Kinh nghiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học

Kế Toán Lê Ánh Tác giả Kế Toán Lê Ánh 01/01/1970 33 phút đọc

Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ chứng từ kế toán khoa học, hợp lý là việc rất cần thiết trong công việc kế toán. Bạn cũng biết kế toán phải quản lý và lưu trữ rất nhiều chứng từ ở nhiều mảng kế toán, đồng nghĩa với nhiều người sử dụng và quản lý chúng. Nếu bạn không sắp xếp chứng từ khoa học, đảm bảo chính bạn cũng khó tìm chúng huống gì đồng nghiệp trong phòng hay sếp của bạn tìm kiếm nếu một ngày đẹp trời bạn đi vắng. Hãy cùng tìm hiểu quy định pháp lý và cách sắp xếp và lưu giữ chứng từ kế toán sao cho khoa học và hợp lý nhé!

I. Quy định về việc lưu trữ bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán

Theo Điều 40 Luật kế toán số 03/2003/QH11 quy định về việc bảo quản lưu trữ tài liệu kế toán như sau:

1.1. Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ.ke toan thuc hanh

1.2. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận.

1.3. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán.

1.4. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán.

1.5. Tài liệu kế toán phải được lưu trữ theo thời hạn sau đây:

a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; học kế toán thực tế ở đâu

b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác;

c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.

 

sap-xep-luu-tru-chung-tu-ke-toan

Sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán cho khoa học và hợp lý

II. Phương pháp sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán khoa học và hợp lý

Tùy vào số lượng hóa đơn chứng từ cũng như tình hình thực tế quy mô của từng công ty mà kế toán sẽ có những cách sắp xếp lưu trữ hệ thống chứng từ kế toán.

1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc.

  • Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: Hóa đơn đầu vào hóa đơn đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
  • Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
  • Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
  • Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có.
  • Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng, thanh lý nếu có...
  • Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.

Chú ý: Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh. 

 2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế

  • Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
  • Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm.

HỆ THỐNG LƯU TRỮ HỒ SƠ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN THUẾ

Nội dung

Công việc cụ thể

Hệ thống lưu trữ
hợp đồng 

Tất cả các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu trữ tại phòng kế toán

Tập hợp và phân loại theo từng dư án, từng nội dung công việc vào từng folder lưu trữ có dán tên DA ở gáy

Các hợp đồng nếu có từ hai bản gốc trở lên  thì phòng kế toán sẽ giữ một bộ gốc, các bộ gốc còn lại có thể lưu tại phòng hành chính hoặc bộ phận khác theo yêu cầu

Các hợp đồng nếu chỉ có môt bản gốc thì bản gốc sẽ lưu tại phòng kế toán, các bộ phận khác có thể yêu cầu lưu các bản được photo ra từ bản gốc

Các bộ phân khác sẽ không được mượn bản gốc hợp đồng của phòng kế toán mang ra ngoài, trường hợp đặc biệt phải có ký duyệt của cấp có thẩm quyền và ký xác nhận lúc mượn

Hợp đồng sẽ được lưu đồng bộ bao gốm các tài liệu sau:

  • Tờ trình, kế hoạch (nếu cho riêng hơp đồng này thì là bản gốc, nếu cho tổng thể nhiều hợp đồng thì là bản photo)
  • Các bộ hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu, báo giá....
  • Hợp đồng gốc
  • Các phụ lục ký thêm
  • Các phiếu chi, UNC photo từng lần thanh toán
  • Biên bản giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý
  • Các chứng từ nộp thuế (nếu có)
  • Các hoá đơn đỏ, phiếu nhập xuất kho photo
  • Bảng tính lãi vay thanh toán nếu vay cá nhân, bảng tính lãi vay nếu vay NH
  • Các biên bản thoả thuân khác nếu có
  • Các hồ sơ chứng từ khác có liên quan

Hệ thống lưu trữ hoá đơn, chứng từ

Lưu từng loại phiếu và các hoá đơn chứng từ kèm theo như sau:

  •  Các phiếu thu tiền của khách hàng phải được lưu cùng hợp đồng hoặc hóa đơn GTGT

Các phiếu chi, UNC lưu cùng:

  • Các đề nghị thanh toán, đề nghi tạm ứng có ký duyệt của Giám đốc.
  • Nếu khoản chi từng lần của một kế hoạch tổng thể đã được duyệt thì cũng phải kèm theo bản photo của kế hoạch đó mỗi lần chi và có ký xác nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể.
  • Nếu chi thẳng chi phí hoặc tài sản thì có các hoá đơn chứng từ gốc kèm theo, hoặc nếu trả công nợ thì bản photo.
  • Các khoản chi có định mức như xăng xe thì phải được kèm theo các bản theo dõi km có xác nhận của đội xe, phòng hành chính hoặc bộ phận có chức năng
  • Các khoản chi theo quyết định của Ban giám đốc sẽ phải ghi rõ theo quyết định nào và photo quyết định đó kèm theo
  • Xác nhận trả nợ gốc và lãi của NH nếu là các khoản vay

Các phiếu kế toán lưu cùng:

  • Đề nghị thanh toán tạm ứng đã được phê duyệ
  • Hoá đơn chứng từ bản gốc kèm theo
  • Các bảng phân bổ, trích khấu hao của từng tháng về doanh thu, chi phí trả trước, khấu hao tài sản
  • Các quyết định của Giám đốc và đề nghị của phòng kế toán về các bút toán điều chỉnh, chuyển công nợ, hạch toán chi phí các khoản nợ không đòi được....
  • Các bảng biểu phân bổ tiền lương, chi phí cho các bộ phận

Các phiếu nhập kho lưu cùng:

  • Hoá đơn mua vào
  • Biên bản giao hàng
  • Hợp đồng mua
  • Đề nghị mua hàng

Các phiếu xuất kho lưu cùng:

  • Đề nghị xuất kho có phê duyệt
  • Dự toán nguyên vật liệu đã được phê duyệt tổng thể photo
  • Biên bản giao nhận hàng hoá

Hệ thống tài liệu kế toán

Hồ sơ tiền và các khoản tương đương tiền: Mở một folder chia các file ra lưu các tài liệu như sau:

  • Các biên bản đối chiếu, kiểm kê quỹ
  • Các biên bản xác nhận số dư ngân hàng
  • Các tờ khai mở tài khoản ở các ngân hàng
  • Các hợp đồng gửi tiết kiệm và thanh lý hợp đồng gửi tiết kiệm từng lần
  • Các quyết định liên quan đến việc xử lý hao hut quỹ tiền mặt

Hồ sơ thuế:

  • Tạo folder lưu tờ khai thuế cho từng năm
  • Chia các file bằng các ngăn chia file lưu theo từng loại thuế
  • Một file lưu các văn bản liên quan cơ quan thuế

Hồ sơ lương:

  • Tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng năm
  • Dùng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương năm đó
  • Mỗi file lương mỗi tháng lưu gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo, các bản ký nhân lương bằng tiền mặt của người lao động

Hồ sơ tài sản công ty: Lưu theo một folder và chia ra các file để lưu từng tài sản riêng từng file bao gồm các chứng từ sau:

  • Tờ trình, kế hoạch phê duyệt mua
  • Các quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu, báo giá theo yêu cầu
  • Hợp đồng mua tài sản
  • Tài liệu kỹ thuật về tiêu hao nhiên liệu của tài sản
  • Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán
  • Biên bản bàn giao mua bán,  biên bản bàn giao đưa vào sử dụng có ký nhận của người sử dụng hoặc phụ trách
  • Quyết định khấu hao gồm có số năm khấu hao, thời điểm khấu hao do Giám đốc, Kế toán trưởng phê duyệt
  • Mã tài sản theo sổ sách kế toán
  • Biên bản kiểm kê tài sản từng kỳ
  • Thẻ theo dõi tài sản cố định
  • Bộ hồ sơ thanh lý tài sản:  Tờ trình thanh lý, phê duyệt thanh lý, hội đồng thanh lý, quyết định thanh lý, biên bản thanh lý, quyết định ngừng khấu hao, hoá đơn thanh lý photo
  • Quyêt định luân chuyển tài sản công ty từ bộ phận này sang bộ phận khác
  • Các tài liệu khác có liên quan.

Hồ sơ công nợ: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:

  • Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, quý năm
  • Các biên bản thoả thuân đối trừ công nợ
  • Các quyết định xử lý công nợ
  • Các công văn đòi nợ từng lần của các món nợ 

Hồ sơ pháp lý: Lưu theo một folder và chia ra các file như sau:

  • Các biên bản họp, các nghị quyết, quyết định của Hội đồng cổ đông, hội đồng quản trị liên quan đến tài chính
  • Đăng ký KD có công chứng của từng lần thay đổi
  • Các Uỷ quyền có liên quan đến Tài chính - Kế toán
  • Các đăng ký KD của các đơn vị đối tác khi ký hợp đồng nếu có
  • Các quy chế, điều lệ của công ty
  • Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần

 

Trung tâm kế toán Lê Ánh hy vọng rằng với những kinh nghiệm sắp xếp và lưu trữ chứng từ kế toán như trên sẽ giúp bạn hình dung và thực hiện cách lưu trữ chứng từ kế toán cho doanh nghiệp mình một cách khoa học và phù hợp nhất.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Trung tâm Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành.

>>>> Xem thêm: Bí quyết thành công trong ngành kế toán

Trung tâm Lê Ánh hiện đang đào tạo các khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu, để biết thêm thông tin chi tiết, vui lòng truy cập các website của trung tâm để được tư vấn trực tiếp.

Kế Toán Lê Ánh
Tác giả Kế Toán Lê Ánh Admin
Trao Kinh Nghiệm - Tặng Tương Lai
Bài viết trước Bí quyết thành công trong ngành nghề kế toán

Bí quyết thành công trong ngành nghề kế toán

Bài viết tiếp theo

Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chi Tiết

Cách Đăng Ký Mã Số Thuế Thu Nhập Cá Nhân Chi Tiết
Viết bình luận
Thêm bình luận
Popup image default

Bài viết liên quan

Thông báo