Hướng dẫn chi tiết cách định khoản các khoản tạm ứng

Các nghiệp vụ liên quan đến tạm ứng là nghiệp vụ thanh toán quan trọng trong doanh nghiệp. Kế toán cần theo dõi chi tiết từng đối tượng tạm ứng để đảm bảo việc tạm ứng đúng nguyên tắc. Bài viết dưới đây, đội ngũ giảng viên tại lớp học kế toán tổng hợp tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn chi tiết các bạn cách định khoản các nghiệp vụ tạm ứng.

1. Nguyên tắc kế toán tài khoản 141

- Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.

- Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.

- Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.

1. Tài khoản sử dụng để hạch toán tài khoản tạm ứng:

TK 141"Tạm ứng"

- Nội dung: Phản ánh các khoản tiền đã tạm ứng  cho CBCNV và việc thanh toán số tiền đó.

Bên nợ: - Các khoản tiền đã tạm ứng cho người lao động trong doanh nghiệp

- Chi tiếp số tạm ứng còn thiếu Học kế toán doanh nghiệp ở đâu

Bên có:

- Các khoản tạm ứng đã thanh toán  theo số thực chi được duyệt

- Số tạm ứng chi không hết nộp lại quỹ hoặc trừ vào lương

Số dư bên nợ: Số tiền tạm ứng chưa thanh toán

Tài khoản này được mở và theo dõi chi tiết  cho từng đối tượng nhận tạm ứng, từng lần tạm ứng

2. Hướng dẫn cách định khoản một số nghiệp vụ tạm ứng

a. Căn cứ vào giấy đề nghị tạm ứng được thủ trưởng và kế toán trưởng duyệt, kế toán ghi: ke toan thuc hanh

                        Nợ TK 141 (Chi tiết cho từng người nhận tạm ứng)

                                    Có TK 111, TK 112. TK 152...

b. Khi hoàn thành công việc, người tạm ứng lập giấy thanh toán tiền tạm ứng kèm theo chứng từ gốc (Hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho, hoá đơn bán lẻ...). Kế toán kiểm tra chứng từ  và đề nghị duyệt thanh toán :

                        Nợ TK 152, 153, 156... : Sử dụng tiền tạm ứng mua vật tư

                        Nợ TK 641, 627, 642: Sử dụng tiền tạm ứng chi tiêu hành chính quản trị...

                      Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ (nếu có)

                                    Có TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng): Số thực chi được duyệt

c. Số tiền tạm ứng lớn hơn số thực chi:

                        Nợ TK 111: Nhập lại quỹ tiền mặt

                        Nợ TK 334: Nếu trừ vào lương

                                    Có TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng)

d. Số thực chi lớn hơn số tiền tạm ứng, kế toán sẽ chi tiếp số còn thiếu:

                        Nợ TK 141 (Chi tiết người nhận tạm ứng):

                                    Có TK 111, 112...

Ví dụ: Tháng 7/2016 tại Công ty Nam Hồng thuộc đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và hạch toán hàng tồn kho theo kê khai thường xuyên, có tài liệu sau liên quan đến tạm ứng:

Anh Nguyễn Văn Toàn, nhân viên cung ứng vật tư tạm ứng số tiền 10.000.000 đ bằng séc chuyển khoản để mua hàng.

=> Kế toán định khoản:

                  Nợ TK 141 : 10.000.000 đ

                                    (Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 10.000.000 đ)

                                    Có TK 112 : 10.000.000 đ

Sau khi hoàn thành công việc anh Toàn lập giấy thanh toán tạm ứng như sau:

- Mua nguyên vật liệu: Giá mua chưa có thuế GTGT (thuế suất 10%):10.000.000 đ (đã nhập kho theo PNK số 20 ngày 25/7)

- Doanh nghiệp đã đồng ý thanh toán và chi tiếp số tiền còn thiếu bằng tiền mặt.

=> Căn cứ chứng từ thanh toán, Kế toán ghi sổ theo số thực chi:

a. Căn cứ hoá đơn bán hàng:

                           Nợ TK 152: 10.000.000 đ

                           Nợ TK 133:   1.000.000đ

                                    Có TK  141:               11.000.000 đ

                                   (Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn: 11.000.000 đ)

b. Doanh nghiệp thanh toán số tiền tạm ứng còn thiếu bằng tiền mặt:

                          Nợ TK 141                   1.000.000 đ

                          (Chi tiết anh Nguyễn Văn Toàn:  1.000.000đ)

                                    Có TK 111:                         1.000.000đ

>>> Xem thêm: Xử lý chi phí thuê nhà mới nhất

Trên đây là Hướng dẫn chi tiết cách định khoản các khoản tạm ứng. Mong bài viết trên của Kế toán Lê Ánh giúp ích cho bạn đọc.

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về khóa học kế toán tổng hợp thực hành.

Kế toán Lê Ánh chúc bạn thành công!

KẾ TOÁN LÊ ÁNH

 (Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm)

Trung tâm Lê Ánh hiện có đào tạo khóa học kế toán và khóa học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo số hotline: 0904.84.88.55 để biết được thông tin của các khóa học này.