Hướng dẫn cách lập bảng cân đối số phát sinh trên Excel

Bảng cân đối số phát sinh đóng vai trò quan trọng trong kế toán. Lập bảng cân đối số phát sinh trên Excel như thế nào cho đúng là việc làm cần thiết. Bài viết sau đây, các kế toán trưởng tại khóa học kế toán thực hành tại Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn các bạn cách lập bảng cân đối số phát sinh chính xác nhất.  

>>>>Bài viết liên quan:  Kinh nghiệm xử lý hàng hóa thừa chờ xử lý  

1. Hình thức của bảng cân đối số phát sinh trên Excel  

Cột 1: Số hiệu tài khoản:  

– Điền tất cả số hiệu Tài khoản của cả cấp 1 và 2 mà doanh nghiệp sử dụng trong năm tài chính.  

Cột 2: Tên tài khoản:  

– Viết tên của Tài khoản kế toán ứng với số hiệu tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng.  

Cột 3, 4: Số dư đầu kỳ:  

– Điền số dư đầu kỳ của tất cả các tài khoản ở cả bên nợ và bên có (tùy từng tài khoản, có tài khoản có số dự đầu kỳ nằm bên nợ, có tài khoản có số dư đầu kỳ bên có, cũng có tài khoản không có số dư).  

– Số liệu để viết được căn cứ vào nhật ký hoặc sổ cái, hoặc căn cứ vào số dư cuối kỳ của các tài khoản này của năm trước (tức số liệu viết ở cột 7, 8 của bảng cân đối tài khoản năm trước).  

Cột 5, 6: Số phát sinh trong kỳ:  

– Điền tổng sổ phát sinh bên nợ hoặc bên có của các tài khoản trong năm báo cáo. Số liệu này được lấy trên sổ cái hoặc nhật ký của các tài khoản.  

Cột 7, 8: Số dư cuối kỳ:  

– Số liệu này được tính bằng công thức:  

Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Số phát sinh tăng – Số phát sinh giảm  

2. Cách lập bảng cân đối số phát sinh tài khoản trên Excel:  

Các bước lập bảng cân đối số phát sinh TK chi tiết như sau:  

• Trên nhật ký chung, kế toán tạo thêm cột tài khoản cấp 1 bằng cách copy cột tài khoản cấp 1 bên Danh mục tài khoản.  
• Sử dụng hàm LEFT cho cột Tài khoản cấp 1 để lấy Tài khoản cấp 1 từ cột TK Nợ/TK có trên Nhật ký chung.  

Cột mã tài khoản, tên tài khoản:  

• Dùng hàm VLOOKUP hoặc copy từ Danh mục tài khoản, tiếp theo xóa hết Tài khoản chi tiết (trừ các Tài khoản chi tiết của Tài khoản 333)  Nên học kế toán ở đâu  

Chú ý: Phải đảm bảo rằng danh mục TK  luôn được cập nhật liên tục các tài khoản về khách hàng và phải đầy đủ nhất  

Cột dư có và dư nợ đầu kỳ: Dùng hàm VLOOKUP tìm ở cân đối phát sinh tháng 1 về hoặc số dư cuối năm trước về (dư đầu kỳ)  

Cột phát sinh nợ, phát sinh có trong kỳ: Dùng hàm SUMIF tổng hợp ở NKC về (dãy ô ĐK vẫn là cột TK nợ/ TK có)  

Cột dư Nợ, dư Có cuối kỳ:  

• Cột Nợ = Max (Số dư nợ đầu kỳ + số phát sinh nợ trong kỳ – số du có đầu kỳ – số phát sinh có trong kỳ,0)  
• Cột có = Max (Số dư có đầu kỳ + số phát sinh có trong kỳ – số dư nợ đầu kỳ –  số phát sinh nợ trong kỳ,0)  

Mục tổng cộng dùng hàm SUBTOTAL : Dùng hàm SUBTOTAL tính tổng cho từng tài khoản cấp 1 (chỉ cần tính cho những TK có chi tiết phát sinh)  

Cú pháp: SUBTOTAL (9, dãy ô cần tính tổng)  

Chú ý: Sử dụng hàm SUBTOTAL cho TK 333  

Các chú ý khi lập xong bảng cân đối phát sinh TK:  

– Tổng phát sinh bên Nợ phải bàng tổng phát sinh bên Có.  

– Tổng phát sinh nợ trên Cân đối phát sinh bằng tổng Phát sinh Nợ trên Nhật ký chung  

– Tổng phát sinh có trên Cân đối phát sinh bằng tổng Phát sinh có trên nhận ký chung  

– TK loại 1 & 2 không có số dư bên có. Trừ các Tk 159, 131, 214…  

– TK loại 3 & 4 không có số dư bên nợ. Trừ các TK 331, 3331, 421…  

– TK loại 5 đến 9 cuối kỳ không có số dư.  

– TK 112 phải khớp với Sổ phụ ngân hàng.  

– TK 133, 3331 phải khớp với chỉ tiêu trên tờ khai thuế  

– TK 156 phải khớp với dòng tổng cộng trên báo cáo NXT kho  

– TK 142, 242 phải khớp với dòng tổng cộng trên bảng phân bổ 142, 242  

– TK 211, 214 phải khớp với dòng tổng cộng trên Bảng khấu hao 211  

Kế toán Lê Ánh chúc bạn lập thành công bảng cân đối số phát sinh trên Excel!  

Để hiểu rõ và nắm bắt được đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kế toán trong doanh nghiệp cần làm bạn nên tham khảo khóa học kế toán tổng hợp. Trung tâm Rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn hữu ích sẽ được chính các Kế toán trưởng giỏi truyền đạt cho các bạn trong khóa học Kế toán thực hành này. Mời các bạn tìm hiểu thông tin về  Khóa học Kế toán tổng hợp thực hành .  

Kế Toán Lê Ánh - Nơi đào tạo kế toán thực hành uy tín nhất hiện nay, đã tổ chức thành công rất nhiều khóa học nguyên lý kế toán , khóa học kế toán tổng hợp online / offline, khóa học kế toán thuế chuyên sâu , khóa học phân tích báo cáo tài chính ... và hỗ trợ kết nối tuyển dụng cho hàng nghìn học viên.

Nếu như bạn muốn tham gia các khóa học kế toán online /offline của trung tâm Lê Ánh thì có thể liên hệ hotline tư vấn: 0904.84.8855 / Mrs Lê Ánh

Ngoài các khóa học kế toán thì trung tâm Lê Ánh còn cung cấp các khoá học xuất nhập khẩu online - offline, khóa học hành chính nhân sự online - offline chất lượng tốt nhất hiện nay.