3/2017 cho cơ quan Thuế.

2. Quy trình các bước đăng ký MST cá nhân: 

Bước 1: Cài đặt phần mềm Quyết toán thuế TNCN. Hiện nay là phần mềm QTTNCN 3.3.0 (áp dụng từ ngày 25/9/2016).

- Tải Phần mềm đăng ký MST QTTNCN 3.3.0

- Sau khi tải về, các bạn tiến hành giải nén và cài đặt theo hướng dẫn dưới đây: Học kế toán doanh nghiệp ở đâu

Bấm chuột phải vào tệp HTQT TNCN vừa tải về

Chọn Extract here để giải nén

Chọn file setup.exe để bắt đầu cài đặt.

Phần mềm QTTNCN 3.3.0 này hỗ trợ doanh nghiệp: (i) Quyết toán Thuế TNCN; (ii) Đăng ký người phụ thuộc; (iii) Đăng ký mã số thuế TNCN…
Cài đặt xong các bạn tiến hành đăng ký MST như sau:

Bước 2: Nhập thông tin vào phần mềm ĐK MST:

Sau khi cài đặt xong các bạn Click vào biểu tượng QTTNCN 3.3.0 trên màn hình sẽ xuất hiện như sau:

Tiếp đó các bạn nhập thông tin vào phần mềm:


Nhập các chỉ tiêu theo yêu cầu của phần mềm:

Mã số thuế: Nhập MST của công ty.

Tên: Nhập tên công ty.

Cơ quan thuế cấp cục: Lựa chọn cục thuế quản lý là tỉnh, thành phố.

Cơ quan thuế quản lý: Lựa chọn Chi cục thuế quản lý công ty mình.

Số hiệu tệp: Nếu là lần đầu thì phần mềm sẽ mặc định là: 1 (Nếu làm lần thứ 2 thì bạn phải sửa chỗ này nhé)

Ngày tạo tệp và số lượng: Không cần nhập (Phần mềm sẽ tự động cập nhật)

Lưu ý: Nếu không viết được tiếng việt có dấu: Các bạn vào Bảng điều khiển của Unikey -> Mở rộng -> Chọn “Luôn sử dụng clipboard cho Unicode”

Tiếp đó các bạn nhập chính xác tất cả các thông tin của từng nhân viên như: Họ tên, số CMND, địa chỉ đăng ký theo hộ khẩu, địa chỉ cư chú .v.v…

- Sau khi nhập xong thông tin của từng người, các bạn phải ấn nút "Kiểm tra" trước khi kết xuất XML nhé. học kế toán thực hành

Sau khi đã kiểm tra tờ khai hợp lệ thì các bạn "kết xuất tệp hồ sơ" để nộp qua mạng:

Lưu ý: Không được đổi tên file kiết xuất

>>>>>>Xem thêm: Cách nhận biết hóa đơn hợp lý hợp pháp hợp lệ

Bước 3: Nộp File qua mạng:

Chú ý: Với dạng file XML thì các bạn có thể nộp qua trang: tncnonline hoặc nhantokhai (giống việc nộp tờ khai thuế, nhưng sẽ phải ký có chữ ký số (USB TOKEN) và đăng ký thêm tờ khai). Dưới đây Kế toán Lê Ánh hướng dẫn cách nộp tờ khai qua trang: tncnonline.com.vn:

• Nộp hồ sơ đăng ký MST qua mạng

- Đăng nhập bằng trình duyệt Internet Explorer, truy cập vào trang web của tổng cục thuế: tncnonline.com.vn

- > Đăng ký thuế -> Tổ chức chi trả -> Đăng nhập đầy thông tin sau:

        - Mã số thuế........ Ngày cấp mã số thuế......... (Ghi trong giấy GPKD hoặc thông báo mã số thuế của DN).

        -  Cục thuế tỉnh thành phố: .....

        - Cơ quan quản lý thuế trực tiếp (chọn trong hệ thống)

        -  Nhập mã xác nhận và đăng nhập.

- Điền đầy đủ thông tin: Tên người gửi, địa chỉ, số điện thoại, email (Ghi tên các bạn) và chọn Brown --> Upload file lên mạng --> Hệ thông báo gửi file thành công.


 

- Sau khi nộp xong, kiểm tra xem đã nộp được chưa bằng cách:

        -> Chọn mục: "Tra cứu file" (để kiểm tra xem file đã được gửi chưa)

Bước 3: Nộp File cứng trực tiếp cho cơ quan thuế:

- Sau khi Các bạn nộp file XML qua mạng xong, tiếp đó phải nộp bản cứng trực tiếp cho cơ quan thuế nhé, cụ thể như sau:

- Các bạn mở lại phần mềm QTTNCN 3.3.0 -> Chọn mục: "In tờ khai" Rồi chọn: "In bảng kê Đăng ký thuế TNCN" -> In xong, Tiếp đó -> Thủ trưởng đơn vị phải ký tên, đóng dấu vào.

-> Cuối cùng: Đi nộp trực tiếp tại Phòng 1 cửa của cơ quan thuế quản lý DN.

Trường hợp bị lỗi phông chữ các bạn có thể xử lý như sau:

– Microsoft office 2007 – 2013: Mục Review -> Chọn Unprotect sheet

– Microsoft office 2003: Mục Tool -> Protect sheet -> Ungprotect sheet

-> Chọn xong thì các bạn xóa đi nhập lại trên file Excel.

Căn chỉnh để in giấy:

– Khổ A4: in như bình thường

– Khổ A3:

+ Microsoft office 2007 – 2013: File -> Print

+ Microsoft office 2003: Mục File – > Page setup -> Pager size

Bước 4: Kiểm tra xem đã có MST chưa:

- Sau khi đã nộp được khoảng 2 – 7 ngày các bạn có thể kiểm tra xem đã có MST chưa, các bạn kiểm tra như sau:

- Truy cập vào trang web: www.tncnonline.com.vn -> Đăng ký thuế -> Tổ chức chi trả -> Tra cứu file --> xem trạng thái cấp mã (nếu trạng thái cấp mã là “đã phê quyệt” ).

Như vậy là đã thành công rồi các bạn nhé!

Những lỗi thường gặp trong quá trình nộp file đăng ký qua mạng:

1. Lỗi: "Có lỗi trong quá trình tải file lên máy chủ, xin vui lòng kiểm tra lại file của quý vị"

Cách xử lý: Các bạn gỡ phần mềm đăng ký MST ra, tải lại -> cài lại (Nhớ khi cài xong thì reset lại máy). -> Làm lại -> kết xuất lại là xong.

2. Lỗi: File upload đã được xác nhận, bạn không thể upload được:

- Lỗi này là do trùng tên file các bạn đã nộp lần trước nên không được. Muốn nộp được thì phải đổi tên file mới.

Cách xử lý:

- Truy cập vào trang web: www.tncnonline.com.vn -> Đăng ký thuế -> Cơ quan chi trả -> Tra cứu file --> xem tên các File cũ đã nộp là gì. VD: 001, 002...

- Tiếp đó: Các bạn đổi tên file vừa kết xuất bằng cách: Vào phần mềm ĐK TNCN -> Tìm đến mục: Số hiệu tệp (Các bạn thay đổi số hiệu tệp này khác với tên các file đã nộp lần trước) -> Kết xuất lại -> Nộp lại là xong.

3. Báo lỗi thông tin trong file excel không đúng:

Cách xử lý: Kiểm tra lại File Excel vừa kiết xuất các chỉ tiêu như: MST, cơ quan thuế, số hiệu tệp ...Khi kiết xuất đã kiết xuất đúng dạng thứ 2 không. (Chú ý: Không được đổi tên file Excel, chỉ đổi đuôi thôi. VD: 001, 013...

Nếu bạn muốn đăng ký người phụ thuộc thì có thể xem thêm: Cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh qua mạng

Chúc các kế toán thành công!

Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu thực tế, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để biết được thông tin của các khóa học này.

Bình luận